Как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу в филиал?

У некоторых юридических лиц возникает необходимость территориально в разных местах иметь свои филиалы либо представительства. Руководитель головного предприятия сталкивается с множеством вопросов по организации работы в отдаленных структурных подразделениях. Одним из которых является вопрос о том, кто должен производить внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу в филиал?

Особенности документооборота в филиалах

Юридическое лицо назначает руководителя филиала, который действует согласно оформленной на него доверенности. Филиал не является юридическим лицом, а входит в его структуру как обособленное подразделение. От того, какими полномочиями наделит юридическое лицо назначенного им руководителя филиала, будут зависеть особенности документооборота между головным предприятием и этим структурным подразделением.

По умолчанию все документы должны оформляться юридическим лицом и перенаправляться руководству филиала. В этом случае издание любых приказов, подписание трудовых договоров, хранение трудовых книжек и их заполнение должно осуществляться только в головном предприятии.

Однако такая организация документооборота не всегда удобна, поскольку филиал может быть расположен в другом городе или даже области. Пересылка по почте заявлений, приказов, договоров, трудовых книжек и других документов будет занимать длительный период времени, что может сильно замедлить рабочий процесс.

Чтобы руководитель филиала мог самостоятельно вести прием и увольнение работников, предоставлять им отпуска, заполнять трудовые книжки и хранить их, необходимо, чтобы эти полномочия ему были переданы юридическим лицом.

Передачу этих полномочий следует прописать в нескольких документах, таких как:

• положение о филиале,
• трудовой договор с руководителем филиала,
• доверенность.

Прием на работу

Как правило, юридическое лицо оформляет все документы по приему на работу сотрудников. В трудовые договора оформляющихся на работу в филиал сотрудников вписывается в качестве работодателя название головного предприятия (юридического лица) в лице руководителя этой организации и основание, на котором он производит свои действия (в большинстве случаев Устав).

Название филиала, а также его местонахождение, прописывается в условиях этого договора (ч.2 ст.57 ТК РФ). В приказе о приеме также, как и в личной карточке, следует отметить название филиала как структурного подразделения, в которое принимается сотрудник.

При наличии соответствующих полномочий руководитель филиала может самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками этого филиала. В этом случае в трудовом договоре следует прописать в качестве работодателя также название головного предприятия, но в лице руководителя филиала. В основания, на которых руководитель филиала производит свои действия, в основном, вписывается доверенность на него и Положение о филиале. Кроме того, в условиях договора указывается название филиала, а также его местонахождение.

Все остальные пункты трудового договора заполняются в такой же последовательности, и их содержание не зависит от того, где заполняется данный договор.

Заполнение трудовой книжки

Запись о приеме на работу в филиал в трудовую книжку производится согласно п.3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек:

1. В графе 3 в виде заголовка необходимо вписать полное наименование юридического лица, а также при наличии — его сокращенное название;
2. Под уже вписанным заголовком в графе 1 нужно проставить порядковый номер записи;
3. В графе 2 надо проставить дату приема;
4. В графу 3 следует внести запись о приеме в структурное подразделение организации с указанием его наименования, затем нужно указать должность (работу), квалификацию, разряд и т.д.;
5. В графе 4 надлежит указать дату и номер приказа или иного какого-либо решения работодателя, согласно которому данный сотрудник был принят в филиал.

Например:

1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество
				«Химавтоматика»  (ЗАО «Химавтоматика»)
11	15	01	2014	Принят в филиал «Белгородский» в городе	Приказ от
				Белгород  в отдел снабжения на должность	15.01.2014 № 4-к
				экономиста

О том, как именно необходимо внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника филиала, мы описали выше. Однако существует другой довольно-таки сложный вопрос о том, кто по правилам должен этим заниматься и какую печать при этом необходимо ставить?

Юридическое лицо создает филиал с определенными целями, для решения каких- то задач и, возможно, ему будет удобно регулировать трудовые отношения централизованно. Здесь необходимо продумать и наладить быструю связь со своим филиалом, а также организовать своевременную передачу документации таким образом, чтобы его удаленность не повлияла на качество рабочего процесса.

В этом случае трудовые книжки в обязательном порядке должны храниться и заполняться в головном предприятии. При увольнении работников записи в них необходимо заверить только печатью работодателя, а не печатью его кадровой службы (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае, когда юридическому лицу целесообразно будет передать кадровые полномочия филиалу, ему следует определить, какими именно полномочиями он хочет наделить филиал, и в соответствии с этим решением правильно составить документы, на основании которых будет действовать руководитель этого структурного подразделения.

Нередки случаи, когда юридическому лицу впоследствии приходилось переделывать все документы, которые были оформлены в филиале за длительный период времени по той причине, что никаких полномочий по ведению этих документов руководству филиала передано не было. В следствие этого у уволенных работников филиала могут возникнуть проблемы, если их трудовые книжки были оформлены и заверены не по правилам.

Какие документы необходимо оформить юридическому лицу для того, чтобы передать кадровые полномочия директору своего филиала?

• На основании приказа в связи с созданием филиала в штатное расписание внести соответствующие изменения.
• Издать приказ  о назначении на должность директора филиала.
• Подписать трудовой договор с директором филиала. Оговорить в нем передачу директору этого структурного подразделения полномочий по приему и увольнению работников.
• В доверенности на директора филиала закрепить за ним полномочия по приему и увольнению сотрудников этого филиала, заключению с ними трудовых договоров, а также о том, что в отношениях с работниками филиала он выступает полномочным представителем юридического лица как работодателя.
• В Положении о филиале следует отметить:

1. какие печати, штампы и бланки имеет филиал со своим названием и с наименованием юридического лица,
2. какие имеет полномочия по изданию приказов и указаний для работников филиала;
3. полномочия по приему на работу и увольнению работников филиала, по применению к ним поощрений и взысканий;
4. полномочия по ведению и хранению трудовых книжек сотрудников филиала на территории филиала, назначению ответственного лица за их ведение;
5. что трудовые книжки сотрудников филиала согласно Устава юридического лица заверяются печатью филиала.

• Внести изменения в Устав юридического лица в связи с созданием филиала с указанием того, что директор филиала назначается руководителем головного предприятия и действует на основании его доверенности. Также отметить, какие печати и штампы имеет филиал и как их необходимо использовать.

Следует отметить, что руководитель головного предприятия имеет право в любой момент внести необходимые ему изменения в положение о филиале и ввести дополнительные полномочия его директору.