Управленческий и организаторский труд

Квалифицированное и качественное руководство имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Поэтому управленческий труд, или менеджмент, приобретает все большое значение в современном обществе.

Управленческий труд – это регулярная работа сотрудников административного блока, которая включает разработку организационной структуры, координацию, мотивирование и наблюдение за работой персонала.

Особенности сферы

Функции управленческого труда включают следующие основные направления:

• маркетинг,
• составление планов,
• финансирование,
• распределение производственных средств,
• обеспечение организованности трудовых процессов
• мотивирование трудовой деятельности,
• сбор и обработка информации о работе предприятия
• обеспечение учета, отслеживания и координации
• проведение анализа работы организации.

Поэтому, управленческий труд можно классифицировать как деятельность административных работников по осуществлению операций, связанных с управлением предприятием.

В целом управление предприятием вбирает в себя все базовые функции управления – от подготовительных работ для начала производства до получения результатов и их оценки. Поэтому работа всех сотрудников, которые обеспечивают выполнение какой-либо функции управления, может классифицироваться как управленческий труд вне зависимости от его содержания.

Управленческий труд отличается некоторыми особенностями. Если производительная деятельность приводит к определенным материальным результатам, то управление заключается в работе с людьми, в координации их трудовой деятельности.

Управленческий труд также участвует в создании материального результата, но косвенным образом – через работу сотрудников других отделов, которыми руководит административный блок. Непосредственный результат заключается в производстве решений, которые влияют на общую производительность и эффективность.

Разработка и регулирование процессов и процедур, необходимых для улучшения деятельности предприятия, составляет важную часть управленческого труда.

Для управленческого труда характерны действия, связанные с подготовкой и принятием решений по управлению предприятием:

• определение задачи;
• ручной и компьютеризированный поиск информации;
• проведение анализа собранных данных;
• классификация и структурирование информации;
• проведение расчетов;
• подготовительная работа к принятию решения;
• принятие индивидуальных и коллегиальных решений;
• ведение документации, корреспонденции и так далее.

Сущность и принципы управленческого труда

Управленческий труд является умственным и не приводит к непосредственному материальному результату, но он также классифицируется как производительный, потому что составляет необходимую часть общей работы предприятия.

Функция управленческого труда широко проявляется во всех областях жизни общества и косвенно распространяется на область личного развития индивидуума, отражаясь на профессиональном, карьерном и личном росте человека.

В целом понятие управленческого труда включает взаимоотношения субъекта и объекта (управляющего и управляемого) на основании сложного комплекса обоюдных информационных процессов. Эти процессы передачи информации имеют кольцевую форму – информация поступает от управляющего к управляемому, передавая инструкции и приказы, а затем обратно, показывая эффективность или неэффективность данных указаний. Соответственно, процесс управленческого труда состоит из замкнутых единичных циклов.

Сущность управленческой деятельности заключается в том, что она должна способствовать решению задач, поставленных перед коллективом предприятия, и осуществляется в поле рыночной экономики. Поэтому можно говорить о социальном и экономическом характере управленческого труда.

Процесс управленческого труда сотрудников административного блока и руководителей предприятия основан на таких же принципах, как труд всего остального персонала, но обладает определенной спецификой. Система менеджмента основана на строгих принципах, разработанных в процессе управления и обоснованных наукой и практикой в условиях современной комплексной экономики.

Базовые принципы управленческого труда влияют на общую концепцию и стратегию менеджмента и в определенном смысле создают имидж предприятия. Они составляют основу для постановки задач, выявления приоритетов, разработки политики компании и методов работы.

Принципы управленческой деятельности включают основополагающие идеи и концепции менеджмента, которые основаны на закономерностях руководящей работы.

Главные принципы управленческого труда включают следующее:

• научная обоснованность;
• системный и комплексный подход;
• единовластие и коллективность в принятии решений;
• демократический централизм;
• комбинирование регионального и отраслевого подхода.

