Как оформить и заполнить трудовую книжку иностранному гражданину

Привлечение к работе в определенных организациях иностранных граждан – дело далеко не новое, однако некоторые учреждения получают такое разрешение не сразу. Поэтому у работников кадрового отдела возникает множество вопросов и трудностей, как произвести заполнение трудовой книжки иностранного гражданина по всем правилам.

Правовые нормы

Исходя из основного требования Трудового кодекса РФ, у каждого работника, проработавшего в одном месте и более пяти полных рабочих дней, должны быть оформлены трудовой договор и трудовая книжка. Исключения из правил абсолютно нет – это касается всех сотрудников производства, включая и иностранных граждан.

Трудность заключается в том, что иностранные граждане иностранным гражданам рознь. Если чужеземцы прибыли к нам из стран ближнего зарубежья, то объяснять им, что это за документ и для чего он нужен, в принципе, не требуется. При оформлении на работу такие люди, скорее всего, сами предъявят вам трудовую книжку.

Бывают и другие случаи, когда работники прибыли из стран, где трудовая книжка не используется или вообще неизвестна как официальный документ. В этом случае вам требуется объяснить, где взять иностранцу трудовую книжку. Если он не собирается менять место работы, то нужно оформить ее самому.

Какие трудовые книжки можно принимать, а какие нет?

Иностранцы, прибывшие из стран ближнего зарубежья, могут предъявить вам старую трудовую, времен Советского Союза. Но существуют определенные нюансы, которые следует учитывать при принятии этого документа:

• Нельзя принимать такую иностранную трудовую книжку, которая была заведена в иной стране согласно определенному национальному законодательству. Просмотрите данный документ, тщательно ознакомьтесь со сведениями о трудовой деятельности вашего будущего иноземного сотрудника, о его стаже. Если он не соответствует стандартам, то вам следует вернуть его работнику назад. После этого вам следует оформить этому человеку трудовую книжку нового образца, соответствующую законодательству РФ.
• Нельзя брать на хранение, а также вести записи в трудовых книжках граждан из Белоруссии. В этом случае вам тоже следует завести работнику новый документ.
• Если в трудовой книжке иностранца сделали запись о приеме и увольнении уже на территории России, то это тоже является не совсем корректным. В этом случае лучше все-таки завести новую трудовую.

Ведение трудовой книжки иностранца

Итак, вы объяснили работнику из другой страны, что его трудовая книжка не совсем соответствует законам нашего государства. Пора приступить к заполнению документа.

Заполняется трудовая книжка черной либо синей (фиолетовой) ручкой. Все даты записываются исключительно арабскими цифрами. Месяц и число вписываются двузначным числом, а год – четырехзначным. Записи должны быть пронумерованы, никаких сокращений не должно быть.

Какие данные вносятся в трудовую книжку?

Все записи, которые ведутся в трудовой книжке, имеют право вноситься лишь на основании определенного приказа, данного работодателем перед заключением трудового договора. Это должно происходить не позднее недели после принятия соискателя на работу.

В трудовую книжку иностранца, как и в любую другую, вносятся следующие записи:

• непосредственно о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о всевозможных переводах на другую работу;
• данные о времени военной службы;
• об увольнении с текущего места работы;
• о всякого рода успехах и вознаграждениях на работе.

Бывают такие ситуации, когда все страницы одного из разделов данного документа заполнены. В этом случае следует вшить в трудовую книжку работника специальный вкладыш. Каждый раз, когда такой вкладыш выдается, в трудовой книжке делается обязательная пометка об его выдаче с указанием серии и номера. Следует помнить, что отдельно такой вкладыш без самой трудовой книжки считается недействительным.

Изменения и исправления

Согласно трудовому законодательству, в трудовой книжке могут осуществляться различного рода изменения или исправления. Это могут быть изменения на основании паспортных данных, к примеру, если человек получил гражданство, сменил фамилию, имя или отчество. Также основаниями для поправок может служить свидетельство о заключении брачных отношений или их расторжении.

Все изменения такого плана делаются непосредственно на титульном листе трудовой книжки работника. Прежние, уже неактуальные данные, следует зачеркивать одной линией, затем записывать новые. Основания для поправок должны регистрироваться внутри на обложке документа: туда вписываются ссылки на предоставляемые документы. Также их следует заверить подписью начальства, печатью данной организации или отдельной печатью отдела кадров.

Зачеркивание некорректных и неправильных записей на страницах, связанных непосредственно с самими сведениями о работе, ни в коем случае не допускается. В этом случае следует указывать на изменения на строках ниже, а также исправлять неправильные записи посредством ссылки на номер той самой некорректной записи и слов «запись №… недействительна».

Как заполнять данные об увольнении

Зачастую сотрудник кадрового агентства имеет неполное представление о том, как делать в трудовой книжке иностранца записи об увольнении. Самое трудное состоит в правильной формулировке причин увольнения.

Главное правило: запись об увольнении в трудовой книжке как иностранного, так и любого другого гражданина, должна обязательно ссылаться на статью Трудового кодекса РФ. Номер и пункт статьи указывать необходимо вне зависимости от того, уволен работник по собственному желанию или трудовой договор расторгнут по другим причинам.

Награждения

В трудовой книжке есть еще и такой интересный раздел, который называется «Сведения о награждениях». В него не нужно вписывать отчет о каждой выданной денежной премии или о каких-либо положительных неформальных санкциях для работника. Этот раздел предназначен для внесения данных о государственных наградах, почетных званиях, награждениях официально заверенных грамотами и дипломами.

Заполнение этого раздела производится абсолютно так же, как и раздела «Сведения о работе». То есть записи должны быть пронумерованы, должна быть поставлена дата, указан тип награды и основание, по которому эта награда была предоставлена работнику.

О заграничном стаже

При заполнении российской трудовой книжки для иностранных граждан у сотрудников отдела кадров может возникнуть еще один вопрос: что делать, если в зарубежной трудовой книжке у иностранца имеется несколько мест работы, определенный стаж? Стоит ли переносить эту информацию в новый документ российского образца?

Все официальные источники дают отрицательный ответ. А что же насчет пенсии? Как иностранец будет получать ее, если его рабочий стаж прерывается? Все дело в том, что получать пенсию иностранный гражданин будет непосредственно в той стране, из которой он прибыл. Поэтому в нашей российской трудовой книжке совсем не нужны никакие иноземные сведения и записи о предыдущих местах работы нового сотрудника.

Обратная процедура тоже не нужна: иностранцу не нужно будет переносить из российской трудовой книжки данные о месте и продолжительности работы в трудовую книжку своей страны. Рабочий стаж на территории Российской Федерации и так будет засчитан, если иностранец является приезжим из СНГ.