Основные правила заполнения трудовых книжек

На всех работников, которые официально оформлены, нужно заводить трудовые книжки. Правила по заполнению трудовых книжек должен знать каждый кадровик. При исполнении обязанностей по совместительству записи производятся только по желанию работника. Главные данные заполняются на основном месте работы.

В обязанности кадровика входит проверка трудовой книжки на подлинность. В случае обнаружения несоответствий необходимо завести новую книжку. Если какой-то раздел закончился, то нужно оформить дополнительный вкладыш. В раздел «Сведения о награждениях» запрещено вносить данные о работе.

Если предыдущая запись о приеме не закрыта, то вносить новую не разрешено. Сначала нужно юридически уволиться с прошлого места работы.

Правила: заполнение трудовых книжек

Перед заполнением данных о приеме необходимо убедиться, что личная информация работника вписана без ошибок. Проверить это можно по паспорту работника или другим удостоверениям личности. В случае ошибок запись в такую книжку производиться не может. Также она недействительна без печати и подписи.

Общая информация

Все даты, которые проставляются в трудовых книжках, должны быть выполнены арабскими цифрами. Год обязательно должен состоять из четырехзначного числа, месяц обозначается тоже числом.

1. Записи нужно делать очень аккуратно, ручкой с пером или гелевой, чернилами, шариковой пастой черного, фиолетового или синего цветов. Не допускаются сокращения.
2. Зачеркивания и исправления неточных или ошибочных сведений запрещены.

Исправления производятся таким образом: пишется следующие номер и дата. В третьей графе указывается, что запись под таким-то номером недействительна. После этого делается правильная запись с указанием приказа, который дает основания производить исправления.

Если запись по каким-то причинам признана недействительной, то исправления происходят по тому же принципу. Записи будут выглядеть приблизительно так в зависимости от ошибки: «Запись под таким-то номером недействительна, восстановлен на работе» или «Запись под порядковым номером таким-то недействительна, уволен по следующей причине». В четвертой графе указываются документы, по которым выполняется правильное редактирование.

Если работник требует, то ему должен быть предоставлен дубликат, в который не внесена недействительная запись. При этом обязательно в верхнем правом углу главной страницы пишется слово «Дубликат». На титульной странице старой трудовой книжки помечается, что выдан дубликат, и его серия и номер.

Правила заполнения данных о работнике

Сведения о работнике заполняются соответственно Правилам по ведению книжек. Данные указываются на первой странице и имеют следующую форму:

1. Фамилия работника, его имя и отчество не сокращаются, обязательно нужно указывать их полностью. Дата рождения тоже не должна быть сокращенной. Все личные данные заполняются на основании паспорта работника.
2. Запись об образовании работника заполняется исключительно при наличии документов, его подтверждающих: диплом, удостоверение или аттестат.
3. Если есть правильно заверенные документы о незаконченном образовании, то на их основании можно сделать запись.
4. Специальность и профессия заполняются только так, как указано в документе. Это относится и к курсам повышения квалификации.

После заполнения работник должен перечитать все данные, исключить наличие ошибок и поставить свою подпись, таким образом заверяя достоверность информации. Также первую страницу должно подписать лицо, уполномоченное вносить данные, которое несет ответственность за ведение книжки работника. Потом ставится печать организации, где была впервые заполнена трудовая.

Все изменения, касающиеся фамилии, инициалов и даты рождения, производятся исключительно на основании паспорта или других документов, где подтверждаются новые данные. Нужно указать номер и дату этих документов.

Вся информация вносится на главный лист трудовой книжки. Прежние данные нужно зачеркнуть одной чертой и записать новые. На обратной стороне проставляются регистрационные данные нового документа и заверяются подписью работника и печатью организации.

Все дополнения и изменения, которые делаются на первой странице, могут осуществляться только при наличии уже имеющихся записей, или происходит заполнение строк без зачеркивания ранее сделанных записей.

Правила ведения записей в трудовой книжке имеют немаловажное значение, так как это документ, который необходим работнику в течение всей жизни.

Правила заполнения данных о работе

В разделе «Сведения о работе», графа номер 3, в качестве заголовка указывается полное название организации, а также его аббревиатура. После этого в следующей строке в первой графе указывается номер записи, а во втором столбике – дата приема на работу.

В третьей графе производится запись о принятии на работу, указываются структурное подразделение с точным наименованием и полное название должности. В четвертую графу вписывается документ, который является основанием для приема на работу. Обязательно нужно указать дату и номер этого документа. Эти данные должны строго соответствовать штатному расписанию организации.

Все изменения, которые вносятся в штатную сетку, должны доноситься к сведению работника и отражаться в его трудовой книжке. По аналогии указываются приказ или распоряжение, которые аргументируют эти изменения. Дополнения, касающиеся повышения разряда или категории, тоже обязательно отображаются в трудовой книжке.

Если человек выполнял обязанности по совместительству, то по его желанию может быть произведена запись по основному месту работы. Для этого он должен представить документ, который подтверждает эту деятельность.

