Как правильно отказать в приеме на работу

Вопросы, волнующие многих менеджеров по подбору персонала, при собеседовании – это «каким образом не обидеть соискателя, произнося отрицательный ответ?» и «как отказать в приеме на работу?». Несмотря на опыт и квалификацию, кадровикам сложно говорить человеку, что его не смогут принять в организацию, но делать это нужно, ведь кандидатов много, а рабочих мест на всех не хватит.

Варианты ответа

Существует несколько распространенных способов сообщить отрицательное решение:

1. Самая выгодная форма отказа – молчание. Когда проведенные встречи с соискателями показали, кто станет будущим сотрудником фирмы, то с остальными попросту перестают выходить на связь. Если претендент сам продолжает названивать, то ему в вежливой форме объясняют, что, к сожалению, был выбран другой человек. Непосредственно после разговора на собеседовании, если понятно, что соискатель не подходит, ему говорят «мы вам перезвоним». Эти слова отсеивают ненужное звено, не совершая перехода к процедуре оформления отношений.
2. Гораздо реже используется отправка писем по электронной почте. Всем соискателям, не прошедшим отбор, отправляется персональное письмо. В нем указывается причина отказа. Обычно выглядит это примерно так: сначала следует благодарность за внимание к фирме, затем слова о том, что принят другой человек, и в конце пожелание успехов.
3. Как в письме, так и в разговоре по телефону можно отказать кандидату в работе и сказать, что, возможно, он сможет претендовать на должность в будущем. Всем прекрасно понятно, что такая возможность не представится, но способ это способ смягчить неприятное известие.

В то же время опытные кадровики всегда оставляют резюме соискателей на случай, если выбор окажется неудачным.

Разрешен ли отказ?

Вопрос «Кому можно отказать в приеме на работу?» имеет слишком много ответов, поэтому Трудовой кодекс РФ четко предусматривает, кому нельзя отказывать в приеме на работу.

1. Соискателю невозможно сказать нет, если трудоустройство является судебным решением и подтверждено документально или человек претендует на вакансию по направлению уполномоченного органа в счет квоты.
2. Если работник переведен с другой фирмы, то работодатель не имеет никаких прав отказать в должности. Исключением являются временные рамки. Соискатель в таком случае должен явиться в организацию в течение месяца после увольнения с предыдущей работы и с соответствующими бумагами на руках.
3. Работник, назначенный на должность вышестоящим органом, тоже не может услышать отрицательный ответ.
4. Важным моментом является отбор на конкурсной основе. Если человек занял первое место, ему можно отказать, но при обращении в суд он непременно выиграет процесс.

«Извините, но вы нам не подходите…»

Эти слова могут услышать следующие кандидаты:

1. Работники, которым не исполнилось 16 лет. Если должность требует специальных знаний, а лицо, претендующее на нее, не имеет таковых, то работодатель может отказать в трудоустройстве.
2. Человек, прошедший собеседование и отказавшийся от испытательного срока, также может услышать отказ.
3. Работник, не приступивший к деятельности в день, четко прописанный по трудовому договору, может быть уволен руководителем.

Несколько причин отказа

В наше время перед кадровиками стоит нелегкая задача – грамотно дать человеку понять, что его не приняли на работу. Причин для отказа можно найти огромное количество. В том числе сказать шаблонные фразы «мы вам позвоним» или «вы нам не подходите». Но для многих важна причина отказа. Поэтому нужно знать, как отказать соискателю в приеме на работу так, чтобы слова не вызвали негативной реакции.

• «Простите, должность закрыта нашим внутренним кандидатом» – данный отказ подойдет для телефонного разговора, ведь кадровик не мог забыть, а затем внезапно вспомнить о таком обстоятельстве, закончив собеседование. Также в телефонной беседе принято сообщать о «заморозке» вакансии.
• «У вас недостаточно хороший немецкий» – сообщается кандидату. Подразумевается, что его знаний недостаточно для работы в организации. Можно добавить, что в фирме, имеющей тот же профиль, есть такая вакансия, и можно рискнуть устроиться туда.

Имидж компании

Больше 50% отказов в приеме на работу дается людям, которые, по мнению специалистов, не соответствуют имиджу их компании. К таким причинам в первую очередь относят судимость кандидата. Ни одна престижная организация не возьмет на должность человека, имевшего проблемы с законом. Обычно такие личности отсеиваются еще при прочтении требований к кандидату в объявлении или при разговоре по телефону, поэтому отказа после собеседования не следует.

Внешний вид соискателя играет весомую роль при прохождении собеседования. Несоответствие внешних данных также является причиной для отказа, так как престиж и имидж компании зависят от сотрудников. Даже если знания и опыт кандидата на высшем уровне, то, например, татуировка, не прикрытая одеждой, может сыграть злую шутку с хозяином и послужит причиной для отрицательного ответа. В этот момент кадровику необходимо предельно вежливо объяснить человеку, почему его не могут принять на работу, ведь огорченный соискатель может подпортить имидж компании не только своей тату, но и распространив ложную информацию о фирме.

Часто кадровику приходится скрывать правду о причине отказа, так как это может быть связано с внешним видом человека, его манерой общения, грамотностью речи и прочими факторами. В момент размышлений, как отказать соискателю в работе, нужно помнить, что при собеседовании кандидатов раздражают следующие вещи:

• долгое по времени ожидание начала собеседования (человек, приходящий устраиваться на работу зачастую испытывает волнение, а период ожидания прибавляет чувства раздражения и нервозности);
• очередь на собеседование (иногда назначается сразу несколько соискателей на одно и то же время, поэтому человека это может не только раздражать, но и злить, что непременно скажется во время беседы);
• грубая, порой неуважительная форма проведения собеседования (кандидат всегда эмоционально настраивается на позитив, а отрицательное отношение со стороны менеджера по подбору персонала может окончательно сбить с толку или привести к негативному отношению самого соискателя);
• вопросы, затрагивающие личную жизнь (подобного рода вопросы могут привести к агрессивным ответам или даже действиям, в особенности, если человек пережил изменения в личной жизни сравнительно недавно);
• молчание после проведенного собеседования (хоть это один из способов отказа в приеме на работу, но иногда он может сыграть обратную роль);
• грубый, задевающий личность отказ в работе.

Отказ после собеседования

Обычно собеседование заканчивается для многих фразой о том, что им перезвонят. Как отказать соискателю в приеме на работу после собеседования, не вызывая агрессии и желания обратиться в суд?

1. В первую очередь отбор кандидатов проводит человек, имеющий опыт и знания в данной области. Нужно быть предельно внимательным и тонким психологом, чтобы на ранней стадии понять, какой человек сидит напротив и ждет, что его примут на работу. Только после вывода, пессимист это или же оптимист, можно понять, в какой форме необходимо сделать отказ. Необходимо учесть поведение человека, соответствие слов и действительности, внешний вид и прочие важные мелочи, указывающие на характер работника.
2. Второй момент – это наличие документов, подтверждающих квалификацию соискателя. Если в процессе собеседования становится понятно, что человек – не тот, который необходим на должность, то можно сослаться на отсутствие диплома или на недостаточный уровень знаний. Объяснения должны быть четкими, вежливыми и логичными.
3. Третий пункт, касающийся ответа на вопрос, как отказать соискателю после собеседования, – это рекомендации с предыдущего места работы. В основном у кандидата имеется характеристика со старого места работы, но полагаться на ее достоверность не стоит, поэтому отдел по подбору персонала тщательно проверяет данные. В том числе получают сведения о кандидате у предыдущего начальника. Этот момент может быть проверен, а может быть и оставлен на потом, как ненужный, ведь для отказа это прекрасная причина, которая преподносится как в прямой, так и в косвенной формах.