Структура системы и подсистем управления персоналом

Осуществлять управление персоналом сложно, поскольку люди чувствительны к предъявляемым требованиям и способны принимать решения самостоятельно. Реакция может оказаться непредсказуемой и, в результате, ситуация способна развиться до конфликта. Чтобы избежать этого, нужна верно организованная структура системы управления персоналом. Система управления персоналом – это объединение методов, различных приемов и технологий организации работы с кадрами.

Персонал и управление персоналом

Персонал – это основной ресурс предприятия. Он состоит из сотрудников, объединенных в группы и стремящихся к достижению целей данного предприятия. Любой работник управляет кем-либо (чем-либо), но также и сам управляется. Поэтому формирование организационной системы управления кадрами касается всех подсистем и подразделений организаций.

Управление персоналом в целом является деятельностью высшего руководства и специалистов отделов, направленной на достижение поставленных предприятием целей.

Для эффективной работы предприятия необходимо грамотно организовать труд работников и производить контроль над его деятельностью. Чем крупнее предприятие, тем сложнее управлять кадрами, и тем острее оно нуждается в правильном построении структуры управления. Организацией труда сотрудников должны заниматься квалифицированные специалисты.

Структура управления на предприятии необходима для качественного и своевременного осуществления производственных процессов.

Поставленные задачи и цели системы управления персоналом

Для достижения высокого уровня развития предприятия или организации в условиях жесткой рыночной экономики управленческому аппарату необходимо ставить определенные цели, стремиться к ним и решать некоторые задачи.

Цели:

• Повысить конкурентоспособность предприятия.
• Повысить эффективность производительности труда для достижения большей прибыли.

Задачи:

• Пополнить предприятие в нужном объеме квалифицированными работниками.
• Создать связь между организационной, технической и производственной структурой потенциала работников.
• Использовать в полной мере потенциал персонала и всего коллектива.
• Обеспечить коллектив максимально комфортными условиями труда.
• Помочь работникам выработать самодисциплину, организованность, сотрудничество.
• Сформировать стабильный коллектив.
• Создать условия для должностного продвижения персонала.

Принципы построения и формирования системы управления персоналом

Полностью сформированные структура и принципы системы управления персоналом в организации функционируют, взаимодействуя друг с другом. Сочетаться они будут только в определенных условиях. В построении нужной системы управления существуют:

1. принципы, определяющие какие-либо требования к созданию службы управления персоналом;
2. принципы, определяющие нужный курс для развития качественной системы управления персоналом.

В процессе управления кадрами принято выделять пять пунктов:

1. Планирование и достижение целей.
2. Организация комплектации кадров, профессиональный отбор кадров и их подготовка.
3. Регулирование рабочей силы и уровня заработной платы.
4. Контроль над исполнением приказов, соответствия занимаемой должности.
5. Учет изменения состава персонала, ведение отчетности.

Началом создания системы управления персоналом будет постановка руководством целей предприятия. Стратегия развития предприятия определяет задачи. Определяются важные аспекты работы: обучение персонала, защита персонала, устанавливаются ценности, развитие которых будет работать на нужную стратегию. Каждая организация выбирает свою стратегию..

Комплексная система управления персоналом: характеристики

Менеджмент каждой организации включает два аспекта:

1. Определение организационных целей, мероприятия или их разработка, осуществление, контроль над исполнением.
2. Руководство предприятием, основой которого является управление людьми. Цель управления – удовлетворение необходимых потребностей сотрудников предприятия. Успех эффективной работы организации обеспечит правильно созданная структура (служба) системы управления персоналом.

Управление трудовыми ресурсами содержит этапы:

1. планирование ресурсов – создание плана для удовлетворения потребностей в человеческих ресурсах;
2. набор необходимого персонала и резерва по каждой должности;
3. отбор кандидатов на свободные рабочие места;
4. определение достойной оплаты труда и льгот;
5. профориентация, адаптация сотрудников;
6. обучение или разработка учебных программ, соответствующих требованиям для выполнения эффективной работы;
7. разработка. способов. оценки трудовой деятельности работника;
8. разработка новых методов повышения, перевода, понижения или увольнения работника;
9. подготовка отдельных руководящих кадров, продвижения по службе.

