Правильно оформленная запись в трудовой книжке о приеме на работу

Перед тем как сделать  запись в трудовой книжке о приеме на работу работнику кадровой службы необходимо определить — будет ли трудовая книжка оформлена впервые или ее заполнения будет представлять собой продолжение заполнения уже имеющегося документа.

Как свидетельствуют результаты проводимых проверок кадровых служб, наиболее существенные ошибки допускаются в разделе сведения о работе, поэтому следует обратить особое внимание на правильное и достоверное внесение сведений в данный раздел.

Особенности заполнения раздела «Сведения о работе» впервые

Внесение сведений о службе

Если до нынешнего трудоустройства сотрудник проходил военную службу, перед тем  как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу необходимо указать соответствующие сведения о службе. Отражению подлежит информация о службе, проходимой в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и в других, предусмотренных законодательством случаях,

Пример:

1 /13.02.2013 / Служба в вооруженных силах Российской Федерации с 20.11.2007 по 21.11.2009 /

Военный билет МН № 150612.

Общество с ограниченной ответственностью «Земля»

(ООО»Земля»)

2 / 13.02.2013 / Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера  /  Приказ от 13.02.2013 № 61 к

Указание стажа

Необходимо обратить внимание, что внесение информации о том, что работник не имел стажа до поступления на работу, не требуется.  Отражение подобных сведений не предусмотрено ни Инструкцией, ни Правилами.

Внесение записей о приеме

Правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу должна производиться в следующей последовательности.

Заголовок

Название работодателя указывается в графе 3 раздела, который содержит сведения работе, отдельной строчкой. Поскольку название организации считается заголовком, напротив него (в 1 и 2 графе) не указываются ни порядковый номер, ни дата. Наименование работодателя должно быть указано в полном и сокращенном варианте.

Пример  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу :

Общество с ограниченной ответственностью » Кипарис»

(ООО «Кипарис»)

              1 / 01.02.2013 / Принят водителем/ Приказ от 01.02.2013 № 16-к

В соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФ, работодатели, являющиеся юридическими лицами, обязаны вести трудовые книжки на всех работающих свыше 5 дней сотрудников. При определении реквизитов, являющихся наименованием организации, следует обратиться пункту п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Указанный документ предусматривает следующие требования относительно правильного названия юридического лица:

• Наименование должно быть закреплено в ее учредительных документах;
• Название должно быть указано полностью, без каких либо сокращений;
• Если в учредительных документах присутствует сокращенное наименование организации, оно должно приводиться в скобках под полным наименованием или после него.

В случае если работодатель является индивидуальным предпринимателем, должны указываться его фамилия, имя и отчество.

Пример того,  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю:

Индивидуальный предприниматель Сергеев Иван Петрович

5 / 10.07.2012 / Принят товароведом / Приказ от 10.07.2012 № 7-к

Номер

Непосредственно под заголовком, без пропуска дополнительной строчки, в графу 1 вносится порядковый номер.  Номера с 1 по 9 не требуют добавления 0 перед соответствующей цифрой.

Дата

Что касается указания даты трудоустройства, она должна вноситься в графу 2. Следует помнить, что датой приема является дата первого рабочего дня и ни в коем случае не дата внесения сведений.  Ошибочное внесение сведений о начале работы повлечет за собой неправильный  расчет трудового стажа.

Неопытных кадровиков не должно смущать то, что дата первичного оформление трудовой книжки, проставляемая на титульном листе и дата начала работы могут не совпадать.  Такое несоответствие может быть вызвано тем, что оформление титульного листа при первичном трудоустройстве должно быть произведено не позднее недельного срока со дня трудоустройства.  Между тем как в содержательной части сведений, указывается фактическая дата начала работы.  Таким образом, учитывая указанные обстоятельства, несоответствие вполне может иметь место.

Сведения о работе

Сведения о наименовании структурного подразделения и должности вносятся в графу 3. Следует отметить, что структурное подразделение должно быть указано только при условии, что оно отражено в трудовом договоре,  между тем как наименование должности, специальности и профессии происходит в любом случае.

Перед тем  как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу необходимо удостовериться в том, что название должности соответствует наименованию, указанному в  штатном расписании.

Следует обратить внимание на случаи, когда в соответствии с ТК РФ при выполнении обязанностей по некоторым должностям, профессиям или специальностям положены определенные льготы (компенсации) или предусмотрены какие-либо ограничения. При указанных обстоятельствах, наименование должности должно  строго соответствовать названию, указанному в квалификационных справочниках.

Основание для внесения сведений

Далее в четвертую графу вносятся реквизиты (дата и номер) приказа в соответствии с которым сотрудник принят на работу.

Следует обратить внимание, что все записи удостоверяются подписью и печатью работодателя  только при увольнении сотрудника.  Заверка каждой сделанной записи прямо противоречит пункту 3.1 Инструкции.

 Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу  в части внесения сведений

Очень часто на практике встречается распространенная ошибка, когда вносимая в книжку запись содержит лишнюю информацию. При этом кадровики руководствуется пунктом 10 Правил, который содержит требование о точном соответствии вносимых сведений тексту приказа.

В результате неправильного понимания требований данного пункта, вносятся сведения о заключении трудового договора с испытательным сроком, период испытательного срока, продолжительность периода трудоустройства, характер выполняемых обязанностей и даже причины по которым временно отсутствует основной работник.

Сотруднику кадровой службы необходимо понимать, что запись о приеме должна представлять собой краткую выписку из приказа. В данной выписке необходимо указать структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник у данного работодателя.  Именно эта информация должна строго соответствовать тексту приказа.  Отражение других сведений, тем более переписывание всего текста приказа дословно в трудовую книжку работника — не допустимо.