Сведения о поощрениях сотрудника в трудовой книжке
Информация, зафиксированная в рабочей книжке специалиста, является неотъемлемой частью трудовых отношений. Существует ряд правил по заполнению и ведению данного документа. Вопросы о том, можно ли вносить те или иные записи в книжку, а также как это сделать грамотно, остаются актуальными всегда. Одной из интересующих тем является вопрос, как исправить ошибочно записанную информацию о работе в сведения о поощрениях в трудовой книжке.
Особенности ведения трудовой книжки
Книжка работающих граждан, где фиксируется вся их рабочая деятельность, была введена сравнительно давно. С годами она видоизменялась, но окончательные изменения произошли в 2004 году. Трудовые по старому образцу не имели защиты от различного рода подделок. К тому же в них не было никаких водяных знаков. Еще одно отличие старых книжек от новых – страница о поощрениях.
Трудовой документ нового образца имеет массу преимуществ, начиная с оформления и заканчивая защитой. Теперь требования к ведению книжек ужесточились.
- водяной знак,
- блокировочная защита,
- ультрафиолетовые элементы (швы, надписи).
Приобрести данный документ можно только в организациях, которые имеют право на их распространение, или у работодателя, который заранее приобретает нужное количество по себестоимости.
Современные трудовые носят в себе несколько разделов:
- основная станица (титульник),
- информация о работе,
- информация о награждениях.
Каждая из этих страниц имеет свои особенности при заполнении, исправлении, дополнении каких-либо записей.
Разделы в трудовой книжке
Первый особо важный раздел, который заполняется сразу при оформлении сотрудника на должность, – титульный лист. Основная информация, благодаря которой можно узнать многое о специалисте, располагается именно здесь.
- фамилия, имя, отчество, дата рождения,
- образование, специальность, профессия.
Внизу страницы владельцу книжки необходимо поставить свою подпись, затем ставится должность и подпись ответственного лица. Также заполненная страница утверждается печатью организации.
Сведения о работе – это разворот трудовой, на котором фиксируются записи о трудовых моментах.
- прием, увольнение, перевод (смена должности или места),
- служба в армии или в особых подразделениях,
- учеба (квалификация, разряды, подготовка по кадрам),
- совместительство (запись необязательна, вносится по желанию сотрудника).
Любая запись (исключая работу по совместительству) должна начинаться с названия организации и аббревиатуры, при ее наличии. Затем идет такая очередность:
- номер (первая графа),
- дата (вторая графа),
- основная информация (третья графа),
- указание документа – основания для внесения записи (четвертая графа).
Все записи должны подтверждаться документацией, являющейся основанием. Отдельная тема – это страница, где пишется информация о награждениях.
Какие награждения вносятся в трудовую книжку
Сразу стоит отметить, что недавно в трудовой были объединены два раздела «сведения о награждениях» и «сведения о поощрениях». Законодательство установило новые правила по фиксированию информации на странице о награждениях сотрудника.
При записи каких-либо сведений в данном разделе должно быть основание (утверждающий документ – указ, решение и так далее). Здесь принято писать об успехах сотрудника, его отличиях и хороших результатах в работе:
- награды государственного образца (к ним относят и звания),
- грамоты, звания, значки, знаки, дипломы от самой организации,
- иные поощрения.
Внести подобного рода запись руководитель должен в семидневный срок после издания приказа или получения другого документа из вышестоящих органов.
Так же, как и в предыдущих разделах, здесь имеется свой порядок по внесению информации:
- название компании (третья графа),
- номер (первая графа),
- дата (вторая графа),
- основная информация о награждении (кем, за что и чем награжден – третья графа),
- документ-основание (четвертая графа).
После этого данные пишутся и в личном деле. По желанию владельца трудовой в книжку можно вписать все имеющиеся у него поощрительные награждения. Исключением является выданная премия, кроме премии персонального характера.
Исправления и дополнения в трудовой книжке
Начиная рассматривать данный вопрос с титульника, необходимо сказать, что законодательство запрещает делать какие-либо ошибки при первичном оформлении книжки. Но записи делаются от руки, и возможность ошибиться у лица, заполняющего трудовую, высока. Если это происходит, то данный документ уже не будет считаться действительным. Собирается комиссия, которая составляет соответствующий акт, и книжка уничтожается.
На первом листе можно делать дополнения через запятую (касается записей об образовании и специальности), а также при помощи зачеркивания менять личные данные сотрудника (в случае смены фамилии при замужестве или разводе).
В сведениях о работе и награждениях законом не разрешается зачеркивать информацию, написанную неверно. Но если произошла ошибка, то можно признать запись недействительной (порядковый номер должен сохраняться всегда). Здесь к ошибкам относится:
- грамматически неверное написание,
- неверное написание по факту,
- упущение записи.
Исправление записи производится там, где ее сделали, то есть руководителем или ответственным лицом организации, где работал в это время сотрудник. Если ошибка была обнаружена после фактического увольнения специалиста, то владелец должен обратиться по этому вопросу к бывшему работодателю. Когда компания, ошибочно написавшая неверную информацию, реорганизована, право на исправление ошибки передается правопреемнику. Ликвидация предприятия означает то, что новое руководство сотрудника может самостоятельно сделать поправки в данной записи лишь тогда, когда предъявлен определенный документ-подтверждение.
В трудовой книжке запись внесена в сведениях о награждениях
Есть и такие ошибки, которые относятся сразу к двум разделам. Например, если в трудовой книжке ответственное лицо внесло запись об увольнении в сведения о награждениях. Такие ошибки исправляются по все правилам, которые установлены законодательством.
При обнаружении подобного рода нарушений, их необходимо незамедлительно исправлять. Здесь предусматривается два варианта:
- если ошибка сделана в компании, где в данный момент трудится сотрудник,
- если ошибка сделана в компании, откуда сотрудник уволился.
Более простой выход из сложившегося положения будет в первом случае. Ответственный человек при помощи еще одной записи должен признать ошибочную информацию недействительной. Только после этого фиксируется правильная запись в соответствующем разделе. Печать после надписи ставить не нужно, так как заверяется общая информация по факту увольнения сотрудника из компании.
Если сделана неверная запись в компании, откуда он уже уволился, то владелец должен обратиться к бывшему руководителю, если предприятие функционирует до сих пор. Здесь важно знать, как осуществить процедуру исправления ошибки на данной странице.
Сначала необходимо открыть блок для информации в сведениях о награждениях и поощрениях там, где стоит ошибочная запись с названием компании. После этого происходит аннулирование записи, по ошибке зафиксированной не в том разделе. Руководитель или ответственный сотрудник дополняет книжку вкладышем и прописывает это на титульнике. Затем в заведенный вкладыш в графе «сведения о работе» пишется запись, которая была аннулирована в сведениях о награждении. По окончании ответственное лицо ставит свою подпись и печать организации в знак закрытия данного блока. Книжка и вкладыш предъявляются новому работодателю при приеме.
Внесение записей о работе в трудовую книжку в сведения о награждениях по ошибке можно исправить и самому руководителю. Для этого владельцу книжки нужно взять соответствующий документ с той организации, где ранее работал. Оформление его происходит по всем правилам. Также вместе с тем необходимо предъявить договор с предыдущей компанией и другую документацию, связанную с ней. Далее работодатель действует по инструкции:
- признает информацию недействительной,
- вносит новую правильную запись в нужном разделе.
В книжке работника для каждой записи существует свой раздел. Следовательно, если по ошибке информация была зафиксирована не в том разделе, где положено, то это является нарушением законодательства. Такую неверную запись необходимо исправлять по всем правилам.