Результаты такой деятельности показывают, что формирование коллективов на производстве обеспечит высокое качество кадрового потенциала, являющееся важным фактором эффективности производства и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

Много лет на предприятиях. решающую роль играло выполнение плана, сокращение бюджета, безукоризненное следование административным распоряжениям. Руководители организаций не имели права действовать в интересах производства, что приводило к снижению производительности труда. Отделы не сообщались между собой, что усложняло выполнение определенных функций. Постепенно эта модель начала сдавать свои позиции.

Новая структура – служба системы управления персоналом создается на основе уже функционирующих отделов:

• кадров;
• заработной платы;
• организации труда;
• техники безопасности;
• охраны труда.

Функции новой структуры расширяются до. стимулирования деятельности труда работающего персонала, предотвращению конфликтных ситуаций, обеспечением профессионального продвижения, изучению трудовых ресурсов и прочее.

Управление человеческими ресурсами

Управление кадрами или персоналом – не что иное, как управление ресурсами человека, где ресурсы рассматриваются как рабочая сила. Они являются такой же неотъемлемой частью других ресурсов производства: финансовых, технологических и материальных. Это важное направление деятельности предприятия. Оно считается основным моментом экономического роста организации.

В последнее время все больше ценятся такие качества работника, как профессионализм, способность самостоятельно принимать решения, общительность (умение работать в коллективе), знание производства, ответственность за качество выпускаемой продукции. Современные предприятия стремятся, чтобы организация системы управления персоналом и человеческими ресурсами «держала курс» на использование потенциала работников полностью, формирование гибкой формы организации, повышение самоконтроля у сотрудников.

Следует активизировать потенциал человеческих ресурсов, то есть создать в организации рабочие условия, систему как морального, так и материального стимулирования труда, информирования персонала, которые будут воодушевлять людей на рабочую деятельность с высокой отдачей. Люди раскрывают свои скрытые возможности, когда у них появляется соответствующий внутренний настрой, а не когда это нужно руководителю.

Все чаще используются новые задачи и цели в управлении персоналом и использовании ресурсов человека:

• повышение квалификации работника;
• расширение прав работника в самостоятельном принятии решений;
• использование рабочей силы, учитывая творческие и организаторские способности членов коллектива.

Акцент ставится на мотивации сотрудника к трудовой деятельности. Для мотивации. необходимо соблюдение некоторых моментов:

• признание и содержание труда;
• самостоятельность;
• развитие личностного роста;
• условия труда;
• уровень оплаты труда;
• отношения в коллективе.

Мотивировать человека следует уже при приеме его на работу, с подачи заявления. Если сотрудник отдела кадров или менеджер по персоналу невнимательно относится к будущему сотруднику, то у него складывается негативное впечатление об организации.

Важной задачей менеджмента становится построение или формирование нужной системы управления и ее усовершенствование. Основой для формирования системы управления кадрами является кадровая служба. В последнее время ее значение возрастает. Анализируя ряд проведенных исследований, можно сделать выводы:

• Для новых предприятий значение имеет оптимальная структура системы управления персоналом, основанная на деятельности организационной структуры.
• Для крупных предприятий следует применять комбинированные системы управления с подразделениями, которые способны самостоятельно принимать решения.
• Для маленьких и средних предприятий подойдет линейная и функциональная система руководства.

С какой целью организуются системы управления персоналом

Формирование и организационное проектирование системы управления персоналом определяет характер деятельности предприятия, задачи стратегии и объемы производства. Разрабатывая систему управления кадрами, необходимо придерживаться определенных целей:

1. экономических. –.для увеличения прибыли организации;
2. научно-технических. – для повышения производительности труда и обеспечения высокого уровня продукции при помощи новых разработок и современных технологий;
3. коммерческо-производственных. – для производства продукции, ее реализации в больших объемах, приводящей к достижению определенного уровня прибыли;
4. социальных. – для организации условий труда, удовлетворяющих сотрудников предприятия.

