Обязательно ли делать отметку в трудовой книжке при выдаче вкладыша?

Трудовая книжка представляет собой основной документ, содержащий сведения о рабочей деятельности и стаже сотрудника. Подобные документы часто имеют вкладыши, также содержащие важную информацию. Согласно правилам учета движения трудовых книжек, их необходимо регистрировать в специальном журнале наравне с трудовой книжкой. В связи с этим, актуален вопрос о том, нужно ли делать отметку в трудовой книжке при выдаче вкладыша.

Заполнение трудовой книжки

В случае отсутствия у сотрудника этого документа по причине поступления на работу впервые, при заключении трудового договора работодатель должен оформить его согласно законодательству. При утрате или повреждении сотрудник должен уведомить работодателя, который в данной ситуации обязан оформить ему новую трудовую книжку.

Заполняя ее, необходимо внести такие сведения, как:

• о стаже работника до поступления в компанию,
• о рабочей деятельности и поощрениях согласно данным с последнего места работы.

Указывая стаж, следует написать точное количество лет, месяцев и дней работы, а не название организации, периоды трудовой деятельности и занимаемые должности.

При оформлении нужно обращать особое внимание на титульный лист, так как он содержит сведения о владельце, важные для документа, не предполагающего наличие фотографии. Это такие, как:

• фамилия, имя, отчество,
• дата рождения.

Еще одним важным моментом является заверение внесенной информации печатью компании. Согласно действующему законодательству, все записи следует заверять непосредственно печатью организации, а не отдела кадров.

Наряду с этим распространены ошибки, возникающие при внесении данных о работе. Первой должна следовать запись о приеме на работу, а не какая-либо другая информация. Эти сведения должны соответствовать приказу или распоряжению, и содержать наименование должности, квалификации, специальности и отметку о назначении в конкретное подразделение.

Вкладыш

Часто в трудовой книжке заполняются все страницы какого-либо раздела. Это влечет за собой необходимость вшивания вкладыша для последующего вписывания нужной информации. Следует обратить внимание на необходимость его оформления и ведения работодателем наравне с трудовой книжкой, а также на недействительность без предоставления основного документа.

Вкладыш для определенного раздела должен содержать точное количество страниц. В частности, для сведений о работе его объем составляет 9 разворотов, а для данных о награждениях – 8.

Законодательство предусматривает необходимость проставления специального штампа, свидетельствующего о его выдаче, с указанием серии и номера. Однако не определяет для него конкретного места. В связи с этим, актуален вопрос о том, на какой странице трудовой книжки делается запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке.

По словам специалистов, отметку о нем надо делать в правом верхнем углу титульного листа, а вшивать его – между обложкой и последней страницей документа. При этом не имеет значение качество используемых ниток.

Нужно учитывать, что согласно закону, отметка в трудовой книжке при выдаче вкладыша должна быть проставлена именно в виде штампа, а не от руки. В данном случае рукописная запись не является корректной. Нумерация страниц во вкладыше должна быть сквозной и продолжать существующую в трудовой книжке.

Вкладыш часто оформляют не только при заполнении всех страниц документа, но и для исправления ошибок и внесения верной информации. Наиболее распространенным случаем является внесение части записи, представляющей собой сведения о работе, в раздел о поощрениях. Зачеркивание неправильной информации в данных разделах не допускается. Исправление подобных записей нужно производить, признав их недействительными и внеся верную информацию. В данном случае следует признать недействительной запись в разделе о награждениях и исправить ее путем оформления вкладыша, в который нужные данные внести в раздел о работе.

Нужно обратить внимание, что закон не предусматривает четкого количества вкладышей, которое может иметь трудовая книжка сотрудника. Однако при регистрации каждого из них необходимо делать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку в специальном журнале.