Информационные основы процессов управления персоналом
В менеджменте информационные основы процессов управления персоналом – это совокупность управленческих решений, дифференцированных по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Они включают в себя следующие виды информации:
- оперативную;
- нормативно-справочную;
- технико-экономическую;
- систему документооборота.
Требования, которым должна соответствовать имеющаяся информация
В целях успешного выполнения функциональных обязанностей службы управления персоналом, информация должна соответствовать следующим критериям:
- комплексный характер – имеющаяся информация должна отражать все стороны деятельности;
- оперативность – скорость движения информации, начиная с этапа ее получения и заканчивая достижением конкретной цели;
- систематичность – поступление новых сведений должно происходить на регулярной основе;
- достоверность – информация должна быть правдивой и точно подтвержденной;
- динамичность – данные должны просматриваться во временном промежутке;
- логичность – должна четко восприниматься без двоякого смысла;
- лаконичность – не должно быть «воды», то есть каждое предложение должно формулироваться кратко и понятно.
Базовые направления менеджмента персонала
В любой организации ключевые методы и основы управления делятся на две группы:
- Формирование кадрового состава, которое начинается с выбора организационной структуры. В зависимости от выбранного типа структуры формируются информационные взаимосвязи.
- Поддержание работоспособности персонала, для чего необходима информация о ключевых результатах выполняемой деятельности; техническом оснащении производства; алгоритмах расчетов системы материального стимулирования работников за повышение производительности труда.
В современных условиях огромное значение в управлении персоналом выполняют информационные технологии. На каждом предприятии существуют автоматизированные информационные системы, которые облегчают работу кадровикам, ведь они содержат все имеющиеся данные о коллективе, личных сведениях работников, времени их поступления на службу, причинах увольнения с работы, перемещении внутри организации и между филиалами и дочерними компаниями и других событиях. Широкое применение информационных процессов обусловлено тем, что с их помощью можно легко наладить документооборот внутри одной компании, облегчить задачи сотрудников отдела кадров и руководителя фирмы, сократить временные затраты на поиск требуемой информации.
Содержание информационных основ управления
Ключевая задача информационных основ управления заключается в обработке имеющихся первичных данных и получении на этой основе новой информации. Полученный результат должен использоваться при принятии наиболее приемлемых и рациональных управленческих решений.
Система обработки и учета информации о кадрах в организации включает:
- планирование штатного расписания с указанием и разработкой должностных инструкций (в рамках данного направления составляются приказы по должностным обязанностям и отчеты о загрузке структурных подразделений организации и количестве штатных единиц в должностном разрезе);
- учет личных данных сотрудников (личные карточки работников, график отпусков);
- принятие новых работников и их перемещение внутри организации (формируются сведения об открытых вакансиях, ведется журнал приема на работу, подготавливаются комплексные отчеты о причинах увольнения);
- планирование и учет использования трудовых ресурсов (учитываются больничные листы, время отпуска, командировки и другие виды отсутствия по уважительным причинам);
- все виды расчетов с персоналом и контроль;
- систематизация процессов управления документацией;
- пенсионный и налоговый учет.
Задачи, выполнение которых преследует применение информационных систем предприятия, дифференцируются в зависимости от его размерности. Например:
- Для малых организаций информационный компонент, как правило, связан с накоплением необходимых сведений по конкретным видам деятельности, решением задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, созданием базы данных по ключевым направлениям функционирования организации, а также организацией взаимодействия между внутренними пользователями.
- Для среднего бизнеса важное значение приобретает создание действенной системы документооборота между пользователями и его адаптация к конкретным процессам. В них, как правило, специалисты рекомендуют создавать хранилища информации, архивные базы. Это позволяет защитить сведения от несанкционированного использования посторонними, сохранять документы и прибегать к их использованию в течение продолжительного периода времени, структурировать их по степени важности.
- Крупные фирмы тратят значительные финансовые ресурсы на инновационный программный комплекс, включающий использование высокоскоростных корпоративных сетей, архитектуру «сервер-клиент», коммуникационную связь.
Основные проблемы применения информационных технологий в управлении персоналом на российских предприятиях
В современных условиях наиболее часто руководство компаний сталкивается с такими проблемами при организации информационных процессов, как:
- постоянно увеличивающийся объем предложений, который требует существенных финансовых вложений;
- изменение отношения к роли информационных процессов в управлении персоналом в экономико-хозяйственной деятельности компаний;
- постоянно возрастающий объем расходов в сфере информационных технологий.
Кроме того, нельзя исключить субъективный фактор, ведь вся информация, которая содержится в унифицированной автоматизированной системе, вносится сотрудником, который может случайно исказить сведения.
Ключевые направления совершенствования информационных основ процессов управления предприятием
В целях совершенствования управлением предприятия специалисты рекомендуют сформировать действенную систему информационного обслуживания компании, взаимодействующей с технологией оперативного и стратегического управления, что предполагает:
- текущий контроль за состоянием выполняемых работ и конечных результатов деятельности;
- обеспечение предприятия наиболее полной и достоверной информацией;
- регулирование движения информации в целях ее широкого использования в соответствии с приоритетными направлениями деятельности организации;
- активное развитие концептуального направления кадровой политики предприятия, которым являются информационные процессы и основы управления;
- оперативное извлечение необходимой информации из всего объема имеющихся данных для решения текущих и будущих задач управления персоналом;
- накопление, анализ и обобщение существующего опыта, что делает его более доступным для широкого круга пользователей корпоративной сети.
При работе с персоналом важно уделять внимание обучению — ведь в любой компании стараются внедрять новые методы и способы управления бизнес процессами, а сотрудники должны уметь работать с новыми инструментами. К примеру вы внедряете систему электронного документооборота от http://www.docsvision.com/ — работа будет проходить эффективнее и безболезненно, если будут проведены обучающие семинары, ведь в таком случае и при полноценной эксплуатации возникнет меньше проблем. Поэтому важно заранее продумывать план обучения сотрудников и требовать от них отчет о выполнении плана