Главная » Кадровый учет » Трудовая книжка » Порядок исправления записи о приеме на работу в трудовой книжке

Порядок исправления записи о приеме на работу в трудовой книжке

На практике встречаются ситуации,  когда необходимо оформить исправление записи о приеме на работу в трудовой книжке.  Если ошибка была допущена настоящим работодателем  он и должен исправлять неправильную или не точную запись.  Немного сложнее выглядит решение проблемы, когда ошибочная или неточная запись была внесена на предыдущем месте трудоустройства и не исправлена на прошлом месте работы. В последнем случае  соответствующие изменения могут быть внесены только при наличии официального документа, предыдущего работодателя.

Исправление записи о приеме на работу в трудовой книжкеСледует помнить, что работодатель не вправе отказать работнику, если он обращается с подобной просьбой и должен оказать ему необходимую помощь.

 Нормативные документы

На сегодняшний день все вопросы относительно введение трудовых книжек регулируется тремя основными нормативными документами:

  • Трудовым кодексом РФ (ст.ст. 65, 66, 84.1 и др.);
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими (далее — Правила), утвержденными Правительством РФ от 16.04.2003 N 225;
  • Инструкцией по заполнению (далее — Инструкция), утвержденной Минтруд РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению».

Любое отражение информации или ее дополнение (исправление) должно быть оформлено  только в соответствии  с указанными выше нормативными актами.

 Способы внесение изменений

В  соответствии с Правилами и Инструкцией существует три способа исправления допущенных ошибок либо изменения внесенных данных в трудовую книжку, это:

  1. Признание записи недействительной.
  2. Зачеркивание.
  3. Внесение дополнений.

Каждый способ исправления может быть использован только в соответствующем разделе.  Например,  если при изменении фамилии сотрудника на титульном листе допускается вносить соответствующие данные после зачеркивания предыдущей фамилии, то в разделе сведения о работе исправления можно вносить только путем признания записи недействительной. Любые зачеркивания в разделах, содержащих сведения о работе или о награждении, прямо запрещены (п. 30 Правил).

Правила внесения записи

Все записи, которые делаются в трудовую книжку работника, должны основываться и соответствовать тексту приказа.

Сведения должны вноситься  аккуратно, гелевой или перьевой ручкой.  Цвет чернил (пасты, геля) может быть черным, синим или фиолетовым.

Категорически запрещено делать какие либо сокращения слов.

Порядок внесения информации

  • Первоначально указывается полное и сокращенное наименование организации в графе 3 раздела, содержащего сведения о работе.
  • В графу 1 вносится порядковый номер вносимой записи.
  • В графу 2 указывается дата приема на работу.
  • В графу 3 вносится информация о структурном подразделении (при условии упоминание его в трудовом договоре), принятии или назначении на должность, специальность или профессия.
  • В графу 4 вносятся реквизиты приказа, на основании которого работник был принят на работу.

Ошибка, которую категорически не рекомендуется допускать в разделе сведения о работе

Поскольку трудовая книжка является главным документом, подтверждающим наличие трудового стажа, внесение любых данных должно производиться с особой тщательностью  и внимательностью.  Но все же предусмотрен порядок, в соответствии с которым должно осуществляться исправление неправильной записи в трудовой книжке.


Однако,  есть особая категория ошибок, которую следует выделить  из общей массы допускаемых неточностей в разделе, содержащем сведения о работе. И состоит она в следующем.

В соответствии с установленным порядком,  ошибочную запись в разделе «Сведения работе» запрещено зачеркивать. Исправление должно производиться путем признания ошибочной  записи недействительной.  Например: «Запись за номером Х недействительна».  То есть основным идентификатором ошибочной записи является ее номер, поэтому главное, в чем не рекомендуется ошибаться при внесении записи — это ее номер.

Подобная ошибка в нумерации может повлечь за собой путаницу и существенные проблемы с исправлением неверно внесенных данных.

Порядок внесения исправлений в записи, которые содержатся в разделе «Сведения о работе»

В соответствии пунктом 1.2 Инструкции исправление ошибочной записи должно проводиться в следующем порядке:

  1. Под последней в данном разделе записью необходимо указать следующий порядковый номер и дату внесения изменений (исправлений).
  2. В графу 3 вносится отметка следующего содержания: «Запись за номером таким-то недействительна».
  3. Ниже указываются исправленные сведения.
  4. В графу 4 отражаются реквизиты приказа, на основании которого была внесена ошибочная информация либо на основании которого вносятся верные данные.

Например,  рассмотрим следующую ситуацию и образец необходимой исправительной записи.

