Основные правила внесения изменений в трудовую книжку о переименовании организации

От того, насколько правильно и корректно ведется работа с трудовой книгой, в каких условиях хранится документ, зависит возможность устроиться или перевестись на новое место или должность. Трудовая книжка влияет на размер будущей пенсии, на количество определенных социальных услуг. Чтобы в будущем возникло как можно меньше неприятных ситуаций у работников и работодателей, был разработан определенный свод правил ведения этого документа. Внесение изменений в трудовую книжку о переименовании организации – важный момент, который подчиняется этим правилам. Каковы же главные требования внесения записей в бланк трудовой книжки?

Общие требования к внесению записей в трудовую книгу

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, – это два основных нормативно-правовых акта, которые регламентируют общие правила оформления, переоформления, ведения, хранения трудовых книжек, а также виды допустимых изменений в имеющихся записях.

Основными моментами этих правил являются:

1. Все данные вносятся в трудовую книжку исключительно на основании изданного приказа руководства организации/предприятия, на котором числится сотрудник, не позднее, чем через неделю после вступления его в законную силу. Единственным исключением из правил является приказ об увольнении. Запись, констатирующая факт исключения работника из штата, делается непосредственно в день ухода со службы;
2. Каждая запись в трудовой книжке должна быть достоверной, то есть, соответствовать определенному событию, подкрепленному приказом начальства.
3. Каждая запись, внесенная в трудовую книжку, должна иметь четкую хронологическую последовательность; даты обозначаются арабскими цифрами: дни и месяцы имеют двузначный формат записи, годы – четырехзначный.
4. Ни в коем случае нельзя сокращать записи. Не допускается сокращение названий документов, приказов, постановлений и прочей информации. Несоблюдение этого правила может повлечь неприятные последствия при решении трудовых споров.
5. Фиксировать информацию необходимо исключительно на государственном языке – русском. Исключение – предприятия-работодатели, находящиеся на территории регионов, входящих в состав Российской Федерации, которые используют в делопроизводстве собственный язык. Важный момент: новый образец оформления трудовых книжек, вышедший в 2004 году, не указывает, каким образом текущие модификации повлияют на образцы с региональными языками.

Сведения о работе

Правила оформления трудовых книжек при переименовании организации относятся к разделу «Сведения о работе». В этой части вносится основная, самая важная информация, для которой создан учетный бланк – трудовая книжка.

После того, как сотрудник поступил на работу, прошло 5 рабочих дней, руководитель (принимающее соискателей лицо) обязан в предоставленную новым сотрудником трудовую книжку, сделать необходимые записи. Если у работника таковой не имеется или это его первое место работы, то на него трудовую книжку должен заводить непосредственно работодатель. В чистый бланк в отделе кадров в определенной последовательности вносят все необходимые данные о трудовой оплачиваемой деятельности работника.

Эти данные несут в себе информацию о приеме на работу и выглядят таким образом:

• 3-я графа раздела «Сведения о работе» в качестве заголовка включает в себя полное, а также предусмотренное учредительными документами сокращенное наименование предприятия. Здесь нет необходимости ставить дату и порядковый номер записи. Эта информация по объему может занимать много строк, поэтому крупные компании нашли простой способ решения данной проблемы – заказ штампов с необходимыми реквизитами предприятия. Это весьма практичное решение. По законодательству оттиск этого штампа имеет такую же юридическую силу, как рукописная запись. При определенном стечении обстоятельств эта запись может быть полностью изменена одним из 2-х существующих способов.
• Под заголовком в 1-ю графу, но уже исключительно от руки, указывается порядковый номер записи.
• 2-я графа – это дата вносимых записей.
• 3-я графа – запись о принятии сотрудника в определенное структурное подразделение, о назначении на должность, о приеме на определенную работу. Важно: обязательно должно быть указаны: конкретное название должности, профессии, специальности и уровень квалификации.
• в 4-й графе сначала пишется дата, затем распорядительный документ, на основании которого сотрудник был принят на работу, например, распоряжение, приказ, утверждение. В конце строки проставляется регистрационный номер этого документа.

Виды изменений записей в трудовых книжках

Важным вопросом остается, как правильно внести в трудовую книжку изменение наименования учреждения. В последние десятилетия в связи с нестабильной экономической ситуацией в мире, предприятия массово переименовываются. Это связано с преобразованиями организационно-правовых форм компаний. В результате слияний, поглощений, ликвидаций, консолидаций и реорганизаций предприятия меняют свои названия полностью или частично. Это мероприятие тянет за собой бