Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

Каждый работодатель и индивидуальный предприниматель обязаны учитывать движение не только трудовых книжек, но и прилагающихся вкладышей. Для этого в любой организации ведется специальная книга учета. Хранится такая книга в течение 75 лет, поэтому у нее должна быть плотная обложка и хороший переплет. Будет сложно восстановить учет движения всех книжек, если раньше не велись записи надлежащим образом. Перед тем, как восстановить книгу учета движения трудовых книжек, надо собрать все номера трудовых и подписи уволенных работников. Поэтому лучше заведите новый журнал (книгу).

Не забудьте проинформировать своего руководителя об этом, желательно в письменной форме – докладной записке. Лучшим вариантом будет создание комиссии, проведение расследования и составление соответствующего акта. Руководитель, в свою очередь, обязан издать приказ: «Об утере (или пришедшей в негодность) книги (или журнала) учета и начале ведения новой книги».

Как оформить книгу или журнал учета

Правительство РФ утвердило Постановление «О трудовых книжках» (с последующими изменениями), что отмечено в пункте 40, под № 225 от 16.04.2003 г., Правила ведения, а также хранения трудовых книжек и изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения работодателей ими.

Не допускается ведение учета в свободной форме. Для этого разработана и утверждена особая форма книги. Она обязательно будет пронумерована на каждом листе, прошнурована. В конце документа должна быть поставлена подпись руководителя предприятия и пломба (лучше сургучной печатью). Если нарушены правила ведения книги или она отсутствует, то это обнаружится при первой же проверке Гострудинспекцией. В таком случае работодатель привлекается к административной ответственности с наложением штрафа от 500 до 50 000 рублей, вплоть до дисквалификации от года до трех лет.

Для чего нужна такая книга?

В данной книге следует вести регистрацию всех трудовых книжек и вкладышей, обязательно нужно указывать серию и номер. При увольнении работник обязан поставить подпись в личной карточке и книге (журнале) учета. Если вкладыш оформлен на другом предприятии, то оформляется только трудовая книжка.

Несколько правил заполнения журнала

В книге учета имеется 13 столбцов. Заполняя их, важно не нарушить последовательность:

1. Порядковый номер записи.
2. Число принятия на работу сотрудника (указать двухзначное число).
3. Месяц принятия на работу (указывается числом).
4. Год принятия на работу (четырехзначное число).
5. ФИО сотрудника.
6. Серия, номер книжки. Если книжка не имеет таких данных, то обязательно ставится прочерк.
7. Должность работника.
8. Название отдела, где будет числиться работник.
9. Номер регистрации приказа (о приеме, об увольнении).
10. Подпись кадровика.
11. Цена вкладыша или трудовой книжки, если они оплачены работником. Когда работнику организация предоставляет трудовую книжку и вкладыш, то в этой графе обязательно ставится прочерк.
12. Дата увольнения работника.
13. Подпись уволенного работника.

Исправления в книге учета допускаются только определенным образом. Нужно перечеркнуть ошибочно заполненные данные, рядом написать правильные данные и фразу: «Запись ошибочна» или «Исправленному верить», поставить подпись. Книга учета заполняется до использования полностью всех страниц. Обычно ее хватает на долгое время (до нескольких лет).

Если надо восстановить книгу учета движения трудовых книжек, следует начать с заполнения титульного листа учетной книги. Номер пломбы вписывается в нужную строку.

Кто ведет учет заполнения журналов

Заполнение журнала учета движения книжек и вкладышей в них обычно выполняет кадровый специалист, бухгалтер или секретарь. Для ведения учета вкладышей, трудовых книжек, бланков существуют две книги:

1. Книга приходно-расходная. В ней ведется учет получения и выдачи бланков и вкладышей. Это операция финансовая, поэтому учетом занимается бухгалтерия.
2. Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей в них. В книгу заносятся сведения о приеме и увольнении работника, о получении и выдаче трудовой книжки уволенному сотруднику. Это обязанность инспектора отдела кадров. Каждый месяц кадровый сотрудник обязан представить в бухгалтерию отчет о сумме, полученной за трудовые книжки, и количестве полученных бланков. К отчету прилагается приходный ордер.

Если книга порвана, пришла в негодность (по каким-либо причинам), не велись учетные записи или до сих пор действует старый образец книги, утилизировать ее не рекомендуется. Лучше завести новый журнал, так как восстановить книгу учета трудовых книжек не представляется возможным. Можно купить готовую книгу в магазине канцтоваров или сделать своими руками – это потребует некоторых затрат сил и времени.

Переносить все записи в новую книгу не нужно. Начните ведение учета с новой даты. Обязательно укажите причину завершения работы в старой книге, чтобы не было неприятностей во время аудита.