Процедура списания трудовых книжек в 2014 году

Оформляя трудовую книжку штатному работнику, внося в нее различные записи, работник отдела кадров обязан относиться к этой процедуре ответственно. Все дело в том, что сведения, занесенные в нее, будут служить для обладателя трудовой книжки основой для будущих пенсионных денежных отчислений, получения определенного размера пособия по безработице, подсчета стажа страхования и т.п. Но бывает и такое, что приходится производить списание трудовых книжек в 2014 году – это может произойти в тех случаях, когда трудовая книжка или определенные вкладыши в ней могут прийти в негодность (например, пострадать от огня или порваться).

Списание бланка трудовой книжки: какие могут быть причины?

Даже опытные кадровики могут иногда ошибаться. Причины списания испорченных бланков трудовой могут быть самые разнообразные, чаще всего это:

• неправильное заполнение информации на титульном листе;
• недостоверность записей на вкладышах трудовой;
• ошибки в заполнении раздела «Сведения о работе».

Чтобы уменьшить вероятность допущения ошибок в бланках трудовой книжки, рекомендуется тщательно и аккуратно переписывать нужную информацию о новом работнике из предъявляемого им паспорта или же другого документа, который удостоверяет его личность. Распространенные ошибки допускаются в имени и фамилии работников. К примеру, заполняя трудовую книжку, кадровик может написать в графе внесения имени «Наталия», вместо правильного «Наталья» и другие подобные случаи.

Порядок проведения списания испорченной трудовой книжки

Чтобы вести рациональный учет трудовых документов штатных работников предприятия, работодатель должен иметь специальную приходно-расходную книгу, в которой будут сведения об учете бланков, выдаваемых в трудовые книжки сотрудников. Также он должен иметь отдельную книгу, фиксирующую движение трудовых. Именно работодатель несет ответственность за правильное оформление и сохранность этого документа вплоть до момента увольнения того или иного работника с занимаемой должности, то есть до выдачи ему на руки.

Если так случилось, что какой-либо из бланков трудовой книжки оформлен и заполнен неправильно, недостоверно, или же трудовая книжка испорчена по другим причинам, то работодатель должен составить соответствующий акт, подтверждающий списание бланков трудовых книжек, и лишь потом уничтожить испорченные бланки.

Как правило, установлены соответствующие способы уничтожения бумажных документов (какими и являются вкладыши в трудовые и сами трудовые книжки): они подвергаются измельчению (шредированию) или же сжиганию.

Акт о списании испорченных трудовых книжек

Если в порче бланка трудовой книжки нет непосредственной вины работника, то стоимость восстановления испорченного бланка работодатель должен возместить за свой счет. Перед составлением акта о списании составляется приказ о создании комиссии по списанию испорченных бланков трудовых книжек. Обычно он делается в произвольной форме. В данную комиссию, как правило, входит лицо, которое ответственно за непосредственное сохранение трудовых книжек работников, а также главный бухгалтер и сам руководитель предприятия.

После составления всех нужных актов и создания комиссии данные необходимо внести в приходно-расходную книгу, нужную для учета хранения всех выдаваемых бланков в трудовые книжки работников. После этого списывается определенная стоимость бланков со счета данного предприятия. После списания трудовой книжки работнику обязательно выдается соответствующий дубликат его старой трудовой книжки. В дальнейшем он использует этот документ в качестве новой официальной трудовой.