Принцип научной обоснованности

В соответствии с этим принципом управленческая система должна быть подтверждена научными исследованиями. Руководитель, обладающий высоким уровнем общего профессионализма и личной культуры, должен обеспечивать объективный подход к выполнению принципа научной обоснованности в организации управленческого труда.

Для постоянного соответствия научным основам менеджмента необходимо быть в курсе всех видов современных исследований и работать над их анализом и обобщением. Прежде всего, это относится к сфере гуманитарных наук – психологии, экономики, социологии, этики.

Системный и комплексный подход

Данный принцип основан на одновременном применении системного и комплексного подходов в организации управленческого труда. Системный подход предполагает применение компонентов системного анализа и теории больших систем в каждом отдельно взятом руководящем решении.

Комплексный подход требует полного охвата деятельности предприятия, когда необходимо учитывать все направления, атрибуты и стороны работы всех отделов и служб. Например, профессиональный руководитель должен принимать во внимание все элементы структуры своего персонала, такие как возраст, национальная принадлежность, религиозные убеждения, профессиональная специфика, общие культурные особенности того или иного региона и так далее.

Системный подход к организации управленческого труда можно рассматривать в качестве вертикали, на которой структурируются возникающие вопросы и принимаемые решения, а комплексный подход может быть представлен в форме горизонтали.

В соответствии с этим принципом системный подход в большей части относится к вертикальным взаимосвязям, которые лежат в сфере субординации, а комплексный подход относится к горизонтальным связям, которые связаны с координацией процессов и решений.

Единовластие и коллективность в принятии решений

Работа современного предприятия связана с целым комплексом различных факторов и аспектов социального и экономического характера. Поэтому решение следует принимать на коллективной основе. Это нужно для обеспечения всесторонней подготовки и учета рекомендаций специалистов по всем вопросам, которые затрагивает принимаемое решение.

Но именно руководитель несет ответственность за реализацию коллективно принятого решения, поэтому в процессе контроля или принятия окончательного или срочного решения необходимо соблюдать принцип единовластия. Этот принцип осуществляется на всех уровнях управленческого труда – на уровне всего предприятия, подразделения, филиала, блока, отдела, рабочей группы.

Например, в современной компании заместители главного руководителя, функциональные директора или начальники отделов несут персональную ответственность за свой сектор работы и выполнение принятых решений и поставленных задач.

Коллективная выработка решения основана на рекомендациях менеджеров различных уровней и особенно тех сотрудников, которые будут исполнять принятые решения. Коллективные обсуждения повышают степень объективности и аргументированности решений, а также помогают их эффективному выполнению.

Недостатком коллективного обсуждения решений являются слишком большие затраты времени, в то время как единоличное решение принимается намного быстрее.

Демократический централизм

Это один из главных принципов управленческого труда, который предполагает разумный баланс централизации и децентрализации в менеджменте.

Так, в государственном управлении этот принцип выражается в обеспечении необходимого равновесия между полномочиями и обязанностями центрального правительства и местных властей. В рамках компании этот принцип осуществляется в разработке и реализации системы взаимоотношений, подчинения и бизнес-процессов между главным руководителем, руководителями подразделений и рядовыми сотрудниками. Такая система должна соблюдать определенное равновесие прав и обязанностей, власти и ответственности.

Вопрос баланса централизации и децентрализации в процессе управления заключается в правильном распределении прав принимать решение на каждой ступеньке управленческой лестницы. Лучшим вариантом считается централизованное принятие решений в области политики и стратегических задач компании, а также децентрализованные вопросы менеджмента на оперативном уровне.

Существуют следующие признаки централизованных процессов управленческого труда:

• отделы, выполняющие функциональную роль, имеют больше значения, чем производственные службы;
• в компании организовано много функциональных отделов;
• отделы, занимающиеся исследованиями, размещены в административном блоке головного офиса;
• отделы сбыта и производства подчиняются центральному отделу продаж;
• функциональные службы административного блока головной компании контролируют отделы производства и сбыта.

