Каковы основы формирования систем управления персоналом

Одним из самых сложных объектов управления является персонал любого предприятия. Отдельные члены персонала могут самостоятельно оценивать сложившиеся ситуации и принимать те или иные решения, которые в итоге воздействуют на общий трудовой процесс. Чтобы создать успешный коллектив в организации, необходимо знать основы формирования систем управления персоналом.

Суть системы управления

Управление персоналом осуществляется при помощи различных методов, технологий и приемов. Все они имеют собственные задачи и функции, могут действовать автономно, независимо друг от друга, но при этом быть направлены на достижение единой цели. В целом каждая система развивается беспрерывно, адаптируясь под явления, характерные тому или иному этапу общественного развития.

Каждая система управления строится по определенной модели. Применение конкретной модели зависит от того, какую организационную структуру имеет данная система. Также от выбора структуры зависят дальнейшие трудовые отношения между сотрудниками. Формируется иерархия, создаются подразделения.

Каждое отдельное подразделение выполняет определенные функции, а подбором персонала занимается кадровая служба. Ее место в общей структуре определяется той ролью, которую играет подразделение, находящееся под ведомством данной кадровой службы. В зависимости от особенностей системы управления характеристики определяются такими переменными факторами, как объект, субъект, цели, функции и внутренняя структура персонала.

К объектам относятся:

• отдельные работники;
• рабочие группы и подгруппы;
• весь трудовой коллектив.

К субъектам принадлежат:

• персонал, занимающийся управлением объектами;
• линейный управленческий персонал.

В большинстве случаев организации, цель которых направлена на реализацию управленческих функций, включают подраздел линейного руководства. Кроме того, крупные предприятия нередко имеют такие подсистемы, как отдел по найму или обучению персонала.

В этой системе учтены взаимосвязи, возникшие между каждым отдельным аспектом управления. Механизм управления должен обеспечивать предприятие комплексным планированием и дальнейшей организацией управления коллективом.

Самым первым шагом является постановка и формулировка целей. Цели предприятия могут кардинально отличаться друг от друга, зависит это от направления деятельности, производственных объемов, задач и других факторов. Более эффективное использование трудовых ресурсов, а также социальное развитие достигается благодаря обмену опытом между различными предприятиями, как отечественными, так и зарубежными.

Подсистемы

Каждая такая система управления может включать ряд подсистем, поскольку практически всегда является многоступенчатой структурой. Каждая подсистема имеет свое направление деятельности, выполняя особые задачи. Существуют подсистемы:

• общего руководства (касается управления всей организации);
• планирования (ведет разработку кадровой политики, анализирует трудовой рынок, составляет прогноз относительно требуемого персонала);
• учета персонала (занимается подбором новых сотрудников, собеседованием, поощрением);
• трудовых отношений (анализирует сформировавшиеся взаимоотношения между кадрами, занимается предотвращением и устранением конфликтов);
• обеспечения оптимальных условий для трудовой деятельности (занимается охраной труда, всего предприятия и отдельно некоторых должностных лиц);
• развития персонала (занимается подготовкой новых кадров, а также повышением квалификации);
• управления мотивации к трудовой деятельности (разрабатывает системы оплаты, морального и денежного поощрения).

Наличие тех или иных подсистем зависит от размера организации. Некоторые подсистемы могут выполнять несколько функций одновременно, или же другие, не указанные в этом списке. Комбинация подсистем на каждом предприятии разная и зависит от специфики.

Специалист, который занимается организацией трудового процесса и анализирует принципы построения системы управления персоналом и ее подсистем, является ценным трудовым ресурсом. Кроме основных общеизвестных принципов он является творцом каждой новой идеи, задача которой – модернизировать всю систему.

Формирование коллектива

Чтобы организация выполняла все необходимые функции, уже на начальном этапе ее деятельности необходимо не только грамотно использовать инвестиции и имеющиеся ресурсы, но и обеспечить предприятие кадрами. Еще перед стартом производства следует подобрать персонал или заняться переподготовкой имеющихся работников.

Ознакомление с трудовыми обязанностями, целями предприятия и другими подобными вопросами занимается кадровая служба. Кадровики также должны заниматься ознакомлением персонала с условиями труда. Следует отметить, что на сегодняшний день далеко не во всех компаниях есть отдел кадров. Нередко нежелание создать подобное подразделение кроется не только в небольших размерах организации, но и в целях экономии средств.

