Автоматизация и программное обеспечение для управления персоналом

Прибыльная и стабильная деятельность любого предприятия в первую очередь зависит от правильно выбранного системного подхода к рабочему коллективу. Для достижения наилучших результатов работы сотрудников были разработаны системы, благодаря которым обеспечивается автоматизация управления персоналом. Сейчас они применяются в HR-менеджменте, или HRM (сокращение от англ. human resources management).

Данные системы состоят из набора мероприятий, целью проведения которых является организация эффективного руководства работниками компании и соответственно достижение наилучшего качества управления кадровыми ресурсами. При наличии необходимого количества профессиональных сотрудников в штате организации, автоматизированная система управления персоналом гарантирует быстроту достижения бизнес-целей предприятия без дополнительных финансовых расходов. Кроме этого, привлечение HR-менеджмента к рабочему процессу какой-либо компании позволяет:

• повышать уровень продуктивной деятельности всего кадрового состава;
• значительно расширять клиентскую базу;
• увеличивать спрос на товары или услуги;
• сохранять целостность всех процессов в бизнесе;
• обеспечивать удовлетворенность клиентов.

Из чего состоит система управления персоналом?

Главными препятствиями в работе HR-менеджеров (специалистов по работе с сотрудниками компании) является большой объем труда, огромное количество поставленных перед ними задач, процессов и функций, которыми нужно быстро и качественно руководить. В список мероприятий, из которого состоят все современные HR-системы, входит:

1. разработка и воплощение в реальность кадровой стратегии, в основу которой ложится прогнозирование, планирование и анализ нужд предприятия в HR-ресурсах;
2. руководство адаптационным процессом нового рабочего персонала, который начал вести свою трудовую деятельность в организации относительно недавно;
3. управление компетентностью и уровнем качества всех сотрудников;
4. организация системы вознаграждения за хорошую работу, подготовка программ по выплате премий, льгот и прочих компенсаций;
5. руководство переводом, движением и высвобождением кадров;
6. обеспечение работы системы по слежению за безопасностью и здоровьем работников, уровнем его социального развития, к которому относится питание, страхование, физкультура и прочее;
7. управление поведением и лояльным отношением персонала;
8. забота о результатах производительности и эффективности работы кадровых ресурсов;
9. проведение списка работ со штатом сотрудников.

Кроме этого к остальным процессам HR-менеджмента относится:

• слежение за численностью рабочих (найм, привлечение, отбор соискателей);
• руководство обучением или переподготовкой сотрудников;
• управление организационными изменениями;
• контроль расходов на оплату труда работников;
• слежение за правовой стороной работы кадрового состава;
• контроль рабочего времени и карьерного развития;
• ведение документации по работе с персоналом.

Главные функции HR-менеджмента

Первой и самой основной функцией системы управления сотрудниками стало планирование персонала. Ее цель заключается в тщательной разработке политики кадрового отдела и составление стратегического плана руководства рабочим составом предприятия. Также в планирование персонала вошел профессиональный анализ потенциала работников, составление прогноза потребностей в привлечении новых соискателей и поддержание связи с внешними источниками, которые помогают привлекать в организацию новых кандидатов.

На втором месте стоит функция, отвечающая за оценку уровня знаний работников и обеспечение их дальнейшего развития. В основном в этот процесс входит осуществление обучения новых сотрудников, переподготовка и повышение уровня профессионализма всего рабочего коллектива в целом. Также специалисты отвечают за введение в должность и помогают адаптироваться новичкам в кадровом составе. Кроме этого, функция оценки, обучения и развития сотрудников помогает правильно организовывать мероприятия, позволяющие управлять карьерным ростом персонала.

Немаловажной функцией HR-менеджмента является правовое обеспечение процесса по управлению рабочим составом. Ее цель состоит в составлении отчетной документации и ведение статистики сотрудников. Еще данная функция позволяет обеспечивать кадровый состав нужной научной и технической информацией, без которой не возможно правильно организовать рабочую деятельность предприятия.

Причины необходимости постоянного совершенствования HRM

Факторов, которые влияют на необходимость постоянной доработки системы управления кадрами предприятия, очень много. В основном причинами, побуждающими специалистов регулярно совершенствовать HR-менеджмент, являются следующие:

• территориальное распределение организационной структуры деятельности компании (наличие холдингов, дилерской сети, филиалов, представительств, офисов и прочего);
• необходимость использования новых HR-технологий;
• регулярный рост уровня конкуренции во всех сферах бизнеса;
• изменение стиля руководства предприятием, появление желания руководящего состава привлечь к рабочему процессу новые современные инновации и тенденции;
• потребность централизации собранных профессионалами знаний в общей информационной базе;
• поиск новых решений с текучестью кадрового состава;
• появление сложностей в выполнении операций по расчету зарплаты, желание ведения финансового учета и расхода средств на работников без риска появления ошибок;
• регулярное увеличение количества работников в штате;
• нужда в постоянном притоке новых соискателей и исключение неэффективности работы системы по привлечению кандидатов.