В первой графе раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер, во второй графе – дата приема на работу в роли совместителя. В третьем столбике делается запись о назначении работника совместителем, указываются название структурной единицы, название должности или профессии, квалификация. В четвертой графе отмечаются название, номер и дата документа, на основании которого совместитель выполнял свои обязанности.

Если происходит изменение в названии организации, то это отображается в трудовой книжке в таком виде: «Организация такая-то переименована в такую-то с такого-то числа». В четвертом столбце указываются номер и дата документа, подтверждающего это.

В случае, если лица отбывали наказание в виде исправительных работ, то запись о том, что время этих работ не включается в общий трудовой стаж, делается так: в разделе «Сведения о работе» в первом столбце ставится порядковый номер, во второй графе указывается дата. В третьем столбце делается запись «Время работы с даты такой-то по дату такую-то не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Дата указывается арабскими цифрами полностью. В четвертом столбце вписывается документ, который подтверждает данное действие, а также его номер и дата.

Если необходимо восстановить трудовой стаж, то запись выглядит так: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такой-то даты». Дата указывается цифрами, без сокращений. В четвертом столбце по аналогии указываются дата и номер соответственного документа.

Заполнение данных о награждении

Если работник был награжден, то эти данные должны быть внесены в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе», в третьей графе, нужно указать полное название организации. В первом столбце ставится порядковый номер, во втором столбце дата награждения. В третьем – подробно указывается, кем награжден работник, за что и какой наградой. В четвертой графе записывается документ, который подтверждает награждение, его номер и дата.

Заполнение данных об увольнении

• Запись об увольнении в книжке нужно сделать следующим образом. В первом столбце проставить порядковый номер, во втором – дату расторжения трудового договора. В третьей графе делается запись о расторжении трудового договора с указанием причины. В четвертом столбце указывается наименование документа, являющегося основанием, его номер и дата.

Датой расторжения трудового договора является последний рабочий день. В случаях, если законом или дополнительным соглашением предусмотрено иное, то это тоже отображается в трудовой книжке.

• Если трудовой договор разрывается согласно основаниям, которые предусмотрены в Трудовом кодексе Российской Федерации, то в трудовой книжке отмечается соответствующий пункт статьи.

Если инициатором расторжения трудового договора является работодатель, то все причины должны быть описаны в трудовой книжке, и обязательно нужно указать ссылки на закон.

Если увольнение и прекращение трудового договора осуществляется по причинам, не зависящим от сторон, то запись в трудовой книжке обязательно должна иметь соответствующее законодательное подтверждение в виде ссылки на статью закона.

Если для расторжения трудового договора были дополнительные основания, которые предусмотрены законодательством, то эти записи тоже отображают в трудовой книжке.

Если инициатором увольнения был работник, то запись будет иметь приблизительно такой вид: «Уволен по собственному желанию в связи с такой-то причиной». Обязательно нужно указать ссылку на закон.

Нюансы заполнения данных о расторжении трудового договора или приеме на работу в связи с переводом

• При расторжении трудового договора с работником в связи с тем, что его переводят на другую постоянную должность, в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце нужно указать, в каком порядке осуществляется перевод, и с его ли согласия.
• При увольнении по той причине, когда работник переходит на выборную работу, к другому работодателю или в другую организацию, в трудовой книжке запись будет выглядеть примерно таким образом: «Уволен в связи с переходом на выборную работу на такую-то должность в такую-то организацию». Также необходимо указать ссылку на закон.

На новом месте работы делается запись о приеме с наименованием выборного органа, его аббревиатуры. В третьем столбце указывается, на какую должность принят работник. В четвертой графе записываются дата и номер принятия соответственного решения выборного органа.

Основные правила заполнения дубликата документа

• Правила заполнения дубликата прописаны в Инструкции, разделы 1-6.
• Если до данного места работы человек уже работал в других организациях, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце в первую очередь нужно сделать запись об общем стаже. Это должно быть подтверждено соответствующими документами.

Стаж в таком случае прописывается общим числом лет, месяцев и дней без указания конкретных должностей и наименований организаций.

• После этого трудовой стаж расписывается по отдельным периодам в общепринятом порядке: в первой графе указывается порядковый номер, во втором – дата приема. В третьем столбце прописываются наименование структурного подразделения, должности, специальности и квалификации. Если есть документы, подтверждающие перевод работника на другое место работы или другую должность, то это тоже отображается в трудовой книжке.

Во втором столбце указывается дата расторжения трудового договора, а в третьей – причины и основания, если в подтверждающем документе они прописаны.

Основное правило заполнения новой трудовой книжки – вводят только те данные, которым существует документальное подтверждение.

В четвертом столбце записываются название, номер и дата документа, в соответствии с которым выполнены все записи в дубликате документа. Все оригиналы, которые требовались для заполнения, должны быть переданы владельцам. Работодатели должны оказывать посильную помощь и содействие в получении документов, которые подтверждают факт работы человека в их организации.