Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Любая фирма обязана располагать резервом бланков и вкладышей к трудовым книжкам. Их следует учитывать по определенным правилам. Руководители фирм и компаний (включая индивидуальных предпринимателей) должны обеспечивать законодательно установленный учет документов о трудоустройстве и назначить соответственных сотрудников, которые отвечают за ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК). Книга дает возможность учитывать и оприходовать поставку бланков от производителя или дистрибьюторов и расход (выдачу) по заявкам ответственных работников по мере необходимости.

Общие требования к ведению книги

В процессе современного делопроизводства необходимо вести много различных журналов и книг регистрации документов, которые в своем большинстве не имеют какой-либо четко установленной формы. Но регистрация трудовых была и остается строго регламентированной ввиду важности этих документов для оформления льгот, пенсий и других выплат.

В нормативных документах приводится единая форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, состоящая из 12 колонок (граф), которые более подробно рассматриваются ниже.

Общие требования к оформлению такой книги не отличаются от требований к подобным документам особой важности (нумерация, шнуровка, пломба, заверение).

Так, в постановлении зафиксированы правила ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, и они содержат следующие предписания:

• сделать предварительную нумерацию страниц;
• заключить книгу в обложку, выполненную из твердого материала, и прошить суровыми нитками;
• опечатать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной пластиковой наклейки, изготовленной из одноразового пломбировочного материала, который немедленно демонстрирует факт вскрытия);
• поставить печать отдела кадров или компании и сделать подтверждающую надпись, где надо записать число страниц (прописью, то есть словами и цифрами) и поставить подпись первого руководителя (подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом будет считаться нарушением).

Часто между кадровиками и финансистами возникает спор – кто ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек? Здесь ответ вполне определенный: ПРК ведут в финансовом отделе (бухгалтерии), и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу.

Записи нужно оформлять сразу после доставки бланков от производителя («Гознак» МФ) или официального дистрибьютора.

Ведение книги

Разработаны подробные правила о том, как правильно вести приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек. На открывающем листе надо заполнить все данные и сделать подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Следует обратить внимание, чтобы название фирмы было написано именно так, как в уставе.

На второй странице надо вписать информацию о сотруднике, отвечающем за ведение книги. В том числе должны быть указаны реквизиты приказа о назначении и его должность.

При заполнении основных 12 колонок надо учитывать следующие замечания:

• Даты получения/выдачи (графы 2-3-4) необходимо писать арабскими, а не римскими цифрами.
• Записывая наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книжек и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы (графа 5), следует помнить, что работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения Гознак МФ или официальных распространителей.Договор (заявка) в графе 6 означает, что фирма в целом получает бланки трудовых книжек и вкладышей от производителя или распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а кадровики получают бланки трудовых книжек из финансового отдела или бухгалтерии по заявке.
• Заполняя графу 9, мы должны помнить, что положения о том, как правильно вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на закупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем либо дистрибьютором данной полиграфической продукции.
• Сумма покупки бланков вкладышей и книжек в графе 12 означает сумму, которую берут у сотрудников за документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель сам оплачивает новые вкладыши и бланки в обязательном порядке в указанных ниже случаях:
• не зависящее от сотрудника повреждение трудовой книжки (потертость, загрязнение, износ и другое);
• неправильное оформление документа;
• потеря или повреждение из-за форс-мажорных обстоятельств (стихийные бедствия, технологические сбои, аварии, войны, социальные противостояния и конфликты).

Во многих компаниях руководство не взимает с работников деньги за расход вкладышей и бланков, так как считает это небольшими расходами (в пределах 200 рублей). Такие условия можно включить во внутренний регламент фирмы. Сумму покупки документов надо указывать отдельно по каждой операции, а не за день или месяц или год.

Неправильное ведение журнала

Бывают случаи, когда администрация не уделяет должного внимания ведению данной книги. В некоторых фирмах этого документа нет вообще, и руководители спохватываются только накануне проверки из государственных органов или судебного разбирательства, так как отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей карается штрафом до 50000 рублей с организации или 5000 рублей с ответственного работника (5.27 КоАП РФ).

Если бланки книжек и вкладышей уничтожены, украдены, сокрыты или повреждены по вине нанимателя, а в книге это не отражено, или книга отсутствует, то штраф составляет 200000 рублей (325 УК РФ).

В такой ситуации руководство компании решает оформить книгу задним числом, но это может привести к неблагоприятным последствиям. Полагается составить рапорт или докладную записку на имя первого руководителя о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Другая ошибка – это отсутствие реквизитов соглашения на покупку вкладышей и бланков в графе 6, или появление в этой колонке записи, повествующей о том, что бланк получен от сотрудника. Это имеет особое значение, когда сотрудник получает впервые. Возможно, что работник сам купил бланк на рынке, а кадровик применил его для оформления первой трудовой.

Бывает, что до приема на работу по трудовому контракту сотрудник руководил каким-нибудь индивидуальным предприятием и покупал бланки трудовых у официального дистрибьютора Гознака. Он может принести в канцелярию вполне «официальный» бланк. В этом случае работодатель нарушает закон, потому что он обязан применять только бланки, купленные на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с производителем (Гознак) или уполномоченным распространителем.

Это обусловлено тем, что все бланки должны обладать необходимой степенью защиты, которая гарантируется непосредственной доставкой от производителя или через специализированные службы. Таким образом, работодателю запрещено принимать от работника и регистрировать бланк трудовой книжки, независимо от путей его получения.

Абсолютно неприемлемо, когда кадровики сами направляют работника на приватное приобретение упомянутых документов, которые продаются на рынке без необходимых степеней защиты и даже без водяных знаков. Очень часто Пенсионный фонд считает такие бланки лишенными юридической силы, и работникам приходится собирать множество справок для начисления пенсии на основании реального стажа.

Еще одна ошибка – это назначение кадровиков ответственными за выполнение обязанностей по ведению приходно-расходных книг. Дело в том, что в любой фирме или компании требуется заполнять две книги учета – это приходно-расходная и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Кадровый департамент заполняет вторую книгу, а финансовый отдел (бухгалтерия) должен вести первый документ.