И все же отсутствие такого подразделения не значит, что на данном предприятии не ведется анализ потребности в персонале либо отсутствует подбор кадров. Эти функции могут выполнять сотрудники других отделов. Нередко отсутствие кадровиков приводит к тому, что подбор новых работников является недостаточно строгим, что в результате приводит к снижению качества результата работы.

Такие задачи, как подсчет предполагаемых финансовых затрат, набор персонала и оплата его труда осуществляется сотрудниками бухгалтерии. Ведение трудовых книжек могут возложить на секретаря. Зато такие нюансы, как выбор места расположения новых филиалов, усовершенствование системы оплаты труда или анализ рынка профессий требует наличия более подготовленных в этом вопросе профессионалов. Кроме того, немаловажным аспектом является формулировка требований к соискателям, а также поиск источников недорогих способов привлечения новых кадров и их адаптации к возможным специфическим рабочим процессам.

В результате при формировании трудового коллектива менее всего уделяется внимание организации его подбора и управления. Понимание того, что необходимо определить кадровых сотрудников, создать четкую систему хранения сведения о сотрудниках, приходит слишком поздно, когда возникают проблемы с организацией рабочего процесса и управлением персоналом.

Задачи и формирование службы

Следует учитывать не только принципы и методы построения системы управления персоналом, но и поставить задачи системе управления. Вот основные задачи:

• подготовка проекта (определение структуры, потребности, анализ общей кадровой ситуации в районе, создание системы поощрения труда);
• формирование трудового коллектива (отбор соискателей по заранее сформулированным критериям, анализ рынка профессионалов);
• создание системы кадровой деятельности (развитие кадровой политики, формирование отдела кадров, сбор, хранение и последующее использование кадровых сведений).

Сотрудники отдела кадров должны удовлетворять потребности служащих, обеспечив их возможностью самовыражения. Кроме того, они налаживают связь между отдельными служащими, управляют коллективом в целях достижения выгоды отдельного индивида и всего предприятия. Также они должны поддерживать качество условий труда в компании на самом высоком уровне.

Существует две основные структуры, которые осуществляют управление по заранее выбранной схеме: штабная и линейная. Специалисты штабной структуры разрабатывают принципы взаимоотношения с персоналом, программы различных мероприятий. Обычно таких сотрудников называют менеджерами по персоналу. В линейной структуре работают менеджеры, которые в ходе выполнения своих задач выполняют определенные функции по работе с персоналом.

Чтобы разработка системы управления персоналом на предприятии была успешной, ее структура должна быть разветвленной, затрагивающей разные уровни организации. Новые предприятия, как правило, не имеют такой структуры системы управления. Но с развитием организации и с появлением новых отделов сама структура становится сложнее.

Хранение и использование информации

Еще в период формирования предприятия следует разработать подходящую систему сбора, обработки и хранения сведений о персонале. При этом информация должна соответствовать будущей структуре компании и успешно использоваться в случае необходимости.

Кадровой информацией являются любые сведения о работниках, которые являются сотрудниками определенного предприятия. Сведения могут храниться в таких документах, как карточки учета кадров, личные дела, приказы, договоры, контракты и другие. Эти данные должны наиболее широко отображать действительность, быть информативными, чтобы в любой момент использоваться руководством в целях принятия управленческих решений, например, для кадровых перестановок, повышения или переназначение.

Типичными задачами, которые могут затребовать информацию о кадрах, являются:

• планирование,
• оценка персонала,
• анализ делопроизводства.

Управленческое делопроизводство подразумевает разработку штатного расписания, различных приказов, относящихся к личному составу организации, должностных инструкций сотрудников.

Кадровое планирование касается анализа затрат, необходимых на наем новых сотрудников, организацию или реорганизацию отделов. Если осуществляется обучение кадров, процесс повышения квалификации, следует заранее проанализировать потребность в этом. После этого ведется подсчет необходимых средств, которые будут затрачены на подготовку или переподготовку специалистов. Лишь после данного этапа планирования можно перейти к реализации проекта.

