Как помочь новому сотруднику адаптироваться на новом месте работы

Управленческие методы адаптации персонала должны применяться на любом предприятии. Каждый новый работник проходит процесс адаптации, когда начинает работать на конкретной должности предприятия или фирмы.

Виды адаптации работника

Адаптация – приспособление к условиям существования. Эта функция направлена на создание стабильности и равновесия. Социальная адаптация – период вхождения новичка в социальную среду. Период включения сотрудника в работу предприятия называют производственной адаптацией.

Результатом адаптации работника в организации считается соответствие между средой в компании и работником, как субъекта адаптации. Такое состояние не бывает абсолютным, так как производственные условия и потребности сотрудников постоянно меняются.

Профессиональная адаптация включает освоение знаний, навыков, возможностей и формирование необходимых качеств в работе. С одной стороны, профессиональная адаптация – это приспособление работника к требованиям должности, а с другой – соответствие условий труда психофизиологическим возможностям работника.

Этапы и результат

Профессиональная адаптация включает два этапа. Сначала у работника формируется положительное мнение к виду деятельности предприятия, условиям и режиму работы. На втором этапе сотрудник приобретает навыки и знания при выполнении своих обязанностей, которые позволяют ему быстро ориентироваться в рабочих ситуациях.

Психофизиологическая адаптация означает приспособление работника к новым физическим и психическим изменениям. Факторы среды на предприятии влияют на самочувствие, настроение, дееспособность, здоровье. К таким факторам принадлежат показатели монотонности труда, режим работы, удобство рабочего места.

В период привыкания к условиям труда работник проходит этап социально-психологической адаптации в коллективе. Он включает систему отношений между сотрудниками, традиции, ценности, привычки. Социологи и психологи называют несколько степеней социально-психологической адаптации:

1. Начальная ступень – внешняя переориентация. Работник не признает ценностей нового коллектива, но не показывает этого и старается не конфликтовать.
2. Вторая ступень. Работник и коллектив одновременно признают друг друга, но ничего не меняют.
3. Третья ступень. Новый работник воспринимает ценности коллектива, но не меняет свою систему и понятие ценностей.
4. Ассимиляция. Личность полностью принимает систему ценностей всего коллектива и в полное мере перестраивает свое поведение и психологию личности.
5. Последняя ступень. Личность работника сливается с коллективом, теряя при этом свою целостность.

Структура социально-психологической адаптации включает познавательный, практический и эмоциональный аспекты:

• познавательный – получение информации о коллективе;
• практический – вхождение в коллектив;
• эмоциональный – формирование мнения о взаимоотношениях в коллективе.

Организационная адаптация характеризирует знакомство работника с механизмом управления предприятием, целями, должностными обязанностями. Происходит понимание значимости собственной роли в процессе работы организации.

Экономическая адаптация – материальное стимулирование работника. Например, уровень заработной платы или отсутствие задержаний ее выплаты.

Непроизводственная адаптация – общение с коллегами за стенами предприятия. Это может быть совместное занятие спортом, обучение или отдых на природе.

Все процессы адаптации неразрывно связаны между собой, поэтому нужна система инструментов управления, которая обеспечит быструю и успешную адаптацию персонала. Процесс адаптации непрерывный, и всегда остается незавершенным. Организация и работник постоянно развиваются, в любой момент их взаимоотношения могут измениться.

Цели этапов адаптации

Каждый этап адаптации – отдельный период трудовой деятельности работника. Различают первичную и вторичную адаптацию. Первичная адаптация подразумевает приспособление молодых специалистов, которые не имеют опыта профессиональной деятельности. Сотрудники, которые уже имеют опыт работы, проходят вторичную адаптацию. Например, когда их повышают по службе.

Первичная адаптация – вхождение молодого сотрудника в трудовую деятельность организации. В этом периоде молодежь учится у опытных сотрудников.

Цели первичной адаптации:

• вливание молодежи в деятельность организации;
• начальное распределение рабочей силы;
• социализация и профессионализация;
• замена предыдущих работников;
• профессиональная ориентация.

Цели вторичной адаптации:

• улучшение производственного климата;
• перераспределение кадров;
• подготовка трудового места новому работнику;
• повышение уровня стабильности коллектива;
• социализация и профессионализация.

