Для чего необходимо информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Тот, кто владеет информацией – тот владеет миром. Благодаря интернету, телевизору, газетам или радио мы получаем ежечасно ту или иную информацию, которая может быть как важной, так и неважной для нас. Что такое информация? Что включают в себя информационные системы? Что подразумевает информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Что такое информация?

Информация – это знания, разъяснение в переводе с арабского языка. Информация используется как в обиходе, так и в науке и в экономике и является, пожалуй, важнейшим ресурсом в нашем мире. Не менее важным, чем другие, предоставляемые нашей планетой ресурсы – природные, экономические, материальные.

Роль информации в современном мире

Ее роль с каждым годом возрастает, она все более востребована. В настоящее время информация охватывает практически все сферы – финансовую, торговую, промышленную.

Информации в наше время уделяется огромное внимание, которое обусловлено следующими факторами:

1. Развитие массовых коммуникационных процессов.
2. Необходимость в разработке общей теории информации.
3. Развитие кибернетики, которая сейчас рассматривается как наука управления.
4. Появление информационных технологий в бытовой сфере.
5. Важная роль информации в процессах изучения неживой и живой природы.
6. Интеллектуальное и промышленное развитие, невозможное при отсутствии информации.

Человек в процессе собственной деятельности постоянно сталкивается с информацией. Ее покупают, продают, но она остается все таким же востребованным товаром, ведь это «продукт», который хранится очень долгое время.

Важность информационных технологий в нашей жизни

Информационные технологии в последнее время являются неотъемлемыми аспектами нашей повседневной жизни, поэтому с ними связываются большие ожидания в будущем. Информационные технологии способны помогать не только в бизнесе – они становятся средством познания духовных ценностей, ознакомления с культурой и особенностями той или иной страны, того или иного объекта. Поэтому информация – это доступ к непрерывному обучению, к возможности знать намного больше, чем предлагает программа обучения школы или института.

Информация чрезвычайно важна в бизнесе. Ни одно предприятие, ни одна фирма и ни одна организация не могут обойтись без информационных технологий, ни одна организация не будет развиваться, если отсутствует информационное обеспечение управления персоналом. Ведь именно информация определяет качество работы фирмы, ее конкурентоспособность.

К примеру, промышленные информационные технологии дают возможность не только осуществлять анализ запасов сырья, готовой продукции и комплектующих, но и находить новых партнеров, осуществлять маркетинговые исследования и многое другое.

Какой должна быть получаемая информация?

• Оперативной (информация должна протекать одновременно с процессом, который происходит в системе, вызывая необходимость в этой информации).
• Комплексной (то есть охватывать все стороны службы той или иной организации – социальную, экономическую, технологическую, организационную).
• Достоверной (лишь информация, основанная на фактах, анализах и расчетах, может действительно считаться информацией).
• Систематичной (для успешной работы организации информация должна поступать в нее постоянно).

Каковы возможности информационной системы предприятия:

1. Собирать, сохранять данные, полученные из разных систем компании.
2. Основываясь на результативных показателях, проводить оценку эффективности бизнес-процессов.
3. Анализировать показатели этих процессов посредством использования встроенных статистических инструментов.
4. Осуществлять сравнения с предыдущими периодами в деятельности компании.
5. Поддерживать ключевые показатели эффективности и результативности бизнес-процессов.
6. Запускать аварийные сообщения, которые свидетельствуют об отклонении результатов от нормы.
7. Объединять разные измеряемые параметры для поиска причин этих отклонений.
8. Оперативно преобразовывать ключевые показатели в формы отчетов для высшего руководства.

Несмотря на важную роль информационных технологий, играющих важную роль в жизни каждого из нас, у них также есть недостатки, сосредоточенные преимущественно в таких пунктах:

1. Развитие информационных технологий обрушило на человека огромный поток информации – как нужной, так и ненужной.
2. Экологические проблемы.

Информация передается благодаря информационным системам. Этот термин сам по себе может быть использован как в узком смысле, так и в широком. Он включает в себя совокупность программного и технического обеспечения, а также контролирующего его персонала.

Информационные системы

Информационные системы (сокращенно ИС), как и информационное обеспечение управления персоналом, представляют собой целый комплекс, напоминающий сложную конструкцию. Из этой конструкции можно выделить основные составляющие: оборотные фонды, материальные и трудовые ресурсы. Они, находясь во взаимодействии друг с другом, постоянно изменяются.

Рыночная экономика, как и системы управления персоналом, совершенствуется с каждым годом, невозможна без использования автоматизированной информационной системы. Что дают компании информационные системы:

1. За счет оперативного сбора и обработки информации повышают уровень принятия правильных, обоснованных решений.
2. Обеспечивают оперативность принятия решений соответственно полученной информации.
3. Позволяют добиваться эффективности работы благодаря своевременной передаче информации высшему руководству.
4. Дают возможность согласовывать принимаемые на разных уровнях решения.

Классификация информационных систем зависит от многих факторов: сферы работы организации, видов процессов управления, степени управленческой автоматизации.