Современный опыт работы показывает, что преобладание централизации ведет к ограничению компетентности на уровне низшего и среднего звена и недостатку гибкости и оперативности в реагировании на постоянные изменения рынка.

Если структура управленческого труда слишком централизована, то зависимость менеджеров от решений центра приводит к снижению инициативности и мотивации.

Если процессы управленческого труда децентрализованы, то производственные службы обладают самостоятельностью и большими полномочиями в области продаж и производства и сами отвечают за получение дохода. В этом случае административный блок контролирует и координирует операционную работу таких отделов, указывая главные направления для увеличения результативности и рентабельности организации и занимаясь составлением перспективных планов.

Уровень децентрализации управленческого труда зависит от широты полномочий или возможности принимать самостоятельные решения для служб, отделов и филиалов компании. Например, в компании много производственных отделов (признак децентрализации), но первый руководитель принимает важные решения на основе единовластия – в этом случае можно говорить о централизованном принципе управления.

Для децентрализованного принципа управленческого труда характерно делегирование прав нижестоящим менеджерам. Но вышестоящий менеджер остается ответственным за результат выполнения задания, делегированного на более низкий уровень.

Полномочия можно делегировать письменно или устно, используя специальные или общие методы.

Выделяются следующие основные принципы делегирования полномочий:

• Полномочия следует передавать в зависимости от того, какой именно результат должен быть получен. Сотрудник должен получить достаточные права для выполнения того или иного задания.
• Делегирование должно происходить в соответствии с определенными линиями менеджмента, и сотрудник должен знать, кто именно наделил его полномочиями и перед кем он отвечает за выполнение поставленной задачи;
• Каждый менеджер решает вопросы в рамках своей компетенции. Если какие-либо проблемы или задачи находятся за пределами его полномочий, они должны передаваться на вышестоящий уровень.
• Следует делегировать только полномочия. Высший менеджер остается ответственным за работу нижестоящего сотрудника.

Необходимо правильно сочетать полномочия, ответственность и должностные функции. Управленцы проводят связи в рамках одной ступеньки по восходящей или нисходящей лестнице менеджмента от точки своей ответственности.

Каждый сотрудник обязан исполнять свои задачи и представлять отчеты об эффективности своей работы.

Менеджер не может давать задание на нижестоящий уровень по исполнению принятого решения, не поставив в известность своего прямого подчиненного. В противном случае может получиться так, что его прямые подчиненные будут мешать осуществлению контактов вышестоящего менеджера с низшими уровнями управленческой цепочки.

Как проявляется демократизация управления?

Демократический централизм в современном обществе проявляется в тенденции демократизации менеджмента на основе корпоративной структуры собственности. В этом случае компания централизованно управляет активами, которые приобретаются на средства акционерного капитала. За ним стоят сотни простых акционеров, которые также обладают правом коллективного принятия решений на общих собраниях акционеров.

Необходимое соотношение централизованных и децентрализованных процессов управленческого труда требует грамотного применения принципов коллективности и единовластия.

Таким образом, в принципе демократического централизма заключено определенное противоречие, которое выражается в присутствии, развитии и взаимном превращении противоположностей централизации и демократии.

Централизм доминирует в условиях неблагоприятной социально-экономической ситуации и сложившихся традиций жесткого руководства. Такая форма управления реально необходима в экстремальных условиях (война, беспорядки, межэтнические столкновения, стихийные бедствия, экономическая депрессия, правительственный кризис).

Демократизм возрастает вместе с повышением уровня профессионализма и квалификации сотрудников, а также при творческом характере работы и стабильности общественно-экономической ситуации.

Обеспечение разумного баланса централизации и децентрализации управления является наиболее удачным вариантом.

Комбинирование регионального и отраслевого подхода

Отраслевой подход в организации процессов управленческого труда связан с развитием специализации и ростом концентрации секторов производства.

