Какая дата указывается в трудовых книжках при приеме на работу?

Прежде чем приступить к решению вопроса, какая дата должна быть указана в трудовой книжке при приеме на работу, необходимо напомнить правовую основу для ее оформления. Нормативная база состоит из двух основных документов:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.);
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтрудсоцразвития РФ № 69 от 10.10.2003 г.).

Главные требования

Указанными документами сформулированы обязательные для выполнения требования к заполнению такого важного документа делопроизводства по труду и кадрам, как трудовая книжка. Наиболее общие из них можно охарактеризовать следующим образом:

• Ни одна запись в трудовую книжку, будь то сведения о выполняемой работе, переводе на другую работу, изменении квалификации, награждении или увольнении работника работодателем, не может быть внесена без ссылки на соответствующий распорядительный документ, послуживший основанием.
• Записи вносятся работодателем в пределах 5-дневного срока – например, заполнение трудовой книжки о приеме на работу, в тот же день – в случае увольнения.
• Формулировки записей должны в точности соответствовать текстам приказов или распоряжений, на основании которых они вносятся.
• Все записи трудовой книжки должны иметь свои порядковые номера, присваиваемые в пределах своего раздела в целых числах без дробления и индексации.
• Записи трудовой книжки не должны содержать никаких сокращений.
• С каждой произведенной в книжке записью работник должен быть ознакомлен работодателем под роспись.

Как производятся записи:

Наименование организации

Оформление трудовой книжки при приеме на работу начинается с заполнения наименования организации. Размещается эта запись по ширине графы 3 раздела сведений о работе и включает в себя полное название организации в точном соответствии с уставными документами, а также при наличии – краткое наименование в скобках под полным. При этом стоит отметить, что наименование организации не должно иметь порядкового номера или даты. Оно может быть внесено как от руки, так и при помощи соответствующего штампа.

Графа 1

Она состоит из порядкового номера осуществляемой записи, проставляемого ниже наименования организации арабской цифрой, следующей за номером предыдущей записи раздела сведений о работе.

Графа 2

В ней указывается дата, с которой сотрудник принят на работу. Она должна соответствовать приказу о приеме на работу. Дата вносится арабскими цифрами, четырехзначной – для года и двухзначными с добавлением при необходимости ноля – для месяца и числа.

Графа 3

Она должна включать сведения о структурном подразделении предприятия, в которое принимается работник, содержать указание должности (профессии) с уровнем квалификации. Данная запись должна соответствовать штатному расписанию организации. Если речь идет о работе, предоставляющей льготы по стажу, то наименование такой профессии должно еще соответствовать специальному перечню и классификаторам.

Графа 4

В эту графу вписывают реквизиты (наименование, номер и дату) распорядительного документа (распоряжения, приказа или другого решения работодателя), которым работник назначен на должность.

Способ исправления в трудовой книжке неверной даты приема на работу

Бывает, что в трудовой книжке заполнение приема на работу произведено с ошибкой в дате. Нередко это случается при оформлении новой книжки или вкладыша в нее, а также при дополнительном внесении пропущенных записей или информации о работе по совместительству. При этом работник кадровой службы может спутать дату приема на работу с датой внесения записи или оформления книжки/вкладыша.

Исправляется данная ошибка также по общему правилу, предусмотренному для всех записей в книжке, а именно:

1. В графу 1 заносится номер, следующий по порядку за последней записью.
2. В графу 2 ставится дата занесения (текущее число) записи и в графе 3 текст: «Запись за №… (№ предыдущей записи) недействительна».
3. Затем приводится правильный вариант исправляемой записи: в графу 2 вписывается дата, которая должна быть вместо ошибочной, а в графах 3 и 4 текст повторяется.
4. Но если неправильная дата в трудовой книжке имелась по причине ошибки в приказе о приеме на работу, то в графу 4 должны быть занесены реквизиты того приказа, которым была произведена корректировка этих сведений.

Как определить, какая дата должна быть указана при приеме на работу индивидуальным предпринимателем

Нестандартную ситуацию в заполнении даты способны создать определенные особенности, когда происходит прием на работу по трудовой книжке к индивидуальному предпринимателю. Связано это с тем, что старые редакции Трудового кодекса РФ не обязывали, а то и запрещали вносить запись в трудовые книжки наемных работников работодателям – физическим лицам. То же касалось и заведения трудовых книжек для тех, кто поступает на работу в первый раз.

Но работники, тем не менее, индивидуальными предпринимателями нанимались. С ними даже заключались трудовые договоры, которые надлежало регистрировать в органах местного самоуправления. Так что, даже спустя несколько лет, когда заполнение сведений в трудовую книжку стало возможным и обязательным, существовали подтверждающие документы для того, чтобы это делать.

Со вступлением в силу законодательных актов, обязавших работодателя-предпринимателя заполнять трудовые книжки нанятых работников, и принятием новой редакции Трудового кодекса РФ, у таких нанимателей появился ряд вопросов. Они связаны с тем, что не совсем ясно, как быть с теми работниками, которые были наняты до того, как правовое регулирование их трудовых отношений претерпело изменения. Ведь законодательство предписывает внести данные о приеме на работу всем работникам без исключения, независимо от того, когда они приступили к выполнению свих обязанностей. Какой в этом случае должна быть дата в трудовой книжке при приеме на работу?

Учитывая многочисленные обращения работодателей – физических лиц и их работников по данному вопросу, Роструд в своем информационном письме № 5140-17 от 30.08.2006 г. разъяснил: запись в трудовую книжку должна быть включена именно с датой начала работы.

То есть, если работник работал у данного индивидуального предпринимателя с 2001 года, то и запись о приеме на работу также обязана быть с датой того же года, а не датирована тем днем, когда ее внесли. Основанием для этой записи должен быть приказ, даже если по факту его и не было. Этот распорядительный документ должен быть издан на основании имеющегося трудового договора с той датой приема в должности, что указана в договоре. Этим же днем необходимо датировать и запись в книжке.

Оформление записи в трудовой книжке о приеме на работу по совместительству

С похожей проблемой можно столкнуться при занесении в трудовую книжку информации о работе по совместительству. Ведь такие записи делаются «по желанию», а это значит, что работник может принести справку об этом в любое время, даже тогда, когда уже прекратил свою трудовую деятельность. Поскольку отказать ему работодатель не имеет права, запись эту придется вносить, когда бы он ни обратился.

И в этом случае также датой записи приема на работу по совместительству будет дата начала трудовой деятельности, а не день, когда вносится запись. Причем она может быть, вопреки хронологии, датирована годом более ранним, чем текущие записи в книжке.