По каким правилам вшивается вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – главный документ работника, подтверждающий его трудовой стаж, квалификацию и опыт. Но нередки случаи, когда в ней заполнены все страницы какого-либо раздела. Тогда необходимо вшить специальный вкладыш. Вкладыш оформляется так же, как и сама трудовая книжка. Но при его заполнении неизменно возникают те или иные вопросы. Какие правила вшивания вкладыша в трудовую книжку установлены законом?

Основные особенности

Свод правил по заполнению трудовых и вкладышей к ним в 2003 г. установлен Министерством труда. Рассмотрим их более подробно.

• Вкладыш оплачивается самим сотрудником. Но если бланк был испорчен вследствие невнимательности отдела кадров, тогда все расходы на новый документ на себя берет предприятие.
• Должным образом оформить вкладыш в случае необходимости обязаны сотрудники кадрового отдела предприятия.
• При выдаче вкладыша на титульном листе трудовой ставится пометка «Выдан вкладыш». Вместе с этим прописываются серия и номер вкладыша, проставляется соответствующая дата.
• В качестве даты указывается реальная дата заполнения вкладыша.
• Сотрудник обязан предъявить все необходимые документы (паспорт, дипломы об образовании), чтобы специалист кадровой службы смог верно заполнить лицевую сторону вкладыша.
• Порядковые номера всех записей во вкладыше обязательно продолжают ту нумерацию, что имеется в трудовой книжке. Получается, что вкладыш является продолжением документа сотрудника.
• Трудовая книжка сотрудника может иметь любое число вкладышей. А номера и серии каждого из них просто отражаются на титульном листе в порядке очередности.

Каким образом вшивается вкладыш

Отметим, что ныне действующее законодательство четко не регламентирует, каким именно образом в трудовую вшивается вкладыш. Не даны рекомендации, в частности, куда он помещается (в начало, конец или середину книжки), какие нитки применять и сколько швов делать. Все эти вопросы остаются на усмотрении кадровой службы предприятия. Причем просто вложить вкладыш в документ нельзя – он может со временем потеряться. В случае потери данного документа восстановить раннее внесенные записи будет весьма проблематично.

Технически удобнее вшить вкладыш в трудовую книжку ровно посередине. Но тогда он будет разделять собой все предыдущие записи и их просмотр будет затруднен. Поэтому многие крепят его именно в конец трудовой (между последней страничкой и обложкой). Вкладыш лучше пришивать ниткой с помощью 3-5 проколов.

Следует отметить, что вкладыш должен быть именно прошит, а не вклеен, прикреплен скотчем или степлером. Эти методы используются редко, поскольку не обеспечивают должной надежности.

Как исправляются ошибки во вкладыше

Отдельным пунктом в своде правил оговаривается, что при выявлении неверной записи в трудовой и ее вкладыше все исправления должны производиться по месту той работы, где была допущена ошибка. Это можно сделать и на новом месте работы. Но тогда работодателю придется делать официальный запрос на прежнее место службы, чтобы выявить причины нарушений и найти способы их решения. Каких же правил следует придерживаться при исправлении ошибок во вкладыше?

• Если при заполнении бланки вкладыша были испорчены, то они подлежат уничтожению. При этом в обязательном порядке составляется соответствующий акт, к которому прилагаются подлинные номера из вкладышей. Номера вырезаются и подклеиваются к акту. Все испорченные документы хранятся в материальных отчетах предприятия.
• Исправленные сведения о месте службы, переводах и награждениях должны соответствовать соответствующему приказу или распоряжению. Если приказ утерян или неверно оформлен, то те или иные исправления производятся на основании других документов. Причем показания свидетелей здесь не играют никакой роли. Все должно быть подкреплено документально.
• В основных разделах вкладыша (сведения о работе и сведения о наградах) зачеркивание неверных записей запрещается. Любое изменение данных осуществляется путем признания их недействительными. После этого уже вносится верная информация.

Описанными выше способами исправляются любые имеющиеся неточности во вкладыше к трудовой книжке, независимо от его давности и номера.