Правильное оформление записи в трудовую книжку о переводе на другую должность

Все основные нюансы и правила внесения определенных записей в трудовую книжку, в том числе ответ на вопрос о том, как написать в трудовой книжке перевод на другую должность, содержаться в следующих нормативных документах:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• Инструкция по заполнению, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При внесении информации в трудовые книжки сотрудников, работодателю следует строго придерживаться установленных общих правил, которые закреплены в указанных выше нормативных актах.

Однако прежде чем внести какие-либо сведения относительно деятельности сотрудника, необходимо первоначально определить, какая норма закона послужила основанием для оформления соответствующих изменений.

Перевод на другую работу

Поскольку трудовая книжка является основным документом, в котором фиксируется информация о трудовой деятельности владельца, ее заполнение требует особой внимательности. В случае допущения ошибок в данном документе, могут быть неприятные последствия при оформлении пенсии и подсчете стажа.

Оформление записи о том, что осуществлен перевод на другую должность в трудовой книжке имеет некоторые особенности, на которые следует обратить внимание.

Определение термина

В соответствии со статьей 70.1 ТК РФ, под переводом следует понимать постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника. Переход может осуществляться как в случае продолжении работы у того же работодателя так и при его смене.  Фактически происходит изменение определенных сторонами первоначальных условий рабочего контракта, признаками которого является:

1. Изменение трудовой функции наемного работника (должности, специальности, квалификации);
2. Изменение условий трудовой деятельности.

Основания

Издание соответствующего приказа является законным исключительно при наличии письменного согласия сотрудника или обстоятельств, предусмотренных законодательством.

Получение согласия работника не требуется, в случае если причиной изменения определенных сторонами первоначальных условий рабочего контракта является возникновение экстренных ситуаций, ставящих под угрозу жизнь людей,например: природная (техногенная) катастрофа, авария, несчастный случай, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия и др.

Записи о переводе на другую работу в трудовой книжке не делаются, когда по причине простоя либо иных чрезвычайных обстоятельств, на срок до одного месяца происходит перевод сотрудника,без получения его согласия.

Просьба работника, изложенная в письменном виде, или его согласие дает также возможность оформить перевод на постоянное место работы к другому работодателю.

Виды

По характеру осуществляемого изменения можно выделить постоянные и временные переводы сотрудников.

Временные переводы осуществляются по соглашению сторон, изложенному в письменном виде. Причиной проведения подобной процедуры может быть замещение отсутствующего работника. Продолжительность замещения может составлять до одного года или ограничиваться моментом выхода на работу основного сотрудника. В любом случае соответствующая запись в трудовой книжке о переводе на должность, должна присутствовать только при условии что новая работа является постоянной (ст.66 ТК РФ).

Постоянные переводы, в свою очередь, условно можно разделить на:

1. Внутренние – оформляются путем изменения условий рабочего контракта и в пределах одного работодателя;
2. Внешние – проводятся путем расторжения трудового соглашения и смены работодателя.

Отличия перевода от перемещения

Некоторые работодатели не различают такие понятия как перевод на другую работу и перемещение. Несмотря на то, что регулируются эти понятия одной статьей ТК РФ — 72.1, есть существенные отличия в их применении. Самое основное из них это то, что при перемещении не требуется получение согласия сотрудника.  Перемещение может осуществляться только в пределах одной организации на другое рабочее место. Условие перемещения – неизменность должности и специальности, определенных условиями контракта.

При перемещении сотрудников фиксация перевода на другую должность в трудовой книжке не производится, поскольку в соответствии с ч. 4ст. 66 ТК РФ в внесению подлежат исключительно сведения при условии, что новое рабочее место будет постоянным.

Несмотря на то, что согласие сотрудника при перемещении не требуется, запрещено оформлять его на работу, которая противопоказана ему в связи с плохим состоянием здоровья.

Общие правила заполнения трудовых

Для того что бы правильно сделать запись о переводе на другую должность в трудовой книжке необходимо строго придерживаться требований нормативных документов, регулирующих данную сферу. К наиболее общим правилам, которые являются обязательными для выполнения, можно отнести следующие:

1. Вся информация должна фиксироваться на основании изданного приказа руководителя не позднее недельного срока. Исключением составляет информация об увольнении, которая вносится день в день.
2. Все данные должны соответствовать тексту распорядительного документа.
3. Все даты должны быть отражены арабскими цифрами (месяц и число — двузначными, год — четырехзначными).
4. Запрещается любое сокращение слов.
5. Язык на котором вносится вся информация – русский.
6. Книжка может вестись еще на одном языке кроме русского в случае, если вторым будет государственный язык республики в составе РФ, по местонахождению работодателя.

Особенности и примеры заполнения книжек в частных случаях

Записи в трудовую книжку о переводе на другую должность, который носит временный характер, в книжку работника не вносится. Что касается переводов на другую постоянную работу, необходимые записи оформляются следующим образом.

Запись о внешнем переводе

При внесении записи в трудовую книжку, если сотрудник переводиться от одного предпринимателя к другому необходимо в раздел, содержащий сведения о работе внести данные об увольнении и приеме в порядке перевода. Сведения вносятся различными организациями. Правильное оформление подобных действий будет выглядеть следующим образом:

Закрытое акционерное общество «Бочка» 

(ЗАО «Бочка»)    

1315.01.2010    Принят слесарем-ремонтником.     Приказ от

15.01.2010 № 2-к

14 14.05.2012    Уволен в порядке перевода в открытое акционерное общество «ЗАРА» (ОАО «ЗАРА») с согласия работника, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации    Приказ от 14.05.2012 №17-к

Инспектор отдела кадров                  Подпись 

Открытое акционерное общество «ЗАРА»

(ОАО «ЗАРА»)

15 15. 05.2012 Принят в хозяйственный отдел слесарем-ремонтником в порядке перевода из закрытого акционерного общества «Бочка».  Приказ от 15.05.2012 № 58-к

Запись о внутреннем переводе

Перед тем как записать в трудовой книжке перевод на другую должность или другое структурное подразделение в пределах одной организации необходимо убедиться, что действительно имеет место перевод а не перемещение. В данном случае ситуацию облегчает одинаковый порядок внесения записей. Например, смену должностей следует оформить так:

Общество с ограниченной ответственностью «Капитан»

(ООО «Капитан»)

11    15.08.2012    Принят в юридический отдел на должность юриста.    Приказ от 15.08.2012 № 11-к

12    16.12.2012    Переведен на должность ведущего юриста. Приказ от 16.12.2012 № 25-к

В случае когда необходимо записать в трудовую книжку перевод на другую должность при одновременной смене отдела, вносимые данные должны выглядеть следующим образом:

14  12.08.2008    Принят в рекламный отдел на должность менеджера. Приказ от 12.08.2008  № 15-к

13  15.04.2009 Переведен в отдел коммерции на должность главногоменеджера.   Приказ от 15.04.2009№ 24-к

Работодателю следует обратить особое внимание на четкое соблюдение предусмотренных правил при внесении сведений о деятельности сотрудников поскольку в противном случае, у него в будущем могут возникнуть трудности при назначении пенсии. Кадровый работник должен четко уметь разграничивать какие наименования относятся к должностям, а какие — к профессиям, в каких случаях употребляется слово принят, а в каких — назначен.