Как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в подразделение или филиал

Филиал является подразделением организации, учреждения либо предприятия. Филиал – это не юридическое лицо, но оно представляет определенные интересы и выполняет некоторые (или все) функции основного отдела. Он не является самостоятельным учреждением. Так, запись в трудовой книжке о приеме на работу в филиал сотрудника не может быть осуществлена руководителем филиала, если у него нет определенных полномочий.

Документы оформляются в филиале, после чего направляются руководителю основного отдела. Таким образом, издание приказов, подписание договоров, хранение трудовых книжек должно осуществляться в главном отделе.

Но такой документооборот зачастую не совсем удобен – филиалы нередко находятся в разных городах, и пересылать важные документы приходится по почте, что грозит их потерей во время пересылки. В этом случае наиболее приемлемый вариант – это предоставление руководителем основного отдела необходимых полномочий начальнику филиала. Он сможет подписывать бумаги, принимать на работу и увольнять сотрудников.

Запись в трудовую книжку при приеме на работу в филиал  осуществляется руководителем филиала (в трудовой книжке руководитель филиала выступает в роли начальника отдела), если ему предоставлены такие полномочия.

Как осуществляется передача полномочий?

Нужно подписать несколько документов:

• трудовой договор с руководителем филиала,
• доверенность,
• положение о филиале.

Прием на работу сотрудников

Наиболее часто прием на работу осуществляет юридическое лицо – начальник основного отдела учреждения. В трудовой договор, который оформляется при приеме на работу, вписывается в качестве работодателя основное предприятие и юридическое лицо. Название филиала также указывается, но с уточнением, что филиал является структурным подразделением основного предприятия.

Как правильно заполнить трудовую книжку о приеме в филиал сотрудника?

Запись в трудовой книжке о приеме на работу в филиал производится согласно принятой Инструкции о заполнении трудовых книжек.

• В 3-й графе, в виде заголовка, следует указать полное имя юридического лица.
• Порядковый номер пишется в 1-й графе под указанным выше заголовком.
• Во 2-й графе указывается дата приема сотрудника на работу.
• В 3-й графе пишут о том, что сотрудник был принят в структурное подразделение организации, а также указывают должность, разряд и т.д.
• В 4-й графе нужно поставить число принятия на работу сотрудника.

Где хранится трудовая книжка?

Если руководитель отдела не был уполномочен выполнять функции начальника, то он не должен хранить в филиале трудовые книжки своих сотрудников – они должны быть пересланы в основной отдел, непосредственно начальнику. В этом случае сотруднику необходимо будет получить на руки ее копию, уже заверенную. Но копия трудовой, пусть и заверенная, не может считаться оригиналом, и если книжка будет утеряна работодателем, то восстанавливать ее, даже имея при себе копию, придется. Для этого оформляют дубликат потерянной трудовой.

Перевод на другую должность и увольнение

Перевод не может быть осуществлен без письменного согласия работника. Увольнение в филиале происходит так же, как и увольнение в основном отделе, за исключением случая, когда филиал прекращает работу.