Работнику в трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, сделана соответствующая запись под номером 14. Ошибка состояла в неверном отображении  даты приема на работу – вместо 01.03.2010 было указано 05.03.2010. Неопытный кадровик в графу 2 указал дату заполнения трудовой книжки, вместо фактического принятия. На сегодняшний день данная ошибка обнаружена и требует корректировки.  Порядок действий в указанном случае должен быть примерно следующий:

  • В графе 1 указывается следующий порядковый номер (например, 17);
  • В графе 2 указывается дата внесения изменений (например, 13.09.2013);
  • В  графе 3 отображаются сведения о признании ошибочной записи недействительной. Например, «Запись за номером 14 недействительна. Принята 01.03.2010 на должность юрисконсульта».
  • В графе 4 указываются реквизиты первоначального приказа о приеме на работу (например, Приказ от 01.03.2010 N 21-к)

Некоторые частные случаи ошибок

В трудовой  книжке указано только сокращенное наименование организации

В случае если неточность допущена нынешним работодателем, она должна быть исправлена на месте.

Сделать исправление, если подобная неточность была допущена по прошлому месту работы, можно только при наличии официального документа прежнего работодателя. Подобными подтверждающими документами могут выступать надлежащим образом заверенные справки, копии приказов и др. Сведения, внесенные в результате исправления, должны полностью соответствовать документу, который послужил основанием для внесения соответствующих изменений.

В соответствие с пунктом 3.1 Инструкции, в заголовке записи о приеме на работу должно быть указано полное наименование работодателя. Сокращенное наименование указывается при его  наличии и только после указания развернутого наименования. В соответствии с действующим порядком заполнения трудовых книжек, указание только лишь сокращенного наименования будет признано ошибкой. Это будет являться несоблюдением определенного обязательного формата данной записи.

Поскольку при назначении пенсии у сотрудника могут возникнуть сложности с идентификацией организации, подобная ошибка не может оставаться в не исправленном виде. В связи с вышеизложенными фактами, в графу 3 необходимо внести соответствующие исправления.

Исправление неправильной записи в трудовой книжкеПоскольку запись о наименовании работодателя имеет характер заголовка, она вносится без указания порядкового номера,  даты и реквизитов документа, который послужил основанием. Таким образом идентифицировать подобную запись по номеру нет возможности. В связи с указанными обстоятельствами, соблюсти общий порядок внесения исправлений не удастся.

Как вариант возможного способа исправления допущенной ошибки, можно предложить следующий:

  • В третью графу, после последней записи, вносятся данные о признании недействительной записи с неполным названием работодателя.
  • На следующей строке, указывается полное и сокращенное наименование.

В любом случае следует помнить, что зачеркивание записи в разделах, содержащих сведения работе и сведения о награждениях, не допустимо (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Ошибка в написании ФИО работника

Как показывает практика, внесение неверных сведений относительно ФИО работника нередко имеет место. В большинстве случаев это связано с тем, что при заполнении трудовой  книжки кадровый работник не сверяется с данными, которые отражены в документе, удостоверяющем личность, как правило, паспорте. Подобный недочет может быть  допущен как при написании имени (Наталья, Наталия), так и отчества (Геннадиевич, Геннадьевич) и, что встречается чаще всего – при написании фамилии.  Сложнее всего, когда подобная ошибка выявляется во время оформления пенсии, при подтверждении наличия соответствующего трудового стажа.

Порядок исправления данной ошибки не регламентирован ни в Правилах, ни в Инструкции.  Данными нормативными документами вообще не предусмотрена возможность внесения исправлений относительно сведений о работнике. Рассмотрим варианты возможного решения этой проблемы.

  1. В случае, если ошибка допущена при первичном заполнения бланка на первом рабочем месте сотрудника, необходимо составить акт о списании и уничтожении испорченного бланка трудовой книжки и заполнить новый документ с верными сведениями. Поскольку ошибка допущена по вине работодателя, плата за испорченный бланк с работника не взымается.
  2. Если ошибка обнаружена последующими работодателями, указанный выше способ не годится.

Оказавшись в такой ситуации, работник должен обратиться в суд с заявлением о признании того факта, что данная трудовая книжка принадлежит именно ему.  Полученное решение суда должно хранится вместе с трудовой книгой.

Существует еще одна точка зрения на данный вопрос.  Некоторые специалисты утверждают, что такого рода исправление можно вносить в обычном порядке при наличии подтверждающих документов.  Считается что это возможно на основании:

  1. Пункта 27 Правил, который описывает действия при выявлении неправильной или неточной записи.
  2. Пункта 30 Правил, который указывает, что зачеркивание не допускается только в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях.

Исправление предлагается проводить в следующем порядке:

  1. Неверные данные зачёркиваются одной чертой.
  2. Вносится правильная информация.
  3. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, который послужил основанием для внесения изменений.
  4. Все заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.

Однако с подобной точкой зрения можно поспорить. Любое отклонение от установленных Инструкцией правил исправления, несет риск. К тому же, в данном случае, первичным является документ, удостоверяющий личность. Поскольку точно определить, что трудовая книжка принадлежит именно этому человеку, который предъявил паспорт для внесения исправлений, работодатель не может. Вариант обращения в суд самого работника, является единственно верным вариантом выхода из сложившейся ситуации.



Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

Ваш комментарий:

*

*