Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке

Во многих компаниях сотрудники отдела кадров или другие лица, ответственные за хранение документов, содержащих сведения о персонале, допускают ошибки при их заполнении. В результате этого у работника появляется ошибочная запись в трудовой книжке.

Наиболее часто различные неточности допускаются при заполнении разделов этого документа, содержащих информацию непосредственно о работе, награждениях и поощрениях сотрудника. Их запрещается исправлять путем зачеркивания, заклеивания, подчистки или замазывания корректирующей жидкостью. Вносить изменения таким образом можно только на титульном листе или 33-ей странице трудовой книжки.

Типичные ошибки и методы их исправления

В настоящее время среди многих работников и работодателей актуален вопрос о том, как правильно исправить ошибочную запись в трудовой книжке. Порядок внесения исправлений напрямую зависит от вида ошибки.

Самыми распространенными из ошибочных записей являются:

• неверное написание данных о сотруднике при заполнении титульного листа,
• непроставление надписи, свидетельствующей о выдаче новой трудовой книжки взамен поврежденной или утраченной,
• невнесение данных о стаже при заполнении дубликата документа,
• неверные данные об организации (или наличие сокращений) в разделе «Сведения о работе»,
• несоответствие наименования должности классификатору профессий.

Кроме этого, могут быть следующие ошибки:

• отсутствие печати на титульном листе,
• незаверение печатью записей, вносимых в разделах о поощрениях награждениях.

Не допускается исправление неверных данных, содержащихся на титульном листе. В этом случае он считается испорченным и подлежит списанию. Оформляется новый бланк. При отсутствии печати на титульном листе трудовой книжке работнику следует обратиться на предприятие, не проставившее ее (в случае, если это обнаружено через какое-то время после его увольнения или перевода). В случае его ликвидации подобные изменения могут быть внесены правопреемником или вышестоящей организацией.

При утере трудовой книжки необходимо оформить новую. В правом верхнем углу следует сделать надпись «Дубликат», а при ее повреждении – написать «Выдан дубликат» в углу старого документа. Сведения о стаже нужно вносить, исходя из содержания предоставленных сотрудником справок или заверенных копий приказов с предыдущих мест работы.

Полное наименование компании может быть проставлено как с помощью специального штампа, так и от руки. Эти данные должны соответствовать учредительным документам организации. В случае несоответствия наименования должности классификатору профессий, работодатель должен сделать запись о недействительности этих сведений и внести верное наименование. Записи о награждениях и поощрениях работника следует заверить печатью предприятия и подписью руководителя.

Информация для работников

При обнаружении неточностей, сотруднику, чтобы исправить ошибку в трудовой книжке, необходимо иметь в наличии такие документы, как:

• удостоверение личности,
• свидетельство о браке (если изменились личные данные),
• приказы, выписки или другие подобные документы,
• свидетельство об образовании (например, диплом).

Исправляя ошибку в личных данных, нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись и внести рядом верные сведения. Далее поставить печать и указать основания исправлений. Изменяя сведения об образовании, следует, не зачеркивая старых записей, внести новые через запятую. Обнаружив неправильную запись в разделе, содержащем информацию о работе или о награждениях, нужно указать о том, что она недействительна, после этого поставить подпись уполномоченного лица и печать, вписать верные данные. Каждой из них необходимо присваивать новый номер.

Работодателю

Во время увольнения сотрудника следует обязательно проверить правильность информации, содержащейся в трудовой книжке. При обнаружении им через какой-либо промежуток времени неточностей, следует в обязательном порядке произвести надлежащие исправления, исходя из предоставленных документов.

В случае отсутствия свидетельств, подтверждающих обоснованность внесения изменений, необходимо создать комиссию, состоящую из членов профсоюзного комитета, и на основании ее решения внести верные сведения.

Производя исправление ошибок в трудовых книжках, в качестве документов, подтверждающих стаж сотрудника, можно использовать не только приказы, выписки или справки с предыдущих мест работы, но и платежные документы, а также показания свидетелей.

Правилами ведения трудовых книжек категорически запрещается густо зачеркивать или замазывать корректирующей жидкостью неверные данные. Они должны быть легко читаемыми.