Региональный подход реализуется в организации размещения и роста предприятий тех или иных секторов экономики. Для этого необходимо принимать во внимание факторы экологии, регионального рынка труда и уровня занятости, социальные и бытовые условия, связь определенных производств с культурной и экономической спецификой народов, проживающих на определенных территориях, а также потребности в материальной и духовной областях.

Все сотрудники, принимающие участие в управленческом труде, должны соблюдать единство этих двух подходов.

Предприниматели должны неукоснительно соблюдать принцип равновесия регионального и отраслевого менеджмента. Следует согласовывать интересы той или иной компании с требованиями или планами местной администрации и жителей местности, где компания будет осуществлять свой бизнес – добычу полезных ископаемых, строительство производственных или жилых зданий, концертная деятельность, образовательный или фармацевтический бизнес, торговля, хранение продукции и так далее.

Представители местной администрации и жители должны стать энергичными помощниками в развитии бизнеса компании, располагая сведениями о возможной выгоде для развития своего района.

Предмет управленческого труда

Сознание, поступки и действия людей являются предметом управленческого труда, так как именно человек представляет собой элемент менеджмента.

Регулярная, квалифицированная и профессиональная работа менеджера с этим предметом помогает осуществлять личностный рост персонала, направляет сотрудников на выполнение стратегических и оперативных целей компании. Люди чувствуют себя нужными на своем месте, востребованными в профессии и причастными к результатам деятельности компании. Это побуждает сотрудников к дальнейшему повышению активности в социальных и трудовых процессах. Соответственно, результатом такой работы станет увеличение организационного, морального и умственного потенциала системы управленческого труда.

Предмет менеджмента включает также информацию, как очень важный компонент управления. Информация играет значительную социальную роль в направлении поступков и деятельности персонала. Она может содержать сведения о состоянии сотрудников и функциональных подразделений в целом (объекта менеджмента) и требуемой модификации в его развитии и работе.

Кроме того, объект менеджмента включает также все доступные ресурсы компании – кадры, активы, деньги и время. Эффективное руководство этими ресурсами составляет главную функцию управленческого труда.

Характеристика управленческого труда

Существуют следующие основные характеристики управленческого труда:

• Интеллектуальный характер работы менеджеров, которая включает три вида деятельности:

1. воспитательная и управленческая работа (сбор и передача данных, информирование исполнителей, отслеживание результатов);
2. проведение анализа и синтеза (обработка информации и разработка необходимых решений);
3. технико-информационная деятельность (работа с документами, организация тренингов, проведение расчетов и так далее).

• Косвенная, а не прямая причастность к производству материального продукта (через трудовую деятельность других лиц).
• Предмет управленческого труда состоит в информации.
• Средства управленческого труда включают офисное и вычислительное оборудование, а также компьютеры.
• Результат труда составляют управленческие решения.

В современной науке управления выделяются три уровня менеджмента:

• операционный,
• административный,
• системный.

На операционном уровне сотрудники выполняют повседневные операции. На административном уровне менеджеры координируют действия различных отделов и служб компании. На системном уровне руководители разрабатывают стратегические задачи и цели компании и занимаются планированием на долгосрочную перспективу.

Регламентация управленческого труда

Регламентация подразумевает такой порядок регулирования управленческого труда, который содержит способы и механизм подготовки и исполнения правил по функциональному распределению административного труда.

Регламентация административного труда включает процесс улучшения управления сотрудниками, который является одним из самых важных факторов развития организационных структур. Регламентация управленческой деятельности осуществляется в следующих областях:

• административные функции;
• оргструктура менеджмента;
• технология администрирования;
• способы организации менеджмента;
• сбор и обработка данных;
• управленческий персонал;
• технические средства;
• подготовка и принятие решений.

Один из значительных компонентов регламентации управленческого труда – это анализ деловых способностей менеджеров, руководящих людьми. Для этого можно применять различные способы оценки управленцев, но самый результативным является метод экспертных оценок, так как он дает возможность выявить реальную степень профессионализма менеджеров и определить, соответствуют ли они своим позициям, а также подготовить подробный план улучшения системы менеджмента в организации.

В целом понятие регламентации означает создание комплекса правил, инструкций, политик, принципов и положений, которые регламентируют процесс всей деятельности компании.

Регламентирование вводит определенные рамки работы отделов, филиалов и служб, а также регулирует деятельность индивидуального сотрудника.

Такая регламентация в менеджменте помогает обеспечить следующее:

• ясное установление отношений, а также распределение полномочий и ответственности административных органов, находящихся на вертикали или горизонтали управления, для их работы в разных областях своей компетенции;
• распределение полномочий, функций и ответственности различных отделов и служб, а также индивидуальных сотрудников административного блока;
• создание общего контура административной системы на основе правовой базы (установление количества групп и уровней, взаимных отношений и связей, схемы подчинения, количества персонала на отдельных уровнях и для различных функций менеджмента, определение размеров заработной платы и так далее);
• регулирование техники и способов выполнения различных административных задач;
• определение количественных параметров административных процессов на различных уровнях (трудовые затраты и периодичность исполнения различных процедур, необходимых объемов данных, степени отлаженности и автоматизации различных управленческих действий и так далее);
• установление условий материального поощрения отделов и индивидуальных работников;
• ясная процедура прохождения профессиональной подготовки, тренингов, образовательных курсов и повышения квалификации работников управленческого труда.

Регламентация в менеджменте может быть статичной и динамичной.

Статичная регламентация устанавливает следующее:

• состояние элементов системы менеджмента;
• задачи каждого отдельного элемента;
• позиция в управленческой системе;
• взаимные отношения с другими элементами.

Динамичная регламентация предоставляет возможность регулировать рабочие часы или выполнение административных процессов в контексте используемого времени. К динамичным регламентам относятся правила осуществления определенных административных функций и процессов, расписание для руководящих работников, специалистов и сотрудников, деятельность отделов административного блока, регламент встреч, переговоров и совещаний.

Интенсификация управленческого труда

В своей повседневной деятельности руководящий работник должен регулярно (а не от случая к случаю):

• получать информацию об общей эффективности и результатах,
• разрабатывать свой персональный рабочий план,
• планировать работу нижестоящих сотрудников,
• делегировать своим подчиненным различные полномочия,
• проводить анализ их работы и стараться обеспечить самостоятельное функционирование отдела вне зависимости от своего личного присутствия.

Для этого можно разработать систему автономной работы отдела на основе взаимозаменяемости и общих баз данных и так далее. Интенсификацию управленческого труда считают важным фактором, влияющим на скорость реализации бизнес-процессов, экономию времени на всех этапах менеджмента, увеличение оперативности, совершенствование гибкости администрирования и скорость разрешения конфликтов, появляющихся в ходе административного процесса.

Интенсификация процессов менеджмента зависит от различных факторов, но в условиях экономической депрессии интенсификация играет особенно важную роль в совершенствовании управленческих процессов, помогая компании преодолеть кризис и оптимизировать ресурсы и возможности.

Можно выделить следующие аспекты, которые оказывают воздействие на интенсификацию трудозатрат и временных ресурсов в менеджменте:

• совершенствование структуры персонала в соответствии с уровнем профессионализма, повышение культурного, квалификационного и образовательного уровня сотрудников;
• развитие общего стиля администрирования, улучшение дисциплины и ужесточение ответственности;
• повышение внимания к сотрудникам и заботы о персонале, предоставление социальных перспектив, проведение мероприятий по совершенствованию психологической обстановки в коллективе;
• четкое регулирование полномочий и функций элементов управления благодаря рационализации структуры управленческих функций;
• введение прогрессивных управленческих форм и систем, которые помогают бороться с разобщенностью организационной структуры компании, обеспечить правильный баланс регионального и отраслевого менеджмента, улучшить согласованность работы управленческих органов и оптимизировать административный аппарат на различных уровнях;
• рациональное управление временем, а также грамотное управление подготовкой персонала благодаря разработке норм и стандартов трудозатрат.

