Как оперативно и правильно сделать исправления в трудовой книжке?

Трудовая книжка сотрудника является основным документом, подтверждающим его стаж, успехи и достижения на рабочем месте, что дает гарантии на оформление пенсии. Вот почему так важно правильно заполнять этот документ. Чтобы в дальнейшем не возникли вопросы по поводу начисления льгот и пенсии, необходимо правильно оформить и вести трудовую. Также следует знать, как правильно делать исправления в трудовой книжке, если вдруг появится такая необходимость.

В трудовой книжке ведется учет каждого места работы и период пребывания работника в качестве сотрудника той или иной организации. Чтобы трудовая правильно была заполнена, существуют стандарты и нормы, в которых прописаны четкие правила ведения, хранения и заполнения документа.

Чтобы правильно внести изменения в запись, следует действовать строго в правовом поле. Для этого необходимо ознакомиться с трудовым законодательством Российской Федерации и его основными документами, в которых прописаны правила заполнения, ведения и способы исправления записей в трудовой книжке.

Правовые основы

Все виды исправлений, дополнений или изменений в трудовой книге сотрудника могут осуществляться только в рамках правового поля, закрепленного в следующих документах:

• Инструкция от 10.10.2003. В ней прописаны все возможные манипуляции с трудовой книгой: заполнение, хранение, внесение изменений и т.д.
• Правила ведения, хранения трудовых книжек, в которых также прописано, как исправить ошибки в трудовой книжке.
• Внутренние правила организации, в которой работает сотрудник. Бывают случаи, которые в Правилах и Инструкции указаны в общем виде. Это касается поощрения и вынесения благодарности, при которых только начальник, основываясь на должностной инструкции и внутреннем уставе организации, может решать, какой именно вид поощрения применить.

Согласно законодательству, трудовая книжка является персональным документом сотрудника. Она отображает успехи в труде, карьерный рост, квалификационный уровень, причины увольнения. В книге отображены сведения о работе, сотруднике, наличии наград и особых успехов в труде. Она попадает в разряд основных кадровых документов и является обязательной при найме работника.

Более того, трудовая книга сотрудника выступает гарантом сохранения прав работника, поскольку является документом, подтверждающим место работы и период времени, во время которого работник числится в организации. Если возникает необходимость в увольнении, владелец книжки может рассчитывать на правомерное освобождение от дел за счет статьи увольнения и надеяться на определенные выплаты от организации в случае вынужденного расторжения договора перед отпуском.

Согласно Постановлению Правительства №225 2003 года, Инструкция № 69 утвердила:

• порядок заполнения трудовых книг;
• форму расходной книги учета бланков трудовой;
• форму книги учета движения трудовых книжек.

В Инструкции точно написано, как исправить ошибки в трудовой книжке, если запись сделана неправильно.

Виды ошибок

Ошибки при заполнении трудовой – довольно частое явление. Проблема может заключаться в неправильном или некорректном заполнении титульного листа трудовой книги. Особенно часто ошибки допускаются в личных данных работника, ФИО или других паспортных данных, что в результате может привести к серьезным трудностям в дальнейшем при обращении в Пенсионный фонд за начислением пенсии.

В случае допущения ошибки при первичном заполнении трудовой необходимо помнить, что любые исправления недопустимы. Если допущена ошибка, книжка признается недействительной, организация покупает новую и правильно заполняет ее. Трудовая книжка с ошибками становится ненужной, поэтому подлежит аннулированию и уничтожению.

Вся ответственность за ведение, хранение и заполнение книг лежит на работодателе, поэтому при допущении ошибки ее необходимо оперативно исправить. К основным видам ошибок относится некорректное заполнение при оформлении на работу, при увольнении, при внесении записи о поощрении и т.д.

Распространенные ошибки

Наиболее распространенными являются исправления в трудовой книжке по дате приема. Очень часто можно сделать ошибку в числах, что ведет за собой несоответствие информации в трудовой книжке с приказом о назначении на должность. Как только ошибка будет обнаружена, она подлежит исправлению. Следующей записью прописывается «запись №… считать недействительной» и далее прописывается правильная.

Алгоритм исправления той или иной ошибки зависит от ее вида. Порой дело приходится передавать в суд, поскольку невозможно точно определить принадлежность трудовой книжки. Такие ситуации чаще всего связаны с ошибками при внесении личных данных работника.

Некоторые специалисты кадрового отдела не знают, как исправить запись в трудовой книжке, если неверно введено название организации. Причиной неразберихи могут служить постоянные дополнения к Инструкции, которые правительство принимает с целью оптимизации процесса работы и обеспечения соблюдения прав работодателя и сотрудника.

Принцип такого исправления приблизительно следующий: необходимо признать запись недействительной и следующим номером сделать корректную запись. Также следует учесть, что в трудовой книге название организации следует указывать полностью. В таком случае недопустимы аббревиатуры или сокращения слов. То же касается любой записи: все слова должны писаться полностью.

Исправление, дополнение или изменение записи?

