Подпись после записи в трудовой книжке о приеме на работу

Довольно часто после решения организационных вопросов, связанных с оформлением трудовых книжек вновь принятым сотрудникам, возникают сложности, связанные непосредственно с внесением соответствующих сведений и их надлежащего удостоверения. Очень часто на практике среди первых возникает вопрос о том, нужно ли ставить подпись после записи в трудовой книжке о приеме на работу. Для того, чтобы в нем разобраться и дать правильный ответ, необходимо первоначально изучить порядок внесения сведений.

Внесение сведений о приеме

При оформлении нового сотрудника на основное место, уполномоченное лицо работодателя обязано внести соответствующие данные в его трудовую книжку. Книжка может быть либо изначально предоставлена принимаемым сотрудником в отдел кадров, либо оформлена на основании поданного заявления, (если данное место является первым).

Последовательность внесения данных

• В 3-й графе раздела, содержащего данные о работе, в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации. Указание порядкового номера и даты в этом случае не требуется.
• Под заголовком в 1-й графе указывается следующий порядковый номер.
• Во 2-й графе указывается дата приема.
• В 3-й графе отражается информация о структурном подразделении, должности, специальности или профессии.

Следует обратить внимание, что в случае неправильного оформления информации о трудоустройстве, у работников могут возникнуть трудности во время оформления пенсии. Поэтому лицу, на которое возложена ответственность за ведение трудовых книг, следует тщательно перепроверять вносимые сведения на предмет  соответствия их действующему законодательству.

Ошибки, которых следует избегать

Самыми распространенными ошибками при внесении информации в данную графу являются:

1. Указание названия должности, которое не предусмотрено соответствующими квалификационными справочниками (утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ). Ошибка такого рода может повлечь за собой отказ сотрудников органов Пенсионного фонда в зачете данного периода в качестве льготного.
2. Путаница при указании должности, как следствие непонимания того, какие наименования относятся к должностям, а какие — к профессиям. Неправильное указание способа оформления на работу («Принят на должность…», «Принят…»).
3. Некорректное употребление терминов  «назначен» и «принят». Назначение может иметь место только в том случае, когда такой способ принятия на должность предусмотрен нормативными правовыми актами или уставом предприятия.
4. Неправильное толкование требования о точном соответствии вносимой записи приказу работодателя. При внесении информации не следует бездумно воспроизводить текст приказа в полном объёме.

• В 4-й графе указываются реквизиты организационно-распорядительного документа, который послужил основанием для внесения данных.

Подпись работника

В соответствии с нормами законодательства, регулирующими порядок оформления трудовых книжек, подпись после записи в трудовой книжке о приеме на работу  не ставится ни кадровым сотрудником, ни самим работником.

Пункт 35 Правил от 16.04.2003 N 225 предусматривает, что вся информация, которая была внесена в период трудовой деятельности, заверяются подписью самого работника только при увольнении.

Сведения о приеме

Внесение записи о приеме — это лишь самое начало заполнения раздела, содержащего сведения о работе.  В период работы может вноситься ряд других записей, отражающих изменение рабочей функции в пределах данной организации. Например:

1. О присвоении новой категории (разряда, класса);
2. О переводе на другую должность;
3. Об изменении структурного подразделения;
4. Об изменении названия организации.

Таким образом, учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что сотрудник не должен ставить свою подпись после записи в трудовой о приеме на работу. Удостоверение правильности внесенных данных подобным образом, должно происходить только в случае увольнения или расторжения трудового соглашения.

Следует обратить внимание на то, что реквизит «подпись», помимо указания должности, должен включать в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка с расшифровкой. Расшифровка подписи в данном случае — это указание фамилии и инициалов.