Как происходит процесс передачи трудовых книжек сотрудников

Трудовая книжка, как и паспорт, – незаменимый документ каждого человека. Этот учетный регистр также имеет свою форму заполнения, правила заполнения и хранения, передачи между субъектами. Передача трудовых книжек может происходить в нескольких видах. Самые распространенные из них:

• трудовая книжка передается на руки или при наличии письменного согласия ее владельца пересылается почтой уволенному сотруднику в последний день его работы на предприятии;
• бланк трудовой и вкладыш в нее передаются специально уполномоченному сотруднику, ответственному за их хранение, ведение и правильное оформление, после выхода соответствующего приказа руководства.

Что представляет собой акт приема-передачи трудовых книжек и как правильно его оформить

Этот документ должен быть составлен, когда один кадровый работник получает должность и полномочия другого. В такой ситуации руководство должно в предусмотренные законом сроки издать приказ о соответствующей замене сотрудника, ответственного за заполнение, оформление и сохранность трудовых книжек сотрудников организации или предприятия.

В соответствии с основными положениями приказа новый уполномоченный работник отдела кадров после вступления в силу вышеупомянутого локального акта перенимает на себя ответственность и все обязанности своего предшественника.

Акт передачи трудовых книжек состоит из составных частей, в которых указывают:

• дату и место проведения процедуры приема-передачи и составления акта;
• номер документа;
• ФИО владельцев трудовых;
• серии и номера бланков трудовых, а также вкладышей в них;
• суммарное количество трудовых книжек и вкладышей в них;
• подписи сдавшего и принявшего трудовые книжки;
• подписи председателя и членов уполномоченной комиссии.

На сегодняшний день, к сожалению, система нормативно-правовых актов трудового законодательства РФ не содержит в себе основных рекомендаций относительно проведения процедуры приема-передачи трудовых книжек. Тем не менее, на практике утвердились определенные правила ее организации.

Передача трудовых книжек по акту выглядит следующим способом:

1. Создается специальная комиссия, ответственная за грамотное и соответствующее закону проведение процедуры и составления акта передачи трудовых книжек.
2. Проверяются все документы. Уполномоченным лицам комиссии следует также проверить правильность оформления имеющихся документов.
3. Комиссия обязана проверить и отсутствие необходимых документов. Для этого отдельной группой сотрудников составляется перечень документов, которые в обязательном порядке должны храниться на предприятии.
4. Самый сложный этап – правильно оформить акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них. Процедуру составления столь важного документа организации считают самой сложной, потому что необходимо учитывать всю информацию и детали.

Во время передачи трудовой книжки на руки сотруднику акт не составляется. Если сотрудник согласен с фактом увольнения, он должен написать заявление о выдаче кадровой службой своей трудовой книжки и всех имеющихся вкладышей в трудовую. Если же сотрудник не согласен с решением начальства о его увольнении или считает такие действия противозаконными, то в таком случае имеет место создание специальной комиссии, которая должна составить необходимый акт и вынести свое объективное решение по этому вопросу. Более того, все мероприятия, касающиеся передачи, приема и выдачи трудовых документов, должны быть зафиксированы в книгах учета движения бланков трудовых книжек на предприятии.