Как исправляется сделанная ошибочно запись в трудовой книжке

Ошибки при ведении документации допускаются часто. Трудовая книжка не является исключением. Специалисты из отдела кадров ответственны за ведение соответствующих документов – именно они на основании приказов начальства должны вносить записи в трудовые книжки. Если запись в трудовой книжке, сделанная ошибочно, не была исправлена, это может привести к серьезным трудностям для работника. Чтобы не было лишних хлопот, лучше сразу замечать ошибки, допущенные при заполнении, и исправлять их.

Записи в трудовую

Существует нормативно-правовая база, которая прописывает алгоритмы действий в разных ситуациях. Так, инструкция по принятию на работу и увольнению сотрудника подразумевает одни действия, а вот допущенные ошибки требуют исправлений. Согласно Постановлению, все ошибки в трудовой книге можно разделить на три вида: ошибка, дополнение или исправление. В связи с этим разрабатывается алгоритм действий.

Ошибка

Ошибкой считается внесение неправильных данных:

• дата принятия на работу или увольнения;
• неверно указанный номер приказа;
• ошибки в личных данных сотрудника;
• ошибка в нумерации записей.

Во всех случаях следует немедленно исправить допущенную неточность. Чаще всего оплошности происходят при заполнении раздела о работе.

Если ошибка обнаружена сразу, ее следует исправить посредством внесения записи о том, что запись под номером таким-то считать недействительной. После чего следующим порядковым номером вписать достоверную информацию. Если же обнаруженная ошибка была допущена несколько записей назад, следует нумеровать поясняющую запись (о том, что № такой-то недействителен), после чего вносить исправленную под следующим порядковым номером.

Ошибки являются частыми гостями при заполнении титульного листа. Вполне вероятно, что данные могут быть перепутаны по ошибке. Если в сведениях об образовании или паспортных данных допущена ошибка, это может повлиять в дальнейшем на начисление пенсии, поскольку даже в суде будет сложно доказать, что указанная в трудовой книге личность – вы, учитывая разницу данных.

Если ошибка обнаружена сразу, трудовая подлежит списанию и уничтожению, а вместо нее заводится новая книга. Если же человек успел сменить место работы и вдруг обнаружил такие ошибки, ему следует обратиться по месту работы, чтобы в трудовой книге провели соответствующие исправления. Ошибочно внесенные записи в трудовую книжку могут привести к затруднениям при устройстве на работу. В таком случае следует обратиться по месту предыдущей работы с просьбой исправить оплошности.

Дополнение

Дополнению подлежат данные, которые могут изменяться в процессе жизни. Это чаще всего происходит в графе сведений об образовании. Вполне логично, что человек со средним специальным образованием захочет окончить курсы повышения квалификации или заочно получить высшее образование. В таком случае на титульном листе в строках об образовании через запятую вносятся дополнительные записи. Также отмечается уточнение в графе «специальность и специализация».

На внутренней стороне титульного листа необходимо сделать ссылку о том, на основании какого документа внесены дополнения. Чаще всего это диплом или уведомление о повышении квалификации на основании приказа начальника.

Исправление

Чаще всего это происходит в трудовых книжках женщин. В связи с замужеством происходит смена фамилии, что следует указать в трудовой. Изменение записи осуществляется по месту работы. На титульном листе в строке фамилии пишется новая, а старая фамилия подлежит зачеркиванию.

Исправления также часто путают с ошибками. Если фамилия написана с ошибкой в одну букву – это уже ошибка. В таком случае необходимо сделать исправление путем написания правильной фамилии, а старую запись признать недействительной. Также необходимо сделать ссылку на подтверждающий документ и заверить ее печатью.

Что говорят нормативные документы?

• Если в трудовой книжке сотрудника есть неверная или неточная запись, согласно пунктам 24 и 28 Правил, она подлежит исправлению. Проводить эту процедуру нужно только на основании официального документа. В зависимости от локализации ошибки подтверждающим документом может выступать:

1. копия приказа о найме;
2. приказ о переводе на другую должность, место работы;
3. копия приказа об увольнении;
4. справка или выписка из документов;
5. диплом;
6. паспорт.

• Если запись в трудовой книжке сделана ошибочно, ее нельзя зачеркивать или закрашивать корректирующим карандашом. Алгоритм исправления такой:

1. ставится следующий порядковый номер;
2. вносится дата;
3. пишется: «Запись под №… является недействительной»;
4. делается правильная запись;
5. повторяется номер приказа неверной записи.

Если же ошибка допущена в номере приказа, следует указать дату обновленного приказа. Если в реквизитах приказа есть ошибка, исправить запись нужно только в четвертой графе.

• Аналогично исправляются другие записи – о приеме на работу или увольнении, о награде или переводе.
• Если с момента внесенной неверной записи прошло много времени, а за ней уже стоят другие записи, исправить ошибку все равно можно, ссылаясь на подтверждающий документ.