Информационное обеспечение

Чтобы обеспечить эффективное функционирование организованной на предприятии системы управления сотрудниками, следует всю имеющуюся информацию о персонале структурировать. Структурированная информационная база представляет собой не только собранные сведения о персонале, но также и о состоянии данной системы, возможных путях ее дальнейшего развития, изменениях в социальной среде. В зависимости от знания ситуации, происходящей в организации и за ее пределами, принимаются более или менее эффективные управленческие решения.

Кроме вышеперечисленных документов, которые являются источником первичной информации, сведения о сотрудниках можно получить непосредственно от работников. Для этого организовывают социологические опросы, интервью, проводят анкетирование. Психологическое состояние персонала можно определить по проведенным тестам. В последнем случае очень важно, чтобы сведения, полученные в результате тестирования, были защищены и имели статус конфиденциальной информации. В первую очередь это касается высказываний сотрудников о состоявшихся межличностных отношениях.

Самым динамичным процессом, который определяет общую кадровую ситуацию на предприятии, является изменение численного состава работников. Структура может характеризироваться по разным признакам: по возрасту, полу, стажу. Кроме того, существует активное движение кадров внутри предприятия, например, повышение квалификации сотрудников или перевод из одного подразделения в другое.

Относительно всех этих процессов в организации должна храниться информация, которая является одним из средств контроля рабочей силы. Она же способствует быстрому укомплектованию освободившихся мест. В итоге одними из основных требований, которые предъявлены специалистам-кадровикам, являются надежность и оперативность.

Направленность деятельности предприятия требует от специалистов отдела кадров сбор информации разнообразного характера. При приеме нового сотрудника на работу кадровики могут затребовать сведения, которые касаются не только его профессиональной деятельности, но его дисциплинированности или состояния здоровья.

Иногда информация несет не только кадровый характер, но и принадлежит к сфере бухгалтерского учета. В первую очередь это сведения о необходимых издержках на коллектив, такие вложения, как оплата труда, медицинское или социальное обслуживание и многое другое. Также со временем может потребоваться характеристика того, насколько рационально используются трудовые ресурсы.

Кадровая служба

Все подразделения, которые относятся к системе управления и контроля за персоналом предприятия, являются частью кадровой службы. Среди сотрудников кадровой службы есть руководители и специалисты (иногда дополнительно нанимают исполнителей), в задачу которых входит управление персоналом в рамках допускаемых полномочий.

Если говорить о назначении отдела кадров, то работники данной службы должны руководствоваться не только в интересах политики компании, но и действовать в рамках трудового законодательства Российской Федерации. Задачи и функции кадровиков очень тесно связаны с развитием внутренней экономики компании, а также пониманием и осознанием роли новых работников и старого персонала.

Ранее главными функциями кадровой службы любого российского предприятия были наем новых работников и увольнение старых, а также ведение дел. В результате этот отдел воспринимался как второстепенное структурное подразделение, которое, по сути, выполняло только некоторые указания от своего руководства касательно подбора и найма новой рабочей силы.

Если говорить о других функциях, которые могли выполнять (и в некоторых случаях выполняли) кадровики, основными являются расчет возможной численности сотрудников с учетом дальнейшего развития, планирование затрат, подбор новых руководителей. Ранее на сотрудника-кадровика была возложена ответственность вести плановые воспитательные работы. Также работники кадровой службы были ответственны и за профсоюзную организацию, и за технику безопасности на предприятии.

С другой стороны, значительная разобщенность направлений привела к тому, что непосредственно работа с кадрами была не слишком эффективной. Некоторые вопросы нельзя было решить комплексно, особенно если это касалось подбора новых сотрудников. Подборкой кадров могли заниматься линейные руководители, которые являлись мастерами или начальниками цехов. Основной их задачей являлось качественное и своевременное выполнение плана отдела. Поскольку общение между кадровиками и начальниками отделов было оперативным и не несло подробных конструктивных сведений, соответственно, и набор сотрудников мог не оправдать ожидания.

Еще лет 20 назад сотрудники отдела кадров не выполняли функции планировщиков, организаторов, не вели контроль или стимулирование рабочего процесса. Не особо спасло ситуацию появление новой должности – заместителя гендиректора, ответственного по кадрам. Ему подчинялись непосредственно отдел кадров, отдел, занимающийся подготовкой будущих сотрудников, и ответственный по бытовой сфере. Остальные важные сферы деятельности остались вне его компетенции.