К социальным целям относятся два направления:

• Взгляды со стороны персонала. К ним относятся:

1. цели материальные – оплата труда и какие-либо льготы;
2. цели социально-психологические – общение внутри коллектива, условия труда, безопасность, психологический климат в коллективе;
3. самореализация сотрудника – характер труда, профессиональный рост, карьерный рост, признание заслуг.

• Взгляды со стороны администрации. Они напрямую связаны с целями экономики и получения прибыли организации:

1. использование персонала – выполнение функций труда, оценка профессиональных качеств, развитие и обучение;
2. повышение эффективности отдачи персонала – обеспечение здорового климата в коллективе, мотивация. работников, создание условий труда.

Для достижения высокого уровня социальных целей необходима взаимосвязь этих двух взглядов.

Системы и подсистемы работы с кадрами, их взаимосвязь

Структура управления персоналом в целом определяется размером и характером организации и выпускаемой продукции. В небольших организациях управленческие функции выполняют линейные руководители. На крупных предприятиях – формируются структурные подразделения для выполнения функций.

Система управления кадрами предприятия включает следующие подсистемы линейного управления персоналом:

• Подсистема линейного руководства. Занимается управлением организации, управлением отдельными производственными и функциональными подразделениями. Выполняет эти функции непосредственно руководитель предприятия и его заместители, а также начальники отделов.
• Подсистема маркетинга и планирования персонала. Занимается разработкой кадровой политики, стратегией управления персоналом, анализом рынка труда, организацией кадрового планирования, организацией рекламы и поддержанием связи с источниками извне, которые обеспечивают предприятие новыми кадрами.
• Подсистема управления трудовой деятельностью. Проводит анализ личностных и групповых взаимоотношений, регулирует их, вносит вклад в разрешение производственных конфликтов.
• Подсистема обеспечения условий труда. Соблюдает требования эстетики, охраны окружающей среды и труда. Обеспечивает организацию отдельных лиц военизированной охраной.
• Подсистема управления развитием персонала. Обеспечивает обучение сотрудников, помогает в повышении их квалификации, а также переподготовке персонала. Вводит в должность новых сотрудников. Занимается реализацией деловой карьеры и продвижения по службе. Работает с резервом кадров.
• Подсистема управления мотивацией поведения сотрудников. Управляет мотивацией поведения кадров, разрабатывает систему оплаты труда.
• Подсистема управления развитием социального характера. Организует общественное питание, обеспечивает охрану здоровья и отдых персонала. Обеспечивает работников местами в детских учреждениях, организует продажу продуктов питания.
• Подсистема развития структуры организации управления. Проводит анализ вновь сложившейся структуры управления, проектирует новую организационную структуру управления, разрабатывает штатное расписание и занимается реализацией или разработкой рекомендаций по развитию стиля руководства.
• Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом. Решает вопросы трудовых отношений, согласовывает документы по управлению персоналом с руководителем организации. Проводит консультации по юридическим вопросам и вопросам хозяйственной деятельности.
• Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом. Ведет учет и статистику персонала. Занимается информационным и техническим обеспечением системы управления персоналом. Организует работу органов организации массовой информации. Проводит патентную и лицензионную деятельность предприятия.

Важна взаимосвязь системы управления и подсистем работы с персоналом. Она образует структуру системы управления кадрами и отражает разделение полномочий, прав, ролей и видов деятельности сотрудников. Структура является основой управления организации, включает звенья управления на всех уровнях, их виды и количество, определяет задачи, цели, обязанности и права каждого звена.

Объекты (элементы) и субъекты системы управления персоналом

Необходимость управлять возникла при появлении разделения труда. Это потребовало группирования деятельности грамотных исполнителей. Постепенно управление стало усложняться и положило начало развития общественного производства. Таким образом, в организации часть сотрудников стала заниматься трудовой деятельностью, а часть – управлять. Между ними возникают некоторые отношения. Их можно охарактеризовать как отношения между объектом и субъектом в процессе труда.

К основным элементам системы управления кадрами относятся:

• Планирование персонала – меры, направленные на оценку человеческих ресурсов, их сокращения, потребности в новых ресурсах, включая руководящих работников, оценку резерва персонала, быстрое замещение специалистов.
• Привлечение персонала – меры, обеспечивающие привлечение необходимых специалистов, их поиск, отбор, прием на работу и развитие кадров.
• Развитие персонала – обучение, переподготовка персонала, продвижение его по служебной лестнице, подготовка резерва руководящего аппарата.
• Мотивация и стимулирование кадров – оплата труда, стимулирующая оплата.
• Учет персонала – меры по обеспечению работы кадров..