Виды процессов управления информационных систем подразделяют на:

1. Ручные информационные системы, отличающиеся отсутствием современных технологий, потому обрабатывать и анализировать информацию – задача человека.
2. Автоматические информационные системы, требующие контроля человека, но выполняющие все сложные задачи самостоятельно.

Информационно-управляющие системы

Большую часть информации, которая используется для развития той или иной компании, руководитель получает неформальным путем. Он общается со своими подчиненными, коллегами, читает статьи в газетах, книги и другие источники информации, однако для принятия решений (даже для управления самой небольшой организацией) этого недостаточно. В то же время руководство нуждается в формальном сборе информации, которая поможет вести дела компании более квалифицированно и успешно.

Пример применения ИС

С развитием организации увеличивается ее потребность в информации. Тем не менее, даже небольшая организация нередко должна переработать очень большой объем данных. К примеру, сеть из 10 магазинов ежегодно приносит 4 млн. долл. дохода. При этом в ней работают порядка 150 сотрудников. После каждой рабочей недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего. Для этого администрация опирается на выписанные при продаже чеки и отработанные часы.

Более того, фирма заключает сделки с поставщиками, обрабатывает тысячи заказов ежегодно и контролирует поставку и продажу товара. Таким образом, информация, которую вынуждена перерабатывать даже небольшая фирма каждый год, поистине колоссальна. Администрация должна постоянно получать новую информацию, иначе продуктивной работы просто не будет – внешняя среда слишком изменчива.

Как справиться с этим? Для этого существует информационно-управляющая система, основная задача которой состоит в выдаче компании информации, которая нужна для принятия важных, нередко даже судьбоносных, решений для компании.

Информационно-управляющая система (сокращенно ИУС) должна выдать информацию не только о прошлом и настоящем, но и о будущем. Данная система отслеживает события, происходящие не только в компании, но и вне ее, позволяя получить наиболее полную в нужный момент информацию.

Комплекс систем

Создать ИУС в небольшой компании очень сложно, потому приходится использовать ее «заменители», которые в большинстве своем также дают возможность получить нужную информацию компании.

Революция компьютеров

Одной из наиболее важных частей информационно-управляющей системы является компьютер, без которого сейчас трудно обойтись любой компании. Компьютеры выполняют огромную работу и считаются одними из самых используемых аспектов системы управления. Развитие компьютерных технологий дает возможность использовать меньше бумаг, а также получать максимально оперативную и достоверную информацию в нужное время.

В настоящий момент начали активно применяться в менеджменте мини-компьютеры, отличающиеся компактностью. Объемы информации достаточно велики, чтобы менеджеры имели возможность активно использовать ее для нужд компании. Так, благодаря компьютерам управленческая команда той или иной фирмы узнает, к примеру, ежедневную или еженедельную информацию о том, какой продукт сейчас наиболее востребован на рынке, по какой цене и в каком количестве.

Информационные системы: применение в менеджменте

ИУС дает информацию не только подчиненным и руководителям – каждый из них получает свою долю данных, которую использует для общих целей компании. К примеру, менеджеры должны получать информацию из внешнего мира, которой не обязательно быть слишком подробной, но она вместе с тем просто обязана быть масштабной.

Виды управленческой деятельности

1. Стратегическое планирование. Характеризируется процессом принятия решений, которые влияют на поставленные организацией цели.
2. Управленческий контроль. Процесс обеспечения компании необходимой информацией, а также ее эффективное применение для осуществления поставленных компанией целей.
3. Оперативный контроль – это процесс получения информации для квалифицированного выполнения задач, которые стоят перед компанией.

Информация поступает и из внутренних источников, чаще всего от подчиненных к управленческому составу. К примеру, руководителю одного из отделов компании нужна информация о новом товаре, которую он получает от своего подчиненного и, в свою очередь, передает ее владельцу компании.

Информационное обеспечение системы управления персоналом

Процесс управления персоналом – это пирамида, состоящая из множества отдельных аспектов, постоянно согласуемых и принимаемых решений по поводу того или иного вопроса. На вершине этой пирамиды – успех компании, являющийся главной целью каждого сотрудника фирмы.

Информационное обеспечение процесса управления персоналом имеет несколько основных функций, среди которых:

1. Принятие решений.
2. Контроль над выполнением решений.

Обязательное выполнение этих двух функций позволяет рассматривать управление персоналом как информационный процесс.

Систему управления персоналом в общем можно разделить на два вида:

• внешнемашинная,
• внутримашинная.

Внешнемашинное управление персоналом представляет собой:

• системы классификации и кодирования информации,
• системы организации, хранения, внесения изменений в документы,
• системы организации управления.

Внешнемашинное управление персоналом характеризуется документооборотом между управляемой и управляющей системами. То есть от лица (или лиц), управляющего компанией, передаются определенные документы (приказы, плановые графики и распоряжения). От получателя, в свою очередь, следуют другие документы, наиболее часто представленные в виде отчетов. Во внешнемашинном управлении не требуется применение техники. Данный вид управления дает возможность формализовать информацию и предоставлять ее в виде документов.

