Заполнение трудовых книжек в 2014 году по правилам

Трудовая книжка является обязательным кадровым документом, предусмотренным ТК РФ, в котором отражается вся информация о трудовой деятельности гражданина РФ. Правила заполнения трудовых книжек в 2014 году основаны на:

1. Трудовом кодексе Российской Федерации;
2. Постановлении Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках»;
3. Постановлении Министерства труда РФ №69 от 10 октября 2003 года «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Перечисленные нормативные акты содержат всю необходимую для работодателя информацию по правильному заполнению трудовых книжек. Если акты имеют противоречия по какому-либо случаю, то нужно руководствоваться статьей акта, который выше по силе.

Трудовая книжка и основные правила ее оформления

Трудовая книжка на предприятии должна заводиться на каждого сотрудника. Каждый вновь принятый сотрудник должен предоставить в отдел кадров данный документ. Если гражданин РФ нанимается на работу впервые, то наниматель заводит на него новую трудовую книжку, которая в дальнейшем будет храниться на предприятии до момента увольнения сотрудника.

Отдел кадров должен заполнить трудовую книжку или проверить правильность всех записей, если таковые уже имеются.

Правила заполнения трудовых книжек

Заполнение первой страницы:

1. Фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными.
2. Написание даты рождения арабскими цифрами.
3. Информация об образовании указывается полностью и прописью.
4. На основании документа, подтверждающего образование, делается запись о специальности в именительном падеже.
5. Указывается дата заполнения трудовой книжки. Если эта дата уже имеется, нужно сверить ее с датой принятия на работу. Разница не должна превышать пяти дней.
6. Далее ставятся подписи работника кадров и сотрудника, а также расшифровка подписей. Все записи делаются разборчивым почерком.
7. По завершении заполнения ставится печать предприятия.

Заполнение граф

Перед непосредственным заполнением граф нужно поставить печать с данными предприятия или записать их вручную.

1. В первой графе ставится порядковый номер записи, которая соответствует датам передвижения сотрудника (прием, перевод на другую должность, увольнение).
2. Во второй графе ставится дата записи, которая соответствует дате приказа (распоряжения) о передвижениях сотрудника (приеме, переводе на другую работу, увольнении), а не дате заполнения книжки.
3. В третьей графе нужно указать сведения о перемещении сотрудника (прием, перевод на другую работу, увольнение) без сокращений в соответствии с распоряжением (приказом). Например: «Уволен в связи с сокращением должности пункт 3 части второй статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации». При увольнении сотрудника нужно поставить подпись работника кадров с расшифровкой подписи, завизировать запись печатью организации. Также нужна подпись и расшифровка подписи владельца книжки.
4. В четвертой графе нужно указать основание для записи, дату и номер документа. Например: «Распоряжение №365 от 15.07.2013 г.»

Далее заполняются «Сведения о вознаграждениях». Вносить нужно только государственные награды и почетные звания. Записи о денежных премиях не производятся. Все графы заполняются аналогично «сведениям о работе», кроме третьей. Здесь нужно указать кто и за что наградил работника, а также указать тип наград.

Записи о совместительстве делаются по желанию сотрудника отделом кадров на основном месте работы.

Внесение записей о бывшей работе по совместительству

1. Во второй графе необходимо указать дату приема на работу в роли совместителя.
2. В третью графу нужно записать, что сотрудник принят на должность совместителя в конкретное структурное подразделение предприятия. Необходимо указать полное наименование.
3. В четвертой графе делается ссылка да дату, номер и название документа, на основании которого произведена запись.

Аналогично делается запись об увольнении с должности совместителя.

Заполнение книжки при переводе на другое место работы

Необходимо отметить, что временные переводы по производственной необходимости (и не только) в трудовую книжку не вносятся. Запись производится только в том случае, когда временное место работы становиться постоянным. Следовательно, работникам отдела кадров нужно дождаться приказа о переводе на другое место работы, который будет носить постоянный характер, и только после этого делать запись в трудовой книжке.

Так как дата фактического перевода будет отличаться от даты издания приказа, в книжке запись о переводе должна сопровождаться именно датой приказа.

Порядок заполнения строк:

1. Во второй графе нужно проставить дату внесения записи о переводе (делается на основании приказа о переводе на постоянное место работы).
2. В третьей графе ставится фактическая дата перевода и делается запись о переводе с указанием занимаемой должности (основанием служит приказ о переводе на временное место работы).
3. В четвертой графе нужно сделать ссылку на приказы о временном переводе и о признании перевода постоянным.

Сроки оформления записи в трудовой книжке

Вновь принятому сотруднику трудовая книжка должна быть заведена в недельный срок. Остальные записи в книжке производятся не позднее пяти дней.

Как вносить изменения в содержательную часть

Изменения и общие правила внесения записей в трудовую книжку установлены нормативными и законодательными актами РФ. При возникновении трудностей, связанных с заполнением книжек и внесением в них изменений, нужно руководствоваться более новыми и вышестоящими документами.

Большие трудности возникают с исправлением неточных или неправильных записей. Зачеркивать подобные записи нельзя. Их нужно только переписывать в правильном порядке и виде. Однако нужно помнить, что при переписывании записей необходимо делать пояснения о причине исправления. Пример пояснения: «Запись №5 считать недействительной». Далее нужно сделать правильную запись, например: «Принят на должность менеджера». После этого в четвертой графе повторно записывают дату и номер распоряжения (приказа), запись из которого была внесена неверно, или дату и номер нового приказа (распоряжения), на основании которого делается исправление.

Следует отметить, что первая часть записи неотделима от правильного варианта записи. Аналогично изменяются и ошибки, допущенные в других графах.

Внесение пропущенной записи

Если после увольнения сотрудника выясняется, что в трудовой книжке была пропущена какая-либо запись, то ни в коем случае нельзя отменять запись об увольнении сотрудника (на это нет оснований). Вносить пропущенную запись нужно дополнительно после сведений об увольнении. При этом следует вновь указывать наименование предприятия и его реквизиты.

Если трудовая книжка не востребована

Хранение невостребованных трудовых книжек регламентировано Постановлением от 01 марта 2008 году №132. Раньше здесь в пункте 43 Правил было написано, что все книжки и их дубликаты, которые не были получены сотрудниками после увольнения, должны храниться на предприятии в течение 2 лет. После этого срока все книжки передаются для дальнейшего хранения в архив, где они находятся на протяжении 50 лет. Далее они подлежат уничтожению.

В новых правилах говорится о том, что трудовые книжки подлежат хранению до востребования на предприятии на основании требований, установленных законодательством РФ.