Как внести изменения в трудовую книжку?

Ведение трудовых книжек в организации обычно возлагается на специалиста кадровой службы. Поскольку заполнение трудовых книжек ответственным специалистом производится вручную, то не могут быть исключены всякого рода описки и вероятность внесения ошибочных записей. Рассмотрим некоторые часто встречающиеся примеры того, как внести изменения в трудовую книжку.

Как правильно внести исправление в трудовую книжку?

Исправление записей в данном документе может осуществляться по трем причинам:

1. невнимательность ответственного лица при заполнении трудовой;
2. изменение личных сведений о работнике (Ф.И.О., даты рождения, образования, специальности и профессии).
3. признание того, что увольнение или перевод были произведены незаконно.

Исправление неправильной записи в трудовой должна производить организация-работодатель, которая внесла эту неверную запись в трудовую книжку своего сотрудника. Также эту ошибочную запись может исправить организация-работодатель, у которого в данный момент работает этот сотрудник, при условии, что будет предоставлен подтверждающий документ от бывшего работодателя, который эту ошибку допустил.

Как исправить запись в трудовой книжке, когда неправильная запись была внесена из-за невнимательности ответственного лица

Такие исправления производятся только в разделах о работе или о награждениях. При этом следует использовать п.30 Правил  ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила), где отмечено, что зачеркивание ошибочных записей в данных разделах не допускается. Такие исправления возможно осуществить только путем внесения записи в соответствующий раздел о недействительности ошибочной записи. Затем следует произвести правильную запись.

Если же была допущена неточность в новой трудовой книжке при заполнении ее титульного листа, то такая ошибка не подлежит исправлению, поскольку этот бланк будет считаться испорченным и подлежит замене на новый. В этом случае расходы на приобретение нового бланка возмещает работодатель, а об испорченном бланке составляется акт.

Исправляя ошибки в разделах о работе и о награждениях, следует придерживаться также и п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) в котором дана последовательность внесения таких исправлений. В данном пункте Инструкции прописано, что после неверной записи следует поставить последующий порядковый номер, затем дату внесения данной записи и в третьей графе сделать запись следующего содержания: «Запись за номером таким-то недействительна». Далее вносится правильная запись.

Ошибки при заполнении трудовых книжек могут быть допущены самые разнообразные, но исправляются они по одному принципу. Примеры, которые будут приведены ниже позволят понять, как правильно исправлять такие ошибочные записи.

Пример 1. Если была сделана ошибка в должности работника

Исправление этой ошибки следует производить в точности по описанию, приведенному в части 2 п. 1.2  Инструкции, где дается описание правильной последовательности проведения таких исправлений. В нашем случае ошибочная должность заменяется на правильную,  например:

1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ЗАО «Альтернатива»)
8	10	04	2012	Принят в финансовый отдел на должность	Приказ от
				инженера	10.04.2012  № 25-к
9	10	04	2012	Запись за номером 8 недействительна.	Приказ от
				Принят в финансовый отдел на должность	10.04.2012  № 25-к
				экономиста

 Пример 2. Ошибочную запись заметили после увольнения работника

Как быть, если ошибку в записи о приеме на работу обнаружили только после того, как оформили запись об увольнении?

Исправление следует начать с записи названия организации, которая эту ошибку допустила, затем проставить порядковый номер и дату внесения данного исправления. Далее нужно вписать фразу о недействительности ошибочной записи и сделать правильную запись с реквизитами приказа. Исправленную таким образом запись следует заверить соответствующей подписью и печатью работодателя.

Для наглядности приведем пример исправления такой записи, где ошибка была допущена в графе №2, а именно в месяце приема на работу:

1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ЗАО «Альтернатива»)
8	10	03	2012	Принят в финансовый отдел на должность	Приказ от
				экономиста	10.04.2012  № 25-к
9	09	12	2013	Уволен по собственному желанию, пункт 3	Приказ от
				статьи 77 Трудового кодекса Российской	09.12.2013 № 92-к
				Федерации
				Инспектор по кадрам   Подпись   Е.В. Лушина
				Печать
				Закрытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ЗАО «Альтернатива»)
10	09	12	2013	Запись за номером 8 недействительна.
	10	04	2012	Принят в финансовый отдел на должность	Приказ от
				экономиста	10.04.2012  № 25-к
				Инспектор по кадрам   Подпись   Е.В. Лушина
				Печать

 Пример 3. Исправление неверно записанного  названия организации

Как правильно сделать исправление такой записи?

Когда пишется название организации, порядковый номер не ставят. Ни в Правилах, ни в Инструкции нет четкого указания, как произвести исправление ненумерованной записи. Поэтому на практике бытуют разные варианты исправлений в наименовании работодателя, например, такой:

1	2			3	4
				Открытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ОАО «Альтернатива»)
				В наименовании организации допущена
				ошибка
				Закрытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ЗАО «Альтернатива»)
9	10	02	2014	Принят в финансовый отдел на должность	Приказ от
				экономиста	10.02.2014 № 8-к

Однако мы придерживаемся того мнения, что и для такого неординарного случая, как ошибка в названии организации, следует также соблюдать порядок исправления записей описанного в п. 1.2 Инструкции, поскольку иного способа исправлений в официальных документах не приведено.

Для исправления такой ошибки следует присвоить последующий порядковый номер неверной записи с названием организации, а затем признать запись под этим номером недействительной, например:

1	2			3	4
10				Открытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ОАО «Альтернатива»)
11	10	02	2014	Запись за номером 10 недействительна
				Закрытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ЗАО «Альтернатива»)
	10	02	2014	Принят в финансовый отдел на	Приказ от
				должность экономиста	10.02.2014 № 8-к

Как правильно внести изменения в трудовую книжку, если у работника поменялись личные данные?

Если рассматривать вопрос о внесении такого рода исправлений, то их следует разделить на два пункта.

1. Исправление записей фамилии, имени и отчества, а также даты рождения

Исправление этих данных следует производить при наличии приказа об их изменении, основываясь на порядок, приведенный в п. 2.3 Инструкции. Для издания такого приказа потребуется заявление работника с приложением подтверждающих документов.

Если у соответствующего специалиста по кадрам есть все необходимые основания для внесения на титульный лист трудовой таких изменений, то он должен зачеркнуть аккуратно одной чертой прежнюю запись и рядом вписать новые данные. Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки ему нужно будет сделать ссылку на документы, подтверждающие факт изменения этих данных, заверить своей подписью и поставить печать.

Пример исправления записи в связи с изменением фамилии сотрудницы после ее вступления в брак:

Фамилия изменена на фамилию «Павлова» на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «___» _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»___» _____ 20___г.Инспектор по кадрам   Подпись   Е.В. ЛушинаПечать

Герб                    Трудовая книжкаРФ                          ЛГ-Ш  № 5360587Фамилия   Голуб   Павлова                        _ Имя  Ольга                                                  _ Отчество Антоновна                               _

2. Изменение сведений об образовании, специальности или профессии

Если ваш сотрудник получил новое образование, специальность или профессию, то он должен предоставить в отдел кадров соответствующий документ.

На основании подтверждающего документа специалист по кадрам вносит необходимую запись в соответствующую графу первой страницы трудовой книжки, если эта графа не была заполнена, либо дополнение к записи, которая уже имеется на данный момент. Заметим, что в данном случае применяется п. 2.4 Инструкции, и ранее внесенные записи зачеркивать не следует, а просто рядом с ними надо записать дополнительную информацию.

Как внести исправление в трудовую книжку о незаконности увольнения или перевода

Если работник не согласен с переводом на другую работу либо с формулировкой своего увольнения, он имеет право обратиться в контрольно-надзорный орган, комиссию по трудовым спорам либо в суд.

Если работодателем получен документ о признании незаконности увольнения или перевода, например, по решению суда, то ему придется восстанавливать своего работника на прежней работе, менять формулировку увольнения и т.д.

Приведем пример того, как можно сделать запись в трудовую, если  бывшего сотрудника по решению суда восстановили на работе:

1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество
				«Альтернатива»  (ЗАО «Альтернатива»)
8	10	04	2012	Принят в финансовый отдел на должность	Приказ от
				экономиста	10.04.2012  № 25-к
9	11	06	2013	Уволен за прогул, подпункт «а»  пункт 6	Приказ от
				статьи 81 Трудового кодекса Российской	11.06.2013 № 52-к
				Федерации
				Инспектор по кадрам   Подпись   Е.В. Лушина
				Печать
10	09	12	2013	Запись за номером 9 недействительна,	Приказ от
				восстановлен на прежней работе	09.12.2013  № 95-к

Если же нужно поменять формулировку причины увольнения, то в этом случае следует применять ч. 7 ст. 394 ТК РФ, и новая дата увольнения должна соответствовать дате вынесения решения судом. Также в данной ситуации по заявлению этого работника работодатель обязан будет оформить дубликат трудовой книжки без внесения записи с незаконной причиной увольнения.