Главной причиной адаптационного периода является отличие между ранее полученными знаниями, навыками и требованиями должностных обязательств к работнику. В период адаптации работник воспринимает большой объем информации. Кроме того, ему нужно набраться опыта для выполнения своих обязанностей. Потому в период, когда происходит адаптация персонала, методы управления ускоряют этот процесс.

Методы адаптации

Метод – набор средств, которые позволяют получить нужный результат за определенный период времени. Единого метода, который поможет в адаптации нового сотрудника, не существует. От условий и разных ситуаций зависит, каким методом воспользуется руководство или ответственный человек. В успешной адаптации работника заинтересованы обе стороны. Потому действия должны быть комплексными, целенаправленными на адаптацию новичка.

Первостепенные признаки, которые указывают на успешную адаптацию сотрудника организации:

• работник отлично выполняет свои обязанности и поставленные задачи;
• работник показал, что он может решать необычные задания и отвечать за последствия своей деятельности;
• сотрудник хорошо знает структуру предприятия, он знает имена руководителей и своих коллег, настроил контакт с коллегами;
• работник умеет пользоваться офисной техникой и знает, как она работает;
• работник выучил правила наказаний и поощрений организации;
• сотрудник соблюдает правила межличностных контактов и поведения разных групп;
• работник вошел в состав неформальной группы (компании друзей, единомышленников, группы по интересам).

Сотрудник, который успешно адаптировался, получил правильный образец поведения на трех уровнях: выполнение работы, деловое и межличностное общение.

Квалифицированный специалист, который занимается подбором персонала, осуществляет управление адаптацией нового работника. Он заинтересован в успешной адаптации сотрудника, так как ему не нужно будет искать другого кандидата. Менеджер по персоналу контролирует вливание новичка в коллектив и помогает решить возникающие вопросы.

В процессе адаптации специалист может повлиять на новичка путем объяснения ему как следует вести себя на работе, что лучше одевать, куда сходить пообедать, давать советы. У специалиста кадрового отдела есть возможность поговорить с руководителем новичка о трудностях в работе или вливании в новый коллектив.

Метод неформализованного сопровождения

Если использовать метод неформализованного сопровождения, повышается эффективность адаптации только при целенаправленных действиях.

Использование такой методики адаптации персонала предусматривает сопровождение работника, которое требует затрат времени.

При планировании работы менеджер по кадрам должен рассчитать временные ресурсы, которые потребуются на ее выполнение. Каждый результат процесса адаптации новичка должен учитываться в системе стимулирования. Сотрудник по управлению персоналом знакомит новичка с работниками компании, с особенностями взаимоотношений между коллегами.

Метод проведения мероприятий

Управляющий персоналом организовываются корпоративы, на которых новичка знакомят с коллективом. Этот метод применяется для облегчения отношений в общении с коллегами. Через короткое время после того, как новичок приступил обязанностям, проводится неформальное чаепитие. Это может быть коллективный поход в кафе или поздравление именинников. Большие организации не собирают весь коллектив полностью, а делают мероприятия для отдельных подразделений компании. Руководителю требуются навыки для проведения таких собраний. Необходимо провести небольшой инструктаж новичку перед корпоративной вечеринкой. Рекомендуется посоветовать новому работнику:

• в какой одежде прийти;
• уместно ли будет шутить;
• о чем нужно говорить;
• как сказать вступительную речь или тост.

Если в организации есть традиция проводить самопрезентацию, нужно помочь новичку подготовить и отрепетировать текст. Помимо этого, нужно дать совет новому сотруднику с кем обязательно нужно пообщаться во время корпоратива.

Организация корпоративных мероприятий возлагается на руководителя отделения или менеджера по управлению кадрами. Если в компании нет традиции собираться в необычной обстановке, то не следует проводить такие мероприятия. Ведь главное их условие – наличие соответствующего повода. В таком случае знакомство с новым сотрудником лучше присоединить к какой-то дате: конец рабочей недели, день рождения в месяце. Но, в планировании корпоративных мероприятий обязательно нужно предусмотреть знакомство нового сотрудника с коллективом. Иначе, эффект от такого мероприятия может принести стресс новичку.