В процессе заполнения трудовой книжки могут допускаться разные виды ошибок. Избежать таких оплошностей невозможно, поскольку даже одна буква разницы в имени считается ошибкой. Особенно следует быть внимательными при написании таких имен, как «Наталья» и «Наталия». Оба варианта имени являются правильными, и его написание допускается в любом виде, однако при заполнении документов писать нужно то имя, которое написано в паспорте. Если же подобная ошибка не будет вовремя обнаружена, то работнику придется в судебном порядке доказывать собственность документа, иначе Пенсионный фонд не признает трудовую книгу.

Чтобы узнать, как можно исправить запись в трудовой книжке, следует действовать по ситуации. В зависимости от вида ошибки существует четкий алгоритм исправления. Если произошла описка при внесении личных данных работника, необходимо завести новую книгу. Если же речь идет о необходимости дополнения, то дела обстоят по-другому.

Дополнение

Необходимо уточнить, какой вид неточности допущен в трудовой. Если речь идет о внесении заметки о полученном высшем образовании или повышении квалификации, то необходимо просто внести дополнение. Это происходит так:

• в графу об образовании необходимо точно, без сокращений, разборчиво внести запись о полученном высшем образовании и указать вид специальности и специализации работника;
• на титульном листе с внутренней стороны обложки делается ссылка, которая указывает на подтверждающий документ. В данном случае речь идет о дипломе, который говорит о получении высшего образования.

Обычно после повышения квалификации сотруднику должны повысить заработную плату по ставке или перевести на более высокую должность.

Внесение этих данных в интересах самого сотрудника, поскольку в соответствии с ними будут начисляться дополнительные льготы. Также это положительно отразится на карьерном росте, что немаловажно для успешного продвижения по службе. Поэтому необходимо как можно быстрее принести диплом в отдел кадров или к начальнику, если организация небольшая, и он самостоятельно занимается заполнением трудовых книжек, и попросить внести соответствующее дополнение к записи.

Изменение

Изменения в трудовой книге необходимы с целью уточнения некоторых фактов. Чаще всего они связаны со сменой фамилии или других паспортных данных. В таком случае необходимо добиться соответствия информации в обоих документах. Но как исправлять ошибки в трудовой книжке?

В данном случае речь идет не об ошибке, а об изменениях. Чаще всего это связано с замужеством, когда после свадьбы девушка берет фамилию мужа. Для таких ситуаций также разработаны правила корректировки информации с целью ее соответствия. Прежде всего, необходимо тонкой линией зачеркнуть старую информацию, а сверху написать новую. Также придется делать ссылку на документ, который подтверждает данные перемены. Свидетельства о браке достаточно. На титульном листе делается пометка: «Согласно документу такому-то от такого-то числа».

Следует заметить, что исправление названия организации в трудовой книжке не является изменением. Это является грубой ошибкой и требует правильной процедуры исправления. В Инструкции на такой случай предусмотрены четкие правила, определяющие последовательность корректировки записи посредством признания ее недействительной и написания новой, точной.

Конечно, исключением является исправление названия организации в результате смены его названия во время работы сотрудника. В таком случае необходимо, согласно пункту 3.2 Инструкции, внести новую запись с исправлением, но не нумеровать ее. Это связано с тем, что изменение не касается занимаемой должности или смены места работы. В четвертой графе необходимо указать номер приказа, на основании которого провели исправление. Вторую графу необходимо также оставить пустой, поскольку сотрудник не увольнялся, а значит, нет необходимости прерывать его рабочий стаж.

Процедура исправления ошибки

Если допущена ошибка в названии организации в трудовой книжке, это необходимо исправить в отделе кадров. В таком случае неверная запись должна быть признана недействительной в соответствии со статьей 1, пунктом 2 Инструкции о ведении трудовых книг. В зависимости от места и вида ошибки алгоритм исправления может иметь некоторые отличия.

Если была допущена ошибка при заполнении разделов книги, необходима аннуляция записи и требуется внесение новой заметки. В третьем разделе «Сведения о работе» и четвертом разделе «Сведения о наградах» запрещается делать зачеркивания или какие-либо другие поправки или замазывания корректором.

Обычная процедура исправления происходит так:

1. Начальник должен издать приказ, который будет основой для аннулирования неверной записи.
2. Данный документ доводится до сведения сотрудника и заверяется подписью начальника и работника, а также печатью.
3. Приказ передается в отдел кадров, где происходит процедура изменения записи.
4. В первой и второй графах необходимо написать порядковый номер и дату.
5. В третьей графе следует засвидетельствовать, что запись по номеру такому-то недействительна.
6. Далее необходимо сделать правильную запись в третьей графе строкой ниже.
7. В четвертой графе следует указать номер приказа, который выступает подтверждением недействительности предыдущей записи.

В отличие от такой процедуры исправление названия организации в трудовой книжке происходит в соответствии с последовательностью, указанной выше в пункте «изменение». Однако следует отличать ошибку от исправления в результате смены названия организации. Если произошла официальная смена в названии, то приказ начальника подписывается только им и доводится до сведения сотрудников. Таким образом, все работники организации будут иметь одинаковые записи на основании одного и того же приказа, который является универсальным.