Решение проблем кадровых управленцев при помощи автоматизации

В помощь качественному управлению персоналом были разработаны дополнительные системы, отвечающие за автоматизацию управления персоналом. Они позволяют более эффективно оптимизировать рабочие процессы в коллективе при помощи новых информационных технологий (ИТ) в сфере HR-менеджмента.

 На сегодняшний день информационные технологии автоматизации системы управления кадровым составом обеспечивают объединение в одно целое всю информационную область, упрощают и делают работу сотрудников более продуктивной и сплоченной.

Классификация автоматизированных систем управления персоналом

Все HRM-системы делятся на три уровня:

1. первый уровень: автоматизация расчета заработной платы сотрудников;
2. второй уровень: создание и ведение штатного расписания;
3. третий уровень:

• аттестационные мероприятия;
• разработка «портрета» квалифицированных работников;
• создание персональных программ по обучению и служебному продвижению.

Работа первого уровня является предварительно настроенным «коробочным» продуктом, однако его низкий уровень эффективности и отсутствие возможности дальнейшего регулирования процесса значительно ограничивает аудиторию потенциальных пользователей.

Что касается второго уровня автоматизации управления кадровым составом, то тут его деятельность представляется гибким самостоятельным решением, которое имеет широкие управленческие возможности с обширным функционалом, большой набор инструментов для составления и ведения политики кадров и прочее. Также второй уровень гарантирует наличие комплексных аппаратных продуктов, которые могут регулярно развиваться, дополняться и дорабатываться, при этом не отставая от ритма возрастания потребностей бизнеса.

В список решений третьего уровня входят мероприятия, которые нельзя назвать самостоятельными, так как они представляют собой специализированные модули, входящие в систему комплексного автоматизирования деятельности всей организации (ERP-система). Вместе с этим современные специалисты по HR-менеджменту разработали и другие отдельные системы третьего уровня, имеющие список возможностей интегрирования с остальными наиболее востребованными ERP-системами.

Поэтапное введение HR-системы в деятельность компании

Внедрение системы автоматизации управления персоналом состоит из нескольких этапов.

Первым этапом является проведение аудита всей текущей ситуации, постепенное обнаружение потребностей кадрового отдела и клиента. Все эти действия основываются на планах увеличения производства товаров, оказания услуг и прочего развития компании.

На втором этапе специалисты HR-организации определяют цели кадрового развития и следят за тем, чтобы они полностью соответствовали направлению работы всего предприятия. В список этих мероприятий входит забота об улучшении производительности рабочего коллектива и повышение квалификации работников.

Кроме этого, введение системы управления персоналом включает в себя:

• составление задания на автоматизацию;
• подбор программного обеспечения;
• активация и проверка работоспособности выбранной HR-системы;
• обучение рабочего состава;
• анализ полученных результатов проведенной работы.

Фирмы, занимающиеся HR-менеджментом

На российском рынке услуг существует большое количество ИТ-компаний, целью деятельности которых стала автоматизация управленческого труда на предприятии. К их работе относится автоматизация процессов, которые напрямую связаны с руководством кадрового состава при помощи внедрения самых эффективных и востребованных HR-систем, разрабатываемых при помощи «1С: Предприятие 8.2 или 8.3». Выполнение автоматизации системы руководства кадрами предприятия на базе 1С проводится с использованием решений отраслевого или прикладного характера, ориентируясь на бизнес-задачи клиента.

Самыми типичными инструментами в работе ИТ-компаний стали следующие конфигурации:

• «1С: Управление торговлей»;
• «1С: Оценка персонала»;
• «1С: Электронное обучение»;
• «1С: Кадровое агентство»;
• «1С: Комплектная автоматизация»;
• «1С: Зарплата и управление персоналом»;
• «1С: Управление производственным предприятием».

Функционал решений от ИТ-компаний

Современные ИТ-компании используют дополнительные средства составления отчетности и доступа к информации кадрового отдела, которые также входят в состав автоматизированной информационной системы управления персоналом. Кроме этого, специалисты предлагают клиентам определенный список инструментов, помогающих эффективнее анализировать данные и принимать правильные решения в управлении кадрами.

Все программное обеспечение, применяемое в организации системы автоматизации управления кадрами, является качественным средством для аналитической работы. Это позволяет не только улучшить процесс автоматизации проведения расчетов зарплаты, но и способствует качеству ведения кадрового делопроизводства и организации полноценного HR-менеджмента.