Является ли трудовая книжка бланком, подлежащим строгой отчетности?

Новое законодательство изменило порядок начисления и определения пенсий после вступления в силу закона об индивидуальном учете в области пенсионного страхования и введения справки СЗВ-К. Теперь основное значение имеют страховые взносы человека в Пенсионный фонд, а не сведения трудовой книжки. Многие восприняли это как отказ от трудовых книжек. Поэтому возникают вопросы, нужна ли работающему человеку трудовая книжка и является ли трудовая книжка бланком строгой отчетности.

Несмотря на нововведения в пенсионном страховании, трудовая книжка, как и раньше, относится к обязательным документам, подтверждающим трудовой стаж человека. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка относится к основным документам, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника, что также отмечено в Правилах хранения и ведения трудовых книжек. Все вопросы, связанные с заполнением, хранением и учетом трудовых книжек, регулируются законодательными актами Трудового кодекса РФ, Правилами заполнения и хранения, Инструкцией по заполнению и хранению трудовых книжек, а также Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».

Согласно ст. 65 ТК, трудовая книжка используется кадровиками для расчета непрерывного трудового стажа, при расчете и применении пособия по нетрудоспособности, а также является обязательным документом при приеме на работу.

Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности?

Согласно Постановлению правительства РФ, трудовые книжки являются документами (бланками) строгой отчетности и требуют хранения на предприятии в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности.

С января 2004 года в оборот введен новый бланк трудовой книжки. Каких-либо глобальных изменений новая книжка не претерпела. Основные пункты заполнения и их очередность остались прежними, изменился размер книжки, цвет (зеленый) и количество страниц (в новом образце их 44 вместо 40). Соответственно изменен и герб на обложке (с герба СССР на герб РФ).

Особое внимание было уделено защите бланков от подделок. Новые трудовые книжки получили несколько степеней защиты, в их числе специальная бумага с водяным знаком, специальная прошивка и проявляющаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка», призванная исключить возможность подделки и замены листов и вкладышей. Также все бланки книжек и вкладышей имеют учетные порядковые номера. Работники, имеющие старые образцы трудовых книжек, имеют право продолжать ими пользоваться – обязательная замена старых бланков не предусмотрена законом.

Получение и заполнение трудовой книжки

После вступления в силу нового законодательства был изменен и порядок обеспечения бланками трудовых книжек работодателей. Предприятие «Гознак» (производитель бланков) распространяет трудовые книжки через уполномоченные компании. На сегодняшний день это:

• ООО «СпецБланк»,
• ГУП «Главснаб Правительства Москвы»,
• ЗАО «Разносбыт».

По новым правилам работодатель для получения бланков должен оформить заявку в письменном виде на адрес распространителя на фирменном бланке своей компании, и только тогда он может получить бланки.

Выдача трудовых книжек производится только по требованию кадровика, в случае необходимости внесения новых сведений в трудовую книжку, а также при увольнении и приеме на работу сотрудников.

Вместе с новой формой трудовой книжки Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года также были утверждены и Правила ведения и хранения трудовых книжек. Этими правилами определяется порядок внесения исправлений и записей в трудовые книжки. Согласно этим правилам:

• трудовая книжка работников, которые работают на предприятии более 5 дней, должна быть заполнена и вестись ответственным лицом организации;
• вместе с трудовой книжкой на каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка, в которой дублируется информация из трудовой книжки;
• бланки трудовых книжек заполняются на русском языке, при необходимости записи могут дублироваться языком, официально утвержденным как второй государственный в республике в составе Российской Федерации;
• трудовая книжка заполняется записями со сведениями о работнике, выполняемых им работах, квалификационном уровне работника, переводах на другие постоянные работы, увольнениях и награждениях за успехи в выполняемых работах;
• все записи вносятся исключительно на основании соответствующих приказов и распоряжений, о чем вносится отметка в записи.

В Правилах предусмотрено, что трудовая книжка работника, принятого на свое первое рабочее место, должна быть заполнена в течение недели с даты его приема и в его присутствии. В трудовой книжке отмечаются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения), а также информация об образовании, профессии и специальности принятого на работу. Все данные вносятся на основании соответствующих подтверждающих документов (паспорт, диплом и т.д.).

В процессе ведения трудовой книжки могут вноситься другие записи, такие как:

• повышение уровня квалификации сотрудника;
• присвоение наград и поощрений за успехи в работе;
• перевод на новое место работы;
• повышения или понижения в должности;
• увольнение;
• исправление ошибок или неточностей.

Все записи в трудовую книжку заносятся в недельный срок со дня утверждения соответствующего приказа или распоряжения администрацией предприятия. Работодатель обязан сообщать работнику обо всех вносимых в трудовую книжку записях, что подтверждается подписью работника в личной карточке. Формулировки вносимых записей должны в точности соответствовать текстам приказов или распоряжений.

В трудовой книжке не отмечаются записи о взысканиях с работника, за исключением случаев, когда в виде дисциплинарного взыскания предусмотрено увольнение. Также работодатель обязан по требованию работника выдавать в трехдневный срок копию трудовой книжки или выписку из нее.

После заполнения титульной страницы заполняется раздел «Сведения о работе». Заполнение этого раздела производится в следующем порядке:

1. По центру в графу №3 вносится полное наименование предприятия (разрешается применять штамп с полным наименованием организации).
2. В графе №1 (на уровне первой полосы, находящейся под заголовком) арабскими цифрами вносится номер записи, следующий по порядку.
3. В графе №2 указывается дата произведения записи, которая должна помещаться во временные рамки, не превышающие недельного срока с даты соответствующего распоряжения.
4. В графу №3 вносится текст записи (приема на работу, повышения, перехода на другую должность и т.д.), который должен соответствовать тексту распоряжения или приказа. Текст записи не должен иметь сокращений, зачеркиваний, должен быть выполнен аккуратно.
5. В графе №4 отмечается дата приказа или распоряжения, на основании которого произведена запись в трудовую книжку, а также номер документа.

В случае допущения ошибки в записи она не вычеркивается. В следующей графе вносится новая запись, которая имеет новый порядковый номер, в которой указывается, что предыдущая произведена с ошибкой, а данная запись является исправлением.

Есть некоторые особенности при внесении записи об увольнении сотрудника:

• дата записи должна соответствовать дате приказа об увольнении;
• в тексте записи нужно указывать причину увольнения в четком согласовании с Трудовым кодексом РФ, ссылаясь на подходящую статью и пункт.

При увольнении трудовая книга должна быть заполнена и выдана работнику на руки в день увольнения, иначе, согласно ТК РФ, работодатель несет материальную ответственность перед сотрудником.

Правила учета и хранения трудовых книжек

В связи с тем, что трудовая книжка является бланком строгой отчетности, законом предусмотрен порядок ее хранения и учета. В каждой организации должна быть Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

В бухгалтерии организации ведется приходно-расходная книга. Согласно п. 41 Постановления Правительства, в этой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей отмечаются все движения, связанные с приобретением и использованием бланков трудовых книжек. В книгу вносятся записи по факту получения бланков от распространителей и их выдачи вновь принятым на работу сотрудникам. Все записи в книге должны иметь отметки о серии и номере выданного вкладыша или трудовой книжки, информацию об их стоимости.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним принимаются на баланс предприятия в составе материальных ценностей, о чем производится отметка в счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бланки должны учитываться в штуках.

Оплата за бланк трудовой книги возлагается на сотрудника, впервые принятого на работу, оплату бланка вкладыша также производит сотрудник, в случае когда в его трудовой закончились страницы раздела «Сведения о работе». Запрещается вычитать стоимость бланков из заработной платы. Оплата может вноситься наличными по приходному кассовому ордеру или на счет предприятия через банк.

Также бланки могут предоставляться работникам бесплатно, в случае, когда по вине чрезвычайной ситуации происходит массовая утеря бланков, находящихся на предприятии, а также в случае порчи бланка ответственным работником предприятия. Такие бланки книжек и вкладышей требуют списания, которое оформляется соответствующим актом по форме 0504816.

Есть примеры, когда в правилах внутреннего распорядка предусмотрено отсутствие оплаты работником за бланк. В таких условиях оплату за бланк берет на себя работодатель.

Книга учета движения трудовых книжек должна находиться и заполняться в кадровом отделе или у специально назначенного сотрудника. В данную книгу вносятся записи о трудовых книжках принятых на работу сотрудников как впервые трудоустроенных, так и имеющих уже бланки трудовых книг. В записях указываются следующие данные:

• дата приема сотрудника на работу;
• данные сотрудника (фамилия, имя, отчество);
• номер и серия трудовой книжки;
• место работы и должность, на которую принят работник;
• номер и дата документа, подтверждающего прием на работу сотрудника.

Все трудовые книжки находятся в отделе кадров предприятия весь период работы сотрудников, но при этом являются собственностью последних.

При увольнении с работы и получении на руки трудовой книжки работник должен подтвердить этот факт своей подписью в личной карточке. Также запись о выдаче отмечается в книге учета движения трудовых книжек и подтверждается подписью сотрудника, получившего документ на руки.

Ежемесячно ответственный сотрудник отдела кадров должен сдавать в бухгалтерию отчет о фактическом количестве бланков трудовых книжек, их расходе за отчетный период и сумме, вырученной за оказание услуг оформления (п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»).

Согласно п. 41 Постановления Правительства, все листы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязательно должны быть прошнурованы, заверены печатью предприятия и подписью руководителя, пронумерованы, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Заполненные трудовые книжки относятся к документам и не являются бланками, поэтому их нет необходимости учитывать в счете 006 и приходно-расходной книге.