Чтобы обеспечить совокупный процесс интенсификации и оптимизации управленческих циклов, следует принимать во внимание несколько базовых факторов. Уровень эффективности и конкретные результаты на различных уровнях менеджмента зависят от правильного понимания важности таких аспектов, как сбережение времени.

Базовые факторы для осуществления общей интенсификации и оптимизации управленческих циклов включают:

• новаторские модификации,
• мотивы и основания,
• источники, условия или способы, помогающие сберечь время в осуществлении управленческих процессов, которые оказывают воздействие на результативность и эффективность менеджмента.

Рационализация управленческого труда основана на следующих принципах:

• комплексная организация, когда управленческий труд реализуется по совокупным направлениям, а не только в одной области;
• системная работа, которая требует разработки общей системы трудовых процессов с полным согласованием всех компонентов, которые способствуют эффективной работе всего предприятия;
• регламентирование, которое подразумевает разработку и строгое выполнение различных инструкций, норм, стандартов, правил, политик, процедур и других внутренних документов управленческой системы;
• плановый подход, когда вся работа в сфере интенсификации управленческого труда основана на строгом планировании, которое служит совершенствованию взаимодействия коллектива и работников управления;
• специализация, способствующая грамотному распределению работ и обязанностей, а также усилению ответственности за эффективность и результативность труда;
• повышение интереса работников в общем результате деятельности компании с помощью материального поощрения, премирования, награждения почетными грамотами;
• повышение рентабельности, то есть достижение успеха при снижении временных и материальных затрат;
• научный подход, включающий постоянное улучшение организации управления в соответствии с научными исследованиями.

Планирование как способ интенсификации

Рационализация работы менеджера во многом зависит от уровня личного планирования, которое способствует правильному управлению временными затратами.

Составление личных планов требует определять сроки и необходимое время для решения поставленных задач и осуществления конкретных действий. Если потратить определенное время на составление плана, то в дальнейшем это поможет сэкономить гораздо больше времени на непосредственное выполнение задачи.

Для составления плана необходимо поэтапное разложение задания в целом на отдельные составляющие этапы и компоненты для их распределения во временных координатах. Научные исследования отмечают эффективность письменного планирования, которое обладает следующими преимуществами:

• если план составляется устно и не закрепляется в письменной форме, то он часто изменяется и почти не анализируется;
• составление письменного плана помогает снять излишнюю нагрузку на память;
• записанный план психологически воздействует на человека и мотивирует его к активной работе, когда действия в течение каждого определенного дня будут направлены на исполнение поставленных задач;
• план в письменной форме способствует концентрации и препятствует отвлечению на посторонние вопросы, понуждая исполнить записанные задачи;
• ежедневные фиксированные планы легче контролировать, так как среди записанных пунктов сразу видны те, которые еще не исполнены, и их можно проанализировать и назначить новую дату;
• письменно оформленный план способствует достижению лучших результатов, потому что помогает анализировать и заранее предусматривать временные затраты и возможные препятствия;
• записанные планы можно собирать в отдельные папки, которые могут служить документальным подтверждением и отчетом о произведенной работе.

Польза ежедневного личного планирования также заключается в том, что это помогает предотвратить распыление сил и времени. Для многих управленцев характерно стремление «объять необъятное» и выполнить множество дел в течение короткого промежутка времени. А после окончания такого перенасыщенного и беспорядочного дня выясняется, что большая часть времени потрачена на мелочи, в то время как действительно важные вопросы не были решены.

Для сбережения временных ресурсов необходимо распределить приоритетность выполнения задач и неукоснительно соблюдать установленную очередность – важные задачи сначала, а проблемы «второго уровня» потом.

Оптимизация трудовых процессов, грамотное и результативное использование временных ресурсов и научная организация рабочих мест оказывает непосредственное воздействие на общую производительность работы персонала и успешную деятельность предприятия.