Выдача трудовой книжки

В Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16 апреля 2003г. №225 (далее — Правила) включены нормы, которые предусматривают, что выдача трудовой книжки на руки работнику в обязательном порядке должна проводиться исключительно при увольнении. При возникновении у сотрудника потребности временного получения на руки данного документа в период работы, работодатель обязан выдать ему заверенную выписку из трудовой книжки.

Организация учета

Поскольку на руководителя организации возложена полная ответственность за надлежащую организацию работы с кадровыми документами, он обязан обеспечить их должный учет. В соответствии с п. 40 Правил в организации  должны быть:

1. Приходно-расходная книга учета выдачи бланков трудовых книжек. В нее бухгалтерией вносятся необходимые сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием соответствующих бланков, включая их серию и номер.
2. Книга учета получения и возвращения трудовых книжек и вкладышей в них. В данную книгу кадровой службой должна вноситься информация о принятых и выданных документах при поступлении на работу и о возвращенных в связи с увольнением.  Указание серии и номера в данном случае также является обязательным условием.  При получении документа на руки по причине расторжения контракта, сотрудник ставит свою подпись в личной карточке  и данной учетной книге.

Невостребованные документы

В соответствии с п. 43 Правил — книжки, вкладыши и дубликаты, которые не были востребованы родственниками после смерти сотрудника  или самим работником при увольнении, должны храниться у работодателя. Длительность и порядок хранения определяются  в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле.

Увольнение

Статья 62 ТК РФ предусматривает обязанность руководителя в день расторжения контракта выдать на руки документы, которые  необходимы для трудоустройства на новом месте, в том числе и трудовую книжку.

В соответствии со статьей 77 ТК РФ,  днем увольнения считается последний рабочий день. Однако ТК РФ содержит нормы, которые предусматривают исключение из общего правила, когда днем прекращения действия контракта может быть не только последний день работы.

Например, в соответствии со ст. 127 ТК РФ, при наличии дней неиспользованного отпуска, работник может обратиться с заявлением об их предоставлении с последующим увольнением.  В данном случае, последний день отпуска, будет считаться днем увольнения и, как гласит  порядок выдачи трудовой книжки,  соответствующий документ должен быть выдан сотруднику в последний день перед отпуском.

Нарушение сроков

Порядок выдачи трудовой книжки предусматривает, что работодатель обязан возместить бывшему сотруднику неполученный заработок, если по его вине  происходит:

• задержка передачи работнику трудовой при расторжении рабочего контракта;
• внесение неправильной или несоответствующей федеральному закону по формулировке записи о причине увольнения.

При промедлении, которое  возникает по вине руководителя, внесении неправильной или несоответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения, работодатель обязан возместить сотруднику неполученный им за все время задержки заработок (ст. ст. 234,394,395 ТК РФ).

Правила выдачи

Пункт 35 Правил  предусматривает, что все записи, которые отображены в книжке на протяжении периода  работы в данной организации, должны быть заверены подписью руководителя (уполномоченного лица), печатью организации и подписью самого работника. Исключение составляют лишь случаи, когда сотрудник:

• отказывается получать данный документ;
• отсутствует.

Направление уведомления

При наличии вышеуказанных обстоятельств, в соответствии с п. 35 Правил, руководитель должен направить соответствующее уведомление о необходимости либо явиться для получения документов, либо дать разрешение на их почтовую пересылку. С момента направления подобного письма по адресу сотрудника, руководитель не несет ответственности за промедление в передаче трудовой (п. 36 Правил).

Согласие на почтовую пересылку

Следует обратить особое внимание на то, что согласие должно быть оформлено и подано в письменном виде. Согласие может быть:

• заранее оставлено работодателю;
• отправлено по почте заказным письмом;
• передано в виде телеграммы.

Указанный документ заверяется и подшивается в личное дело сотрудника.

Доверенность

В Правилах не предусмотрен такой вариант выдачи трудовых книг, как передача через доверенное лицо.  В связи с этим в данной области действуют общие принципы гражданского законодательства.  Например, при наличии надлежащим образом оформленной доверенности (ст. ст. 185-189 ГК РФ), допускается получение книжки другим лицом.

Такой способ получения обязывает доверенное лицо оставить соответствующую расписку. Следует учесть, что доверенность может быть удостоверена руководителем предприятия, на котором доверитель работает или администрацией лечебного учреждения.