Правильные формулировки в записях при оформлении трудовых книжек

Иногда у сотрудников отдела кадров могут возникнуть затруднения с формулировкой записей в трудовой книжке. Самыми распространенными формулировками являются фразы о принятии нового сотрудника на его рабочее место и его увольнении. Но нередко возникает проблема формулировки записей в трудовой книжке специфических, редко используемых. Например, если учредитель предприятия принял решение назначить себя директором своей же компании.

Основные правила формулировки

Все записи, которые специалисты отдела кадров вносят в трудовую книжку сотрудника, должны соответствовать нормам, быть правильно сформулированными и в определенном порядке. С порядком ведения трудовых книжек можно ознакомиться в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, а также с помощью других нормативных актов, которые касаются данного вопроса.

Согласно трудовому законодательству, вся необходимая информация, которую необходимо записать в книжку, вносится на основании распоряжения о принятии нового сотрудника не позднее недели. Этот срок касается и всех остальных записей, кроме записи об увольнении, которую делают сразу в тот же день, когда работник покидает организацию.

Каждая новая запись начинается с ее номера, который вносится арабскими цифрами. Указываются число и месяц двухзначными числами, год – четырехзначным числом. Далее идет основная информация, которую необходимо указать без каких-либо сокращений. Например, фразу «приказ от 06.02.2014» нельзя заменить формулировкой «пр. от 06.02.2014».

Все данные вносятся только на русском языке. Исключения составляют лишь те случаи, когда в республике, находящейся в составе РФ, есть два официальных языка. Тогда сотрудники отдела кадров в каждой последующей организации, в которую устраивается работник, ведут книжку на двух языках. Правда, на сегодняшний день в новых бланках трудовых книжек нет информации о том, как необходимо вносить сведения на втором языке. Кроме того, пункт о языках отсутствует и в Правилах. Поэтому большинство кадровиков руководствуется следующим решением: дублирование записи на втором языке под записью на русском.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

Трудовую книжку, как и любой другой документ, необходимо заполнять с большой тщательностью. Каждый кадровик обязан знать правила ведения книжек и все формулировки. Владельцу трудовой также рекомендуется ознакомиться с ними, чтобы своевременно выявить ошибку, если она была не замечена ранее специалистами или ими же допущена.

В соответствии с законодательством в первой же организации, куда устроился работник, специалист отдела кадров должен заполнить первую страницу документа, в которой указываются следующие данные:

• ФИО (полностью);
• дата рождения;
• сведения о полученном образовании;
• специальность.

Далее в трудовую книжку записывают все сведения о приеме человека на новую работу, его увольнении или же переводе в другую организацию, полученных наградах и поощрениях за успешно выполненную работником трудовую деятельность.

Формулировки записей в трудовой должны в точности соответствовать записям в документах, на основании которых соискатель принят на службу.

Кроме того, в трудовой книжке также указывают информацию о том, сколько человек прослужил в:

• ОВД,
• на срочной службе,
• налоговой инспекции,
• различных органах по контролю над оборотом наркотических веществ.

Формулировки записей в трудовую книжку об этой деятельности должны быть записаны правильно. Это касается и сведений о курсах переквалификации или повышения квалификации.

Иногда человек должен отработать на предприятии в качестве отбывания наказания. Обычно к таким методам прибегают при административном нарушении, за которое не предусмотрено лишение свободы. В таких случаях, кроме всех необходимых сведений о принятии на работу, а затем об увольнении, сотрудник отдела кадров должен внести еще и запись о том, что период, который провел работник в качестве административного наказания, в трудовой стаж в дальнейшем не засчитывается. Таких пометок две: одна при приеме на работу (о прерывании отсчета трудового стажа), а вторая при увольнении (о восстановлении отсчета трудового стажа). Формулировка должна быть точной, соответствовать всем нормам, чтобы в дальнейшем при начислении пенсии по стажу не возникло проблем.

Запись сведений о работе

Вся информация о том, когда человек устроился на работу и когда уволился, а также другие данные записываются в разделе «Сведения о работе». В основной графе необходимо указать полное наименование компании, в которую устроился работник, а также ее аббревиатуру, если таковая имеется. Каждая строчка начинается с нового порядкового номера и даты события.

Кроме указания названия компании, основная, третья, графа содержит также полное наименование должности нового сотрудника. Номер документа, на основании которого его приняли на работу, указывается в самой последней графе. Поскольку больше всего текстовой информации содержится именно в названиях места работы и должности работника, при внесении данной информации необходимо следить за тем, чтобы фраза имела четкую и правильную формулировку.

Запись о переводе на постоянную работу

Встречаются случаи, когда работник устроен в какой-нибудь компании временно, и может возникнуть необходимость перевести его на другое место на постоянную основу. Некоторые кадровики могут столкнуться с проблемой правильного оформления записи в трудовой книжке при переводе.

Как правило, выполняется такой алгоритм действий.

1. Сначала между работодателем и соискателем составляется новый трудовой договор, причем работник считается уже переведенным с того момента, когда приступает к своим прямым рабочим обязанностям, а не в день, когда перевод признан документально.
2. Далее издается приказ о том, что перевод на постоянное место завершен, причем документ может быть признан до момента завершения срока выполнения работником временных обязанностей.

Например, если руководство временно перевело сотрудника на новую работу с определенной даты, а затем условие об этом переводе свою силу утратило, то в третьей графе вписывают сведения в такой формулировке: «Переведен (указать дату) на…». После этого в четвертой графе вносятся реквизиты того приказа, на основании которого был осуществлен перевод сотрудника. Как только документ, согласно которому работник занимает временную должность, утратит свою силу, под последней записью вносят реквизиты того документа, в соответствии с которым работник уходит с данного места службы и возвращается к другим обязанностям. Поскольку процесс заполнения трудовой книжки достаточно сложный в таких обстоятельствах, кадровик должен внимательно записывать сведения с точной формулировкой.

Правильная формулировка записи о благодарности

Каждый сотрудник предприятия, согласно трудовому законодательству, имеет право на поощрение, если выполняет свои обязанности добросовестно, быстро и качественно. Такие поощрения могут быть как материальными – в виде премии, так и нематериальными. Сведения о благодарности также вносятся в трудовую книжку отличившегося сотрудника.

Запись в трудовой книжке о благодарности является не просто формальным признанием заслуг сотрудника руководителем предприятия и коллективом, но также и ключом для дальнейших возможностей и карьерного роста. Более того, такая запись может значительно облегчить в будущем процесс получения займов, а также расширит пакет социальных услуг.

Основанием записи о благодарности в трудовую книжку может быть отдельный бланк, выписывающийся в каждом отдельном случае, а также заранее оговоренный пункт в договоре. Ведь законом разрешается прописывать в коллективных трудовых договорах условия, согласно которым сотрудник может получить благодарность за добросовестно выполненную работу. При этом в каждом новом акте о благодарности в этом документе должны быть также сведения о том, за какие успехи работник ее получил.

Итак, порядок внесения сведений о благодарности происходит следующим образом, причем с соблюдением конкретной формулировки записи в трудовой книжке. В каждой отдельной графе вносится:

• номер текущей записи;
• дата благодарности;
• ФИО человека, который наградил сотрудника, а также за что и какой именно наградой;
• документ, подтверждающий благодарность, а также его дата.

Как правило, в трудовую книжку вносятся благодарности по случаю трудовых успехов на рабочем месте, которые в дальнейшем применяются коллективом, а также в честь успехов, предусмотренных трудовым договором или уставом. Среди уже указанных поощрений могут быть записаны также сведения о награждении разными государственными званиями, грамотами, дипломами и о других видах благодарности, предусмотренных трудовым законодательством РФ.

Правильное внесение записи о назначении директором

Несмотря на свою высокую должность, каждый директор предприятия является таким же работником, как и его подчиненные. Поэтому специалисты из отдела кадров также оформляют его трудовые отношения, как и с другими сотрудниками. Запись в трудовой книжке делается на основании определенного документа, согласно которому он принят на свою должность.

Формулировка записи в трудовой книжке о приеме на должность директора должна начинаться такими словами: «Принят в должности директора…». В некоторых случаях употребляют следующую фразу: «Назначен на должность директора…». После слова «директора» указывать полное название организации не нужно, поскольку оно уже указано в сведениях о конкретном месте работы. Но если данная должность предполагает управление определенным структурным подразделением данного предприятия (будь то филиал, фабрика или производственное объединение), в записи необходимо сделать уточнение. Это же касается и тех случаев, когда в компании есть несколько директоров, которые управляют разными направлениями (сбытом продукции, персоналом, развитием компании).

Что касается остальных нюансов, то процесс оформления записи о принятии на должность директора мало чем отличается от других. К тому же каждый директор, прежде чем приступить к своим обязанностям, обязан ознакомиться с соответствующим приказом, а также со всеми записями в трудовой книжке, которые были сделаны сотрудником отдела кадров данного предприятия.

Среди особых случаев может быть назначение человека директором компании, где он является единственным учредителем. На сегодняшний день трудовое законодательство РФ до сих пор не решило этот вопрос. Ведь Трудовой кодекс регулирует отношения между работодателем в лице директора и сотрудником. В случае, когда работодатель и работник выступают в одном лице, довольно сложно найти решение. Это же касается и вопроса правильной формулировки записи в трудовой книжке.

Получается, что заключение одного трудового договора человеком, представляющим обе стороны, как правило, не допускается. Но законодательство не запрещает руководителю компании подписать приказ о назначении самого себя директором его же предприятия. Более того, при наличии правильно составленного соответствующего приказа сотрудник отдела кадров (а если такого отдела нет, то сам работодатель либо ответственное лицо) может поставить необходимую запись в трудовую книжку. Основанием может быть как приказ, изданный на местном предприятии, так и решение какого-либо учредительного органа. При этом некоторые эксперты расходятся во мнении, какой именно из этих двух документов может быть законным основанием.