Зачем нужно ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу

Вопросом, нужно ли ставить печать в трудовой книжке при приеме на работу, задаются многие работодатели и уполномоченные ими органы – отделы кадров. Дело в том, что законодательство Российской Федерации определяет перечень юридических лиц, которые обязаны иметь, помимо учредительных договоров, также специальные гербовые печати, которые содержат в себе основные реквизиты организации/предприятия.

Оттиски этих печатей должны содержать практически все документы, прямо связанные с организационной и хозяйственной деятельностью предприятия. Примерами обязательных носителей печатей являются:

• трудовая книжка;
• приказы руководства;
• инструкции, распоряжения.

В нормативно-правовых актах прямо не указано, что в трудовых договорах или трудовых книжках в обязательном порядке должны присутствовать печати юридических лиц.

Парадоксальная ситуация

Согласно Трудовому кодексу РФ, при приеме на работу нового сотрудника необходимо составить трудовой договор в двух экземплярах. Один предназначается для сотрудника, другой – для работодателя. Однако при всем желании в Кодексе невозможно найти положение, регламентирующее заверку трудового договора печатью юридического лица априори. На практике сложилась ситуация, когда оттиск этой печати удостоверяет факт подлинности поставленной подписи руководства. Можно сказать, что возникает «скользкая» ситуация. Печать вроде бы и не нужна, но без нее в жизни документ может быть признан неподлинным (подделкой).

Другое дело – печать в трудовой книжке при приеме на работу. Несмотря на то, что в российской законодательной системе нет общего правила, которое бы устанавливало наличие печатей на документах предприятий различных форм собственности, есть документ, который не может быть достоверным, полноценным без печати – трудовая книжка сотрудника. Законодательство мало говорит о необходимости иметь собственные печати и штампы некоторыми хозяйственными обществами. К таким относят:

• товарищества;
• общества с дополнительной ответственностью.

Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Перечень правил ведения и хранения бланков трудовых книжек указывает на то, что на титульном листе трудовой книжки должна стоять печать первого предприятия. Это обязательное условие.

Если сотрудник захочет сменить текущее рабочее место (должность) на новое, то ему необходимо будет забрать свою трудовую книжку из отдела кадров. Далее ее необходимо передать в руки нового руководства, в новый отдел кадров. Если окажется, что печати первого предприятия на титульном листе не имеется, то такой документ может быть признан недействительным. В таком случае будут предложены два пути решения данной коллизии:

Признать предыдущую трудовую книжку недостоверной и завести новую

Это не самый выгодный вариант. В данной ситуации происходит полная потеря трудового и страхового стажа сотрудника, что в будущем скажется на размере пенсионных выплат.

Восстановление печати на первом рабочем месте

Такое решение является наиболее приемлемым. Сотрудник обращается к руководству предыдущего места работы с запросом о восстановлении печати на титульной странице трудовой книжки. Далее следует процедура сверки данных и торжество справедливости. Если же сотруднику отказывают в решении этого вопроса, то он имеет полное право обратиться в суд с заявлением о защите своих нарушенных прав.

Внесение исправлений

Печать предприятия в трудовой книжке ставится также при внесении корректив в записи трудовой. Пример: при заполнении основных сведений о работнике при приеме на работу сотрудник отдела кадров ошибся, записывая фамилию, имя, отчество или дату рождения сотрудника. Чтобы исправить ошибку, необходимо тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, а над ней написать верную информацию. На внутренней стороне титульного листа нужно указать ссылку на локальный акт, который послужил основанием для внесения изменений в записи трудовой книжки, например, приказ, распоряжение, постановление.

После того, как исправленные данные перепроверит владелец трудовой и подтвердит, что все верно, кадровик имеет право под исправленной записью указать свою фамилию, имя, отчество, дату внесения исправлений, свою подпись, печать предприятия или подразделения отдела кадров. С этого момента все записи, внесенные в трудовую, являются подлинными. Они имеют юридическую силу, а значит, прямо влияют на начисление сотруднику трудового стажа, который сформирует размер пенсии.

Оттиск печати предприятия в трудовой книжке имеет четко определенное местоположение. Если он ставится на титульном листе, то исключительно в нижнем правом углу. Если печать ставят уже внутри трудовой, то она должна быть расположена таким образом, чтобы закрывала не полностью данные уполномоченного лица, а только их часть. Например, половину фамилии или подписи директора учреждения.

На практике печати, полностью закрывающие важную под ней информацию, признаются сфальсифицированными. Объяснение – трудности при прочтении данных о предприятии или во время сличения поставленной подписи с идентичными ей образцами. В будущем такое халатное отношение должностного лица, поставившего печать, отразится на сотруднике, у которого при оформлении пенсии могут возникнуть проблемы, связанные с вопросом подлинности трудовой книжки.