Сформировать, развить и использовать трудовой потенциал возможно только при помощи управленческой деятельности. Осуществляется управление субъекта над объектом:

• Объект (элемент) управления. В качестве объекта может выступать как отдельный сотрудник, так и коллектив в целом.
• Субъект управления. К субъектам относятся специалисты кадровой службы, руководители подразделений.

Сообщаются основные элементы системы управления персоналом связями: вертикальным (линейным) и горизонтальным (функциональным).

1. Линейная организационная структура характеризуется вертикальным разделением трудовой деятельности с одним начальником, например: армия, церковь (христианская), ВУЗ.
2. Функциональная организационная структура строится за счет распределения функций среди служб внутри предприятия. Этот вид структуры подходит далеко не всем предприятиям..

Организационная структура системы управления персоналом – это взаимосвязь должностных лиц и всех подразделений системы управления. Уровень квалификации сотрудников определяет статус службы управления персоналом в организации. На предприятиях необходимо наличие структурных связей между подразделениями и ее звеньями. Принято выделять четыре вида связей структуры:

1. Линейная связь – административное подчинение.
2. Функциональная связь – консультирование подразделения.
3. Соисполнительная связь – совместная трудовая деятельность.
4. Обеспечивающая связь – снабжение подразделений необходимой информацией, влияющей на принятие решений.

В системе управления персоналом реализуются все действующие функции управления. Такая система включает подсистему общей, линейной структуры руководства и некоторые функциональные подразделения.

Простая схема функциональной системы управления персоналом выглядит так: функциональная подсистема включает в себя:

• информационную систему,
• социально-психологическую систему,
• финансовую подсистему,
• правовую подсистему..

Этапы формирования системы управления персоналом

Прежде чем структуре сформироваться, организация системы управления персоналом проходит несколько этапов:

• Построение структуры целей системы управления.
• Определение функций управления, при помощи которых реализуются цели системы управления организации.
• Формирование подсистем структуры организации.
• Установление взаимосвязи подсистем организационной структуры.
• Распределение прав подсистем и их ответственности.
• Расчет численности и функций подсистем.
• Построение взаимодействий элементов структуры организации.

Управление персоналом должно ориентироваться на кадровую политику, основанную на интересах органов управления и служащего. Необходимы новые знания и технологии в сфере управления ресурсами человека, способы формирования трудовых коллективов, освоение инноваций работы с кадрами. Необходим новый подход к кадровому планированию, формированию резерва, планированию карьеры, формирование психологического климата в коллективе, этика деловых отношений.

Решение этих задач позволит восполнить организацию квалифицированными специалистами, что приведет к повышению качества выпускаемой продукции.

Формирование качественной внутренней системы управления кадрами является главной задачей современного управления и включает этапы:

1. Структуризация целей.
2. Определение состава функций управления для реализации целей.
3. Формирование состава подсистем, установление связи между ними.
4. Определение ответственности и прав подсистем.
5. Расчет функций и количества подсистем.
6. Построение конфигурации организационной структуры.

Эффективная структура полученной системы управления персоналом будет отвечать всем потребностям организации, если действуют некоторые характеристики:

• обеспечение предприятия квалифицированным персоналом за счет сокращения подразделений;
• создание групповой организации труда;
• ориентация трудовой деятельности на потребительские запросы;
• уменьшение запасов продукции;
• реакция на любые изменения должна быть быстрой;
• производительность высокая – затраты низкие;
• качество продукции необходимо держать на высоком уровне;
• связи с постоянными потребителями должны быть прочными.

В условиях рыночной экономики жесткое иерархическое управление сменяется рыночными отношениями. Требуется новый подход расстановке приоритетов и ценностей. Управленческому звену необходимо создать комфортную обстановку на предприятии, направляющую сознание работника на потребителя. Работающий персонал должен понимать, что прибыль и престиж организации напрямую зависит от его трудовой деятельности.