Здесь важно учесть, что наиболее часто в современном мире используются электронные системы документооборота, так как они имеют ряд преимуществ перед документами, представленными в виде «бумажек». Системы электронного документооборота (СЭД) являются более функциональными и оперативными. Основными их функциями считаются:

• надежное хранение, быстрый поиск документов,
• поддержка канцелярии,
• маршрутизация и контроль выполнения документов,
• отчеты аналитические,
• безопасность информации,
• дополнительные функции (эти функции разнятся и зависят только от выбора конкретной системы, поэтому к их выбору нужно подходить достаточно серьезно).

Когда следует воспользоваться системой электронного документооборота:

1. Огромный поток входящих документов, которые мешают оперативности выполнения работ.
2. Возрастание частоты и продолжительности совещаний у высшего руководства.
3. Низкая и постоянно снижающаяся оперативность выполнения решений.
4. Проблемы в нахождении виновных, нарушающих исполнительскую дисциплину.
5. Возрастание форм отчетности.
6. Утечка информации.

Внутримашинное управление персоналом – это целые массивы данных, представляющие собой информационную базу, которая использует современные технические средства. Среди типов данных выделяют: централизованные, распределенные в разных узлах локальных сетей ЭВМ, а также расположенные на одном компьютере – то есть локальные.

Основы базы данных: нормативно-справочная, оперативная, плановая, учетная

Базу данных контролирует автоматизированный банк данных, обслуживание которого осуществляется администратором. Его обязанности – защита данных и их предоставление в нужный момент.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, которые в сокращенном варианте звучат как КТС. Техническое обеспечение менеджмента представляет собой систему связанных между собой технических средств, предназначенных для сбора информации, ее регистрации, накопления, обработки, передачи, вывода и представления. Оргтехника также относится к КТС.

КТС обеспечивает компании решение задач с минимальными затратами, как трудовыми, так и финансовыми, точно и в срок. КТС зачастую обеспечивается при помощи повышения производительности труда и возможности использовать экономико-математические методы решения задач на основе более точной информации.

То есть применение КТС должно повышать эффективность работы компании и улучшать ее показатели за счет рационального использования современных технологий. Какие же технологии входят в состав КТС?

Средства информации КТС

1. Предназначенные для сбора и регистрации информации – регистраторы, устройства для подготовки данных, устройства сбора информации. Основное предназначение данных технических устройств – это преобразование полученной информации в тот формат, который будет удобен для ее дальнейшей передачи.
2. Средства обработки информации относятся к вычислительной технике и составляют основу КТС службы управления персоналом. Они необходимы для преобразования исходных данных в информацию, которую можно с легкостью применить в принятии тех или иных решений.
3. Средства для хранения информации – это средства, которые напоминают картотеки или персональные компьютеры. Они предназначены для передачи информации во времени.
4. Средства для передачи информации предназначены для передачи информации в пространстве. Это могут быть телефоны, радио, факсы и другие привычные нам устройства.
5. Устройства выдачи информации – устройства, преобразующие информацию в вид, удобный для восприятия человека. К ним можно отнести принтеры, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители.

Основные характеристики КТС: он должен обладать технической, информационной, программной совместимостью, адаптацией к условиям функционирования службы управления персоналом и возможностью расширения (то есть подключения новых, более функциональных устройств).

Каковы исходные данные для выбора технических средств?

1. Характеристики задач, которые предназначены для решения службой управления персоналом.
2. Технические характеристики оборудования (возможно, его в будущем понадобится включить в состав техники, входящей в КТС).
3. Характеристики технологического процесса обработки информации.
4. Носители входной и выходной информации (бланки, документы, электронные носители информации).
5. Объем информации по указанным носителям.
6. Объем вычислительных работ.
7. Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом.
8. Способы и формы решения задач по управлению персоналом.

Характеристики задач, обязательно учитываемые при выборе оборудования

Во время выбора оборудования очень важно учитывать его основные характеристики и состав:

• производительность при выполнении технологических задач,
• надежность,
• совместимость в работе с другими технологическими устройствами (и с персональными компьютерами тоже),
• цена оборудования,
• количество и состав обслуживающего персонала,
• площадь помещения, требуемая для полного и комфортного размещения оборудования.

Чрезвычайно важен выбор технических средств. Основное требование – купленные технические средства должны быть функциональными. Поэтому целесообразно приобретать оборудование по достаточно высокой цене, которое отличается улучшенным качеством и более удобной в работе функциональностью.

Выбор технических средств для использования их в службе управления включает в себя следующие мероприятия:

1. Составление списка технических средств, которые позволят достичь более эффективной работы организации.
2. Выбор метода, позволяющего сравнить те или иные технические средства, дабы определить наиболее функциональные и качественные.
3. Осуществление сравнения технических средств методом сравнительного анализа.
4. Принятие решения покупки того или иного технического средства.

Техническое и информационное обеспечение управления персоналом – залог развития организации

Именно на информации держится большинство компаний, ведь мировой рынок чрезвычайно изменчив. Чтобы продержаться «на плаву» и оставаться конкурентоспособными, компании просто обязаны уметь работать с информацией.

Информационное обеспечение системы управления персоналом является важнейшим аспектом любой деятельности, ведь именно персонал, информация и техническое оборудование считаются основными составляющими компаний.