Что нужно делать, если закончилась трудовая книжка

Трудовая книжка гражданина Российской Федерации – своеобразный стажевой и трудовой паспорт, ведение которого производится ответственными лицами. Стоит отметить, что, несмотря на все инструкции, нормы, правила и предписания, некоторые сотрудники отделов не имеют представления о том, что делать, если закончилась трудовая книжка.

Вкладыши: когда они требуются

Трудовая книжка – это подтверждение накопленного трудового стажа. Ведением этого документа, согласно трудовому законодательству РФ, занимается уполномоченный орган – либо отдел кадров, либо секретарь организации, либо сам работодатель, если он является индивидуальным предпринимателем. В любом случае закон распространяется на всех в равной степени.

Трудовая книжка разбита на разделы, в каждом из которых должна храниться определенная информация. Обычно одной трудовой книжки хватает работнику на всю его профессиональную жизнь, однако встречаются и частые исключения. Например, такие:

• раздел трудовой, содержащий сведения о награждениях сотрудника, уже переполнен всевозможными записями из-за результативной профессиональной и творческой деятельности своего владельца;
• сведения о работе некуда вносить из-за того, что в соответствующем разделе нет пустых строк; так случается, когда человек часто меняет место работы, трудится на сезонных работах.

Описанные ситуации не могут стать поводом для оформления нового бланка трудовой книжки, поэтому кадровики поступают иначе – оформляют вкладыши в трудовую. Такой законодательный подход наиболее разумен. Если бы каждый раз после окончания трудовой книжки заводилась новая, то последствия были бы примерно такими:

• была бы постоянная путаница в документах;
• участились бы случаи утерь первоначальных бланков;
• возросла бы вероятность подмены трудовых и прочее.

Безусловно, такие ситуации повлекли бы за собой целую череду неприятностей для работников и работодателей.

Оформление вкладышей

В современной практике часто встречаются случаи, когда закончилась трудовая книжка, а что с этим делать и как поступить, ответственный кадровый работник толком не знает. К любому подобному случаю имеется уже составленная инструкция, которой необходимо пользоваться. К ним в данном случае можно отнести Трудовой кодекс РФ, а также специальные Правила и Инструкции по заполнению и хранению трудовых книжек работников.

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельный бланк. Он такой же документ, как и трудовая, по своей юридической силе, однако без нее не является действительным. Иногда вкладыши в трудовую книжку кадровики пытаются заменить даже обычными белыми листами. Такие действия – грубейшие ошибки.

В инструкциях указано, что после окончания бланка трудовой книжки предусмотрено оформление вкладыша, который в дальнейшем вшивается в нее. Именно вшивается, а не вклеивается или прикалывается. Только после вшивания вкладыша можно быть практически полностью уверенным, что он не будет утерян или заменен.

Правила заполнения вкладыша такие же, как и для самой трудовой. Есть несколько нюансов:

1. Нумерация во вкладыше сквозная, то есть продолжается согласно нумерации записей в трудовой книжке.
2. Если возникает необходимость изменения личных данных документа (например, фамилии в связи с замужеством или разводом), то они производятся и в трудовой, и во вкладыше.
3. Вшивать вкладыш нужно после того, как он полностью оформлен (внесены личные данные). Это связано с тем, что в случае порчи вкладыша его нужно будет списать.