Сейчас с изменением поставленных задач в области управления персоналом изменились также задачи, касающиеся деятельности кадровой службы. Прежде всего, была сформирована новая система кадровой службы, имеющая несколько уровней, которые являлись частями единого целого. В некоторых компаниях организовали подразделения, каждое из которых в отдельности занимается работой с персоналом.

Это привело к тому, что на предприятиях стало возможным комплексное решение проблем и вопросов, связанных с развитием производства и удовлетворением потребностей сотрудников, а также со стратегией дальнейшего развития фирмы и отдельных кадров. Кадровая политика в целом решается на высшем уровне руководителями. Здесь не только формируется вся кадровая политика, но и происходит анализ стратегии ее развития, разработка необходимых нормативных документов, которые помогают контролировать выполнение поставленных задач.

Современные системы управления персоналом

В условиях современного технологически развитого общества новые информационные технологии способны решить самые сложные задачи, касающиеся найма новых работников и управления кадрами. С появлением новых систем проблема управления трудовыми ресурсами организации отпадает.

Хотя до сих пор многие берут на работу новых сотрудников по знакомству, не беспокоясь об их профессиональных качествах, в условиях современного рынка каждая компания нуждается в высококвалифицированных специалистах, если руководство желает выпускать конкурентоспособный продукт. Таким образом, будущее любого предприятия зависит от профессионализма и организации кадровой службы. Кадровик должен обладать не только знаниями, которые относятся к вопросам управления персоналом, но и знать психологические аспекты, разбираться в вопросах, касающихся мотивации труда, а также иметь определенный уровень аналитического мышления.

Кроме того, люди, которые занимаются управлением персоналом, должны быть готовы к выполнению рутинных обязанностей по ведению учета и к работе с организационной документацией. Кадровикам и менеджерам помогут современные автоматизированные системы, которые делятся на несколько групп:

• программы, которые позволяют проводить не только отбор и аттестацию соискателей, но и осуществлять профориентацию;
• системы, способные анализировать имеющийся персонал, выявлять недостатки, преимущества, тенденции дальнейшего развития каждого отдельного подразделения;
• программы, которые помогут осуществить расчет зарплат и дополнительных начислений;
• комплексные системы, которые на основании введенных данных создадут штатное расписание, а также могут выполнять все вышеперечисленные операции.

Благодаря этим системам можно провести сопоставление различных качеств кандидата (профессиональных или психологических) с характеристиками самых известных специалистов в данной области. Недостаток таких программ – высокая стоимость. Поэтому рекомендуется их использовать в крупных компаниях, где может быть относительно активная смена кадров. Также эти программы не смогут заменить человека в рутинной работе.

Подобное ПО позволяет руководству получать всю необходимую информацию, связанную с текущими вакансиями, изменением структуры организации и другими явлениями. Желательно, чтобы они могли интегрироваться с бухгалтерскими автоматизированными системами, а также системами корпоративного управления – это поможет руководству в короткие сроки оценивать сложившуюся ситуацию и быстро принимать решение в разных областях. Менеджеры, работая с этими программами, сэкономят время на 60%, поэтому могут повысить эффективность работы, касающейся других аспектов деятельности. Перевод сотрудников также ускорится с возможностью быстро отыскивать необходимую информацию в базе данных.

Комплексные программы имеют ряд модулей, соответствующих отдельным операциям, таким как учет кадров, расчет зарплаты, табельный учет и другие. Современные системы управления персоналом дают возможность проводить оценку сотрудникам. Также они могут на основании введенных данных автоматически формировать текст заявлений, расписок или других документов.

Рекомендуется использовать систему, которую можно дополнять различными модулями, независимо от их производства. Специалисты советуют совмещать обычные классические и автоматизированные системы – это позволит осуществлять управление персоналом более эффективно.

На сегодняшний день на рынке можно найти как зарубежные, так и отечественные системы. Российский продукт имеет такие преимущества, как адаптация под отечественные системы учета и более низкая стоимость, чем у зарубежных. Внедрение новых технологий требует от кадровиков знания не только психологии управления коллективом, но и базового умения работать с компьютерными системами.