Как работает онлайн-касса

Для того чтобы понять, как работает онлайн-касса, не нужно иметь специальных познаний из области компьютерной техники и электроники. Контрольно-кассовой машиной (ККМ) называется специальное устройство по учету, шифрованию и передаче сведений о движении денежных средств.

Контрольно-кассовая машина: понятие и устройство

15 июля 2016 года в законную силу вступили изменения, коснувшиеся закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Для большей части бизнесменов и предпринимателей изменились условия обслуживания покупателей. Работать теперь можно только с применением онлайн-касс — такое название получило специальное устройство, внешне напоминающее обычный кассовый аппарат, но выполняющее больше функций, чем свой предшественник.

В состав ККМ входят кассовый аппарат, сканер для считывания штрих-кодов, устройство для печати чеков на бумаге и фискальный накопитель. Кассовая машина должна быть подключена к сети Интернет для передачи данных оператору фискальных данных — посреднику-юридическому лицу, получившему лицензию на хранение и обработку информации о торговых операциях.

Работа с онлайн-кассами для рядовых кассиров почти ничем не отличается от работы с обычным кассовым аппаратом: основную функцию по обмену информацией с оператором фискальных данных умная техника выполняет самостоятельно без постороннего вмешательства.

Как это работает?

Принцип работы онлайн-кассы основан на одновременной обработке информации о движении денежных средств, а также обмене этой информацией с налоговой службой при помощи оператора фискальных данных.

Для получения большего представления можно изучить схему работы онлайн-кассы на рисунке ниже:

Из представленной схемы видно, как работает онлайн-касса:

1. Покупатель при покупке товара или услуги вносит деньги, продавец принимает их и вносит информацию в ККТ о движении денежных средств.
2. Онлайн-касса через Интернет передает электронную копию чека со специальной «электронной подписью» оператору фискальных данных, который затем направляет сведения налоговой службе.
3. После обмена данными с налоговыми органами оператор «сообщает» кассовой машине, что ее информация обработана и ей присвоен специальный номер.
4. Чек онлайн-кассы, содержащий все необходимые реквизиты, в том числе отметку налоговой службы, вручается покупателю.
5. Покупатель всегда сможет проконтролировать, зафиксирован ли прием его денег продавцом, через интернет-портал, адрес которого обязательно указывается в кассовом чеке.

Обработанная информация хранится на фискальном накопителе, который включается в устройство контрольно-кассовых машин.

Правила, которые нужно соблюдать

Для того, чтобы успешно пройти обучение работе с онлайн-кассами, нужно знать и помнить несколько основных правил пользования этой техникой.

• Использовать исключительно кассовые аппараты нового образца, которые зарегистрированы в официальном реестре ККТ.
• Рабочее место должно быть оборудовано точкой подключения к сети Интернет.
• В начале и конце рабочей смены с помощью онлайн-кассы необходимо сформировать фискальный отчет о начале и окончании периода работы.
  

  Это важно!
  Кассовый чек или другой документ строгой отчетности не может быть сформирован по истечении 24-часовой рабочей смены.

• Для корректировки расчетов кассиру нужно создать корректирующий кассовый чек. Сделать это можно будет после начала рабочей смены, но не позднее ее окончания.
• При замене оператора фискальных данных или внесения других сведений в документы о регистрации или перерегистрации ККТ, все фискальные данные, получение которых не было подтверждено предыдущим оператором, передаются новому ОФД.

Для справки:
Закон №54-ФЗ позволяет в некоторых случаях отступать от общих правил работы ККТ. Например, если рабочее место кассира находится на территории, где подключение к Интернету проблематично, допускается использование контрольно-кассовых машин без обязательной передачи сведений операторам фискальных данных.

Обучение

Допустим, вы — собственник бизнеса, ваш персонал получил новые кассы-онлайн, правила работы с которыми еще предстоит усвоить. Как правильно организовать процесс переобучения работников для работы с новой техникой?

Можно в приказном порядке обязать продавцов самостоятельно научиться обращению с онлайн-кассой, инструкция по работе с которой зачастую понятна только специалистам. Не стоит объяснять, что в этом случае высок риск появления частых ошибок кассиров, а значит — простоев бизнеса.

Лучшим способом решить проблему будет направить работников, желающих обучиться кассе-онлайн, на специализированные курсы: затраты на обучение с лихвой компенсируются бесперебойной работой персонала и оборудования.