Информационные основы процессов управления персоналом

В менеджменте информационные основы процессов управления персоналом – это совокупность управленческих решений, дифференцированных по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Они включают в себя следующие виды информации:

• оперативную;
• нормативно-справочную;
• технико-экономическую;
• систему документооборота.

Требования, которым должна соответствовать имеющаяся информация

В целях успешного выполнения функциональных обязанностей службы управления персоналом, информация должна соответствовать следующим критериям:

• комплексный характер – имеющаяся информация должна отражать все стороны деятельности;
• оперативность – скорость движения информации, начиная с этапа ее получения и заканчивая достижением конкретной цели;
• систематичность – поступление новых сведений должно происходить на регулярной основе;
• достоверность – информация должна быть правдивой и точно подтвержденной;
• динамичность – данные должны просматриваться во временном промежутке;
• логичность – должна четко восприниматься без двоякого смысла;
• лаконичность – не должно быть «воды», то есть каждое предложение должно формулироваться кратко и понятно.

Базовые направления менеджмента персонала

В любой организации ключевые методы и основы управления делятся на две группы:

1. Формирование кадрового состава, которое начинается с выбора организационной структуры. В зависимости от выбранного типа структуры формируются информационные взаимосвязи.
2. Поддержание работоспособности персонала, для чего необходима информация о ключевых результатах выполняемой деятельности; техническом оснащении производства; алгоритмах расчетов системы материального стимулирования работников за повышение производительности труда.

В современных условиях огромное значение в управлении персоналом выполняют информационные технологии. На каждом предприятии существуют автоматизированные информационные системы, которые облегчают работу кадровикам, ведь они содержат все имеющиеся данные о коллективе, личных сведениях работников, времени их поступления на службу, причинах увольнения с работы, перемещении внутри организации и между филиалами и дочерними компаниями и других событиях. Широкое применение информационных процессов обусловлено тем, что с их помощью можно легко наладить документооборот внутри одной компании, облегчить задачи сотрудников отдела кадров и руководителя фирмы, сократить временные затраты на поиск требуемой информации.

Содержание информационных основ управления

Ключевая задача информационных основ управления заключается в обработке имеющихся первичных данных и получении на этой основе новой информации. Полученный результат должен использоваться при принятии наиболее приемлемых и рациональных управленческих решений.

Система обработки и учета информации о кадрах в организации включает:

• планирование штатного расписания с указанием и разработкой должностных инструкций (в рамках данного направления составляются приказы по должностным обязанностям и отчеты о загрузке структурных подразделений организации и количестве штатных единиц в должностном разрезе);
• учет личных данных сотрудников (личные карточки работников, график отпусков);
• принятие новых работников и их перемещение внутри организации (формируются сведения об открытых вакансиях, ведется журнал приема на работу, подготавливаются комплексные отчеты о причинах увольнения);
• планирование и учет использования трудовых ресурсов (учитываются больничные листы, время отпуска, командировки и другие виды отсутствия по уважительным причинам);
• все виды расчетов с персоналом и контроль;
• систематизация процессов управления документацией;
• пенсионный и налоговый учет.

Задачи, выполнение которых преследует применение информационных систем предприятия, дифференцируются в зависимости от его размерности. Например:

1. Для малых организаций информационный компонент, как правило, связан с накоплением необходимых сведений по конкретным видам деятельности, решением задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, созданием базы данных по ключевым направлениям функционирования организации, а также организацией взаимодействия между внутренними пользователями.
2. Для среднего бизнеса важное значение приобретает создание действенной системы документооборота между пользователями и его адаптация к конкретным процессам. В них, как правило, специалисты рекомендуют создавать хранилища информации, архивные базы. Это позволяет защитить сведения от несанкционированного использования посторонними, сохранять документы и прибегать к их использованию в течение продолжительного периода времени, структурировать их по степени важности.
3. Крупные фирмы тратят значительные финансовые ресурсы на инновационный программный комплекс, включающий использование высокоскоростных корпоративных сетей, архитектуру «сервер-клиент», коммуникационную связь.

Основные проблемы применения информационных технологий в управлении персоналом на российских предприятиях

В современных условиях наиболее часто руководство компаний сталкивается с такими проблемами при организации информационных процессов, как:

• постоянно увеличивающийся объем предложений, который требует существенных финансовых вложений;
• изменение отношения к роли информационных процессов в управлении персоналом в экономико-хозяйственной деятельности компаний;
• постоянно возрастающий объем расходов в сфере информационных технологий.

Кроме того, нельзя исключить субъективный фактор, ведь вся информация, которая содержится в унифицированной автоматизированной системе, вносится сотрудником, который может случайно исказить сведения.

Ключевые направления совершенствования информационных основ процессов управления предприятием

В целях совершенствования управлением предприятия специалисты рекомендуют сформировать действенную систему информационного обслуживания компании, взаимодействующей с технологией оперативного и стратегического управления, что предполагает:

• текущий контроль за состоянием выполняемых работ и конечных результатов деятельности;
• обеспечение предприятия наиболее полной и достоверной информацией;
• регулирование движения информации в целях ее широкого использования в соответствии с приоритетными направлениями деятельности организации;
• активное развитие концептуального направления кадровой политики предприятия, которым являются информационные процессы и основы управления;
• оперативное извлечение необходимой информации из всего объема имеющихся данных для решения текущих и будущих задач управления персоналом;
• накопление, анализ и обобщение существующего опыта, что делает его более доступным для широкого круга пользователей корпоративной сети.