Основные положения о ведении журналов учета и движения трудовых книжек

Нормативные документы обязывают предприятия и организации вести журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ содержит сведения обо всех принятых трудовых книжках от сотрудников во время их оформления на рабочем месте. Если книжка содержит вкладыш, он также подлежит регистрации. Ведение журнала учета обязательно для исполнения в любой организации, независимо от формы собственности.

Для журнала установлен срок его хранения в 75 лет. Есть строгие требования к самому журналу: поскольку им пользуются на протяжении длительного срока и затем помещают в архив, то его необходимо обернуть плотной картонной обложкой и прошить нитками. На последней странице обложки выводят концы ниток, заклеивают их прямоугольным кусочком бумаги. На нем проставляют количество страниц, ставят дату и заверяют надпись подписью руководителя организации.

Правила заполнения журнала

Открывается журнал учета выдачи трудовых книжек проставлением числа, месяца и года, когда он заведен, то есть со дня его принятия отделом кадров. Эта информация необходима для получения справочной информации. Учетный журнал должен быть прошнурован, иметь номера на каждой странице и пломбу.

Когда заканчивается место для записей о трудовых книжках, журнал подлежит сдаче в архив под роспись архиватора.

Есть обязательные требования к тому, как опломбировать журнал выдачи трудовых книжек: форма пломбы должна быть строго индивидуальной, с одноразовым использованием. Эти меры предосторожности направлены на ограничение несанкционированного доступа посторонних лиц к данным журнала.

Перед тем, как начать работу с книгой, необходимо установить на титульном листе ее порядковый номер, проставить номерной знак пломбы в соответствующих строках журнала. Если у организации будет отсутствовать журнал учета, то руководителей могут привлечь к административной ответственности и наложить штраф до 50 тыс. рублей.

Несмотря на то, что законодательством установлена строгая форма, у некоторых журнал учёта трудовых книжек заведен в произвольной форме. В случае, когда это обнаруживается, его необходимо закрыть, опломбировать и сдать в архив.

Какие сведения заносят в журнал:

• Сведения обо всех принятых от сотрудников трудовых книжках, полученных во время приема на работу.
• Сведения о вновь открытых трудовых книжках на данном предприятии на новых сотрудников.
• Сведения обо всех выданных вкладышах к трудовой книжке для тех сотрудников, которые работают постоянно на предприятии. Если вкладыш был выдан в другом месте работы сотрудника, то вносят только данные о его трудовой книжке. Запись о вкладыше проводится в следующей строке журнала.
• В 1 графе проставляют все порядковые номера книжек, полученных от сотрудников.
• 2,3, 4 графы предназначены для проставления даты их приема. Иногда дата оформления книжки в отделе кадров может не совпадать с датой приема сотрудника на работу.
• 5 графа журнала предназначена для проставления полных инициалов ее владельца.
• В 6 графе следует записывать серию и номер трудовой книжки. Некоторым сотрудникам пожилого возраста выдавали трудовые книжки старого образца – в них не обозначен ни номер, ни серия книжки. Тогда сотрудник отдела кадров просто ставит прочерк в этой графе. Оставление этой графы без какой-либо записи может быть растолковано как пренебрежительное отношение к правилам заполнения журнала.
• Для регистрации новой трудовой книжки необходимо получить оприходованный бланк, прошедший регистрацию в расходных документах предприятия. Законом запрещено использование книжек, не зарегистрированных в расходных документах.
• 7 графа предназначена для заполнения специальности и профессии сотрудника, его категории, квалификации, разряда.
• В 8 графе отмечают наименование организации, подразделение, куда зачислен сотрудник. Если в организации есть сложная структурная схема, то необходимо записывать не только то подразделение, куда принят сотрудник, но и вышестоящие, в состав которого входит определенное подразделение.
• 9 графа предназначена для заполнения основания для приема на работу, номер приказа или распоряжения, на основании которого сотрудник приступил к своим рабочим обязанностям.
• В 10 графе проставляется подпись кадрового сотрудника, занимающегося принятием трудовой книжки от сотрудника.
• В 11 графе отображается уплаченная работником сумма за получение бланка трудовой книжки или ее вкладыша. Эта графа заполняется только в случае оформления вновь заведенной книжки. Для других случаев в ней проставляют прочерк. Но есть и такие предприятия, которые могут себе позволить не взимать со своего сотрудника за нее денежное возмещение, и в этом случае также ставят прочерк.
• 12 и 13 графа будет заполняться в случае увольнения сотрудника с предприятия. 12 графа должна отображать число, месяц и год выдачи книжки на руки сотруднику, а 13 графе проставляется подпись о ее получении.

Как заполняется журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал учета ведется от руки, и если кадровый сотрудник допустил ошибку при написании, то запись зачеркивают так, чтобы ее можно было прочесть, а рядом делают правильную запись. При этом слова «исправленному верить» ставятся обязательно.

Во время многочисленных проверок у аудиторов могут появиться вопросы, почему книга учета не опломбирована. Поэтому нужно знать, как опломбировать журнал учета трудовых книжек по правилам. Под пломбой понимают небольшую металлическую пластину, которой следует опечатать журнал учета.

В правилах ведения журнала учета нет определенных требований к виду пломбы, и руководитель может использовать самое доступное средство для пломбирования, отвечающее требованиям ГОСТа. Пломба должна быть строго индивидуальной и предотвращать несанкционированный доступ к изменениям любых записей. Очень многие предприятия пользуются пленочными пломбами, с поставленным на них идентификационным номером. Эти пломбы не мешают ежедневной работе с журналом.