Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

Персональные данные человека – это личная информация такая, как имя, отчество, фамилия, дата рождения, адрес, семейное положение, финансовое состояние, профессия и образование, доходы, а также другая информация. А нужно ли оформлять согласие на обработку персональных данных при приеме на работу? Как оформляется такое согласие и что означает обработка информации?

Основные понятия

По предмету персональной информации работника существуют следующие понятия:

1. обработка – это сбор, накопление, систематизация, распространение или передача, использование, уточнение, блокирование, обезличивание, уничтожение персональной информации сотрудника компании;
2. конфиденциальность – это недопущение без согласия работника распространять или передавать его личные персоналии посторонним лицам;
3. распространение – это передача, ознакомление с данными неограниченное число лиц;
4. использование – действия, совершаемые руководителем компании, в отношении персональных данных;
5. блокирование – прекращение обработки информации на некоторое время;
6. обезличивание – это действия, результатом которых является невозможность определить, чья именно эта информация;

Что такое согласие?

Некоторые работодатели настаивают, чтобы работник, трудоустраиваясь, подписал разрешение использовать его личную информацию. Встает вопрос: «Обязан ли работодатель при приеме на работу брать заявление об обработке персональных данных?» В согласии с  Законом № 152-ФЗ ст.6.1 любые действия с персональной информацией сотрудника могут производиться исключительно с его согласия, выданного в письменном виде.

Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу должно содержать следующие данные о работнике:

• ФИО сотрудника, получающего от работника согласие;
• с какой целью производится обработка личной информации;
• перечень тех документов, которые можно обрабатывать с согласия сотрудника;
• точные список тех действий, которые могут производиться с личными данными;
• срок, во время которого действительно согласие на обработку персональных данных.

Следует знать, что при приеме на работу, иногда согласие обработку персональных данных не требуется. К таким случаям относится:

1. использование личной информации человека в целях защиты его здоровья, если надо перевести его на более легкий труд на основании медицинского заключения;
2. предоставление данных в военкоматы, пенсионные, страховые фонды социальной защиты;
3. обработка данных для исполнения трудового договора;
4. использование информации  в статистических целях и только при предварительном обезличивании информации;

Что включают персональные данные

Личные данные человека – это совокупность документов о паспортных данных, об образовании, месте проживания, воинских обязанностях, о семейном положении, состоянии здоровья, информация с предыдущих мест работы, прочее. Все эти документы необходимы для трудоустройства. Наряду с таким пакетом документов работодатель запросит заявление о согласии работника на обработку персональных данных при приеме на работу.

Вся личная информация должна задокументирована и, на основании письменного согласия, приложена для оформления трудового договора,  дальнейшего использования и внесения в личную карточку сотрудника.  Какие данные отражает личная карточка формы Т-2:

• общие данные о работнике, как-то дата и паспортные данные, профессия, образование, трудовой стаж, данные о семейном положении, прочее.
• данные об отношении к воинскому учету;
• данные о предыдущих работах.

В процессе трудовых отношений в карточку добавляют:

• информацию о переводах;
• данные о повышении квалификации;
• сведения о поощрениях, наградах, званиях;
• данные об отпусках;
• социальные гарантии, принадлежность к льготной категории;
• данные о перемене места жительства.

Вся личная информация о сотруднике должна быть получена непосредственно от него. В том случае, когда информацию можно получить исключительно от третьих лиц, то сотрудника необходимо уведомить об этом заранее и он должен в письменной форме дать свое согласие на обработку персональных данных.

Доступ к персональным данным

Ответственное лицо работодателя должно уведомить сотрудника о том, для каких целей нужны эти данные, а также предупредить о последствиях, если сотрудник откажется дать согласие на обработку персональных данных при приеме на работу.

К личной информации сотрудника имеют доступ:

1. директор  предприятия, организации;
2. специалисты отдела кадров;
3. бухгалтер;
4. начальник безопасности;
5. секретарь руководителя (в ограниченном количестве);
6. руководители подразделений (имеют доступ только к данным своих подчиненных).

Согласно ст. 5.27 и ст. 5.39 КоАП РФ введена административная ответственность за нарушение норм, касающихся получения, хранения и обработки личных данных. Руководство организации, вследствие нарушения законодательства, должно возместить сотруднику материальный ущерб, нанесенный незаконным использованием личной информации.