Метод «корпоративный PR»

Этот метод предусматривает разработку справочника, в котором перечисляются основные правила отношений в коллективе. Конкретные правила в справочнике зависят от деятельности организации и модели поведения во время работы. В такой справочник можно включить информацию о предпочитаемом стиле в одежде, о перерывах в работе, об оборудовании рабочего места, о начале и завершении рабочего дня.

Примеры правильного и неправильного рабочего места можно подать в справочнике в виде фотографий. Его можно издать отдельно или включить в «Корпоративный кодекс».

Командный тренинг

Эти методы адаптации персонала используют редко. Например, когда коллектив уже сформирован и на работу приходит хороший специалист, который ощущает неприятие со стороны работников. Тренинг проводят также для того, чтобы новый руководитель быстрее освоился в действующей системе межличностных отношений.

В ходе проведения тренинга каждый желающий имеет право высказать свое мнение, обиды или претензии новому сотруднику. До начала тренинга всем участвующим объясняют правила поведения. В результате проведения тренингов развиваются отношения между коллегами, они учатся больше общаться и уважать чужое мнение.

Тренинги проводят в виде деловой игры или как анализ конкретной ситуации (кейс-метод). Потому для организации таких мероприятий нужен опытный тренер.

Методы организационной адаптации

Новому работнику необходимо понимать, какие требования могут ему предъявить. Если он освоил эту информацию и умеет правильно общаться, то сумеет найти выход с проблемной ситуации. Например, когда сотрудник едет в командировку, ему необходимо знать, как заказать билет на поезд, у кого взять деньги на поездку, какие с собой нужны документы и другие детали. Но если новичок уже знаком с основными работниками предприятия, все вопросы для него решаемы.

Инструктаж в подразделениях

Этот метод адаптации представляет доведение информации новому сотруднику об основных требованиях в каждом отделе. Подразделения на предприятии имеют свой комплекс правил и требований, которые нужно соблюдать. Правила стоит записать, так чтобы их понимали все сотрудники. Плохое понимание функциональных требований может привести к тому, что работник много времени будет использовать на выяснение деталей работы, вместо того, чтобы делать ее. Поэтому правила и требования стоит составлять в простом и понятном формате.

В разработке текстов и описаний нужна помощь со стороны самих работников. Общие требования стоит доводить до новичка при проведении инструктажа, а затем дать сотруднику самому ознакомиться с другими документами работы в подразделении.

«Папка нового сотрудника»

В этой папке должен быть комплект документов отдельного подразделения, который содержит ответы на вопросы, возникающие у новичка. Более удобным и полезным будет большой справочник. Он включает основные сведения всех подразделений, регламентирующие документы, показывает логическую связь и облегчает понимание структурных требований к работнику.

Интернет-сайт

Как инструмент управления адаптацией нового работника используется сайт предприятия. Например, на нем выкладывается информация о правильном заполнении документов, о последовательности действий по отдельному заданию и другие.

Подход, ориентированный на профессию

Профессиональная адаптация подразумевает подготовку специалиста к выполнению должностных обязанностей в новом коллективе. Специалисты по персоналу должны спланировать работу нового работника на время испытательного срока, так чтобы ему было понятно, когда и какие действия он должен исполнять. При таком планировании учитывают специфику деятельности новичка в период адаптации.

Вслед за знакомством с новым коллективом, сотрудник знакомится с документами, должностной инструкцией, спецификой своей работы, требованиями. Потом руководитель дает задание новичку на период адаптации и объясняет, у кого и что можно спросить при необходимости. Начальник контролирует ход работы нового сотрудника и помогает ему советами, если это нужно.

Если к новичку прикрепляют наставника, то адаптация проходит более эффективно. Ведь не каждый начальник имеет время для нового сотрудника, особенно если это большая компания. Опытный наставник поможет новичку быстрее освоить поставленные задачи и найти общий язык в общении с коллективом. Хорошим помощником в адаптации большого коллектива будет методичка или пособие с рекомендациями.

В оценке адаптации работника используют показатели: удовлетворенность работой и удовлетворенность организации сотрудником. Методом анкетирования вычисляют соответствующий индекс удовлетворенности, который считается показателем адаптирования.

Выбрать способы адаптации персонала на предприятии – задача нелегкая. Нужно учитывать ситуацию и психологию в конкретном коллективе, а также общепринятые правила деятельности компании.