Внесение новых записей в трудовую книжку

Трудовая книга – рабочий паспорт, указывающий срок работы, стаж, образование и особенности трудовой деятельности каждого человека. Ее следует заполнять очень осторожно, чтобы не допустить ошибок. Занимаются процедурой заполнения специалисты из отдела кадров организации, куда вас берут на работу. Новые записи в трудовую книжку следует вписывать в соответствии с нормативно-правовыми документами, в которых прописаны правила ведения, заполнения и внесения исправлений.

Существуют свои особенности и нюансы заполнения и ведения трудовой книги, которые будут важны как работнику, так и кадровику. Сейчас вышли книжки нового образца, поэтому порядок их ведения несколько отличается.

Заполнение трудовой книжки

Каждая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна быть написана полностью, без сокращения, иметь свой номер, дату внесения. В январе 2004 года вышло в исполнение Постановление №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». На основе этого правового документа в РФ стали выходить документы нового образца.

Согласно 9 пункту Правил хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, оформление следует начинать с титульной страницы, куда вносятся следующие данные о работнике:

• ФИО (полностью);
• дата рождения – вносится на основании паспортных данных и пишется на титульном листе;
• сведения об образовании;
• профессия и специальность – вносятся на основании дипломов и других документов об образовании. Если у человека нет профессионального образования, поле следует оставить пустым, поскольку его следует заполнять, основываясь на соответствующих документах, согласно разделу 2 Правил хранения и заполнения трудовых книг.

В трудовой книжке отмечаются все данные о приеме соискателя на работу, его переводах или увольнении. В случае расторжения трудового договора с работником в трудовую вписываются основания для увольнения. Также «рабочий паспорт» содержит сведения о поощрениях и наградах, полученных за успешную трудовую деятельность.

Правила оформления всех записей в трудовую книжку гласят, что записи вносятся строго на основании подтверждающих документов: приказов и распоряжений внутри организации.

Администрация организации подготавливает документы на случаи изменений трудового договора с работником: приказ об увольнении, распоряжение о переводе, приказ о вынесении поощрения или штрафа. Кстати, любые трудовые взыскания или штрафы не записываются в трудовую книгу.

Запись об увольнении вносится в день расторжения договора, все остальные учетные записи следует вписывать в трудовую книжку не позднее, чем через неделю после официального выхода распоряжения или приказа.

Нормативные документы, регулирующие оформление и ведение трудовых книг

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1, в котором говорится об унифицированных формах учетных документов, касающихся труда и оплаты, существуют такие формы учета кадров:

1. Приказ о приеме на работу №Т-1 и №Т-1а.
2. Личная карта сотрудника №Т-2.
3. Карта госслужащего №Т-2ГС и карта штатного расписания №Т-3.
4. Учетная карта работника науки или научно-педагогического направления №Т-4.
5. Перевод на другую работу на основании приказа №Т-5 и №Т-5а.
6. Расторжение трудового договора №Т-8 и №Т-8а для коллективного расторжения нескольких договоров о труде.
7. Поощрение сотрудника выносится по форме №Т-11 и №Т-11а.

Строго на основании приказа специалистами отдела кадров вносятся записи в трудовые книжки сотрудников. Одновременно происходит заполнение личной карты каждого работника. При приеме на работу, помимо этих документов, в бухгалтерии необходимо провести открытие счета на работника по форме №Т-54. Если речь идет о работе по совместительству, то при желании сотрудника в трудовую книжку можно внести данные о дополнительной работе. Это делается на основании документа, который подтверждает наличие работы по совместительству.

Каждая запись, которую вносят в трудовую книжку, должна доводиться до сведения работника под подпись. При первом заполнении работник должен на титульном листе поставить свою подпись, что является подтверждением правильности внесения записей. Также данные могут заверяться печатью отдела кадров. В целом порядок оформления трудовой книжки полностью отображен в нормативных документах, в соответствии с которыми производится каждая запись.

Правила оформления любой записи в трудовую книжку

В соответствии с пунктом 21 Правил ведения трудовых книг в «рабочий паспорт» сотрудника по месту работы на основании документов также вносят записи:

1. О периоде военной службы, службы в ОВД, налоговой, органах контроля за оборотом наркотиков и службе на таможне.
2. О периоде обучения на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовки.

В 2003 году Министерством труда РФ была утверждена Инструкция №69, в которой говорится о правилах заполнения трудовых книжек. На ее основании были разработаны все правила по ведению, заполнению и внесению исправлений в учетные записи. Согласно Инструкции, разработаны правила оформления трудовой книжки при приеме на работу.

Также бывают случаи, когда человек должен отбывать исправительные работы в целях наказания за административное нарушение, не предусматривающее лишение свободы. В таком случае необходимо в трудовую книгу внести запись о том, что в период с такого-то числа по такое-то трудовой стаж не засчитывается. Далее после отбывания административного наказания в трудовой книжке делается пометка о восстановлении непрерывного трудового стажа.

Любая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна соответствовать Инструкции №69. Если необходимо сделать исправление на титульном листе, следует обратиться в отдел кадров с документами, на основании которых такие исправления являются правомерными, и на которые в дальнейшем будет делаться ссылка на внутренней стороне обложки. Необходимость в исправлении или дополнении необходима в случае:

• изменения фамилии;
• получения высшего образования;
• обнаружения ошибки.

Заполняем сведения о работе

Каждая трудовая книжка содержит раздел «Сведения о работе». В нем указывается название организации и его аббревиатура (если есть). Далее внизу происходит заполнение по графам. В первой графе ставится следующий порядковый номер, после предыдущей записи. Если трудовая книжка заполняется впервые, то под записью ставится номер 1.

Вторая графа содержит информацию о времени приема на работу. На основании приказа о найме сотрудника вносится дата. Третья графа отображает запись о назначении работника в определенное подразделение организации. Сюда вносится запись о полном наименовании должности, профессии, специальности и квалификации сотрудника. Согласно штатному расписанию отображаются все необходимые сведения.

Четвертая графа трудовой книжки содержит запись (номер и дата) о приказе, на основании которого человек был принят на работу. В случае присвоения в процессе трудовой деятельности нового разряда или категории это также следует отобразить в трудовой книжке в виде дополнения.

При устройстве на следующую работу вносится новая запись в трудовую книгу. Если же сотрудник остался работать на прежнем месте, а название организации поменялось, в отделе кадров в плановом порядке делают запись. В третьей графе сведений о работе пишут, что с такого-то числа организация носит новое название такое-то. В четвертой графе следует сделать ссылку на соответствующее подтверждающее распоряжение. Исправления в виде зачеркиваний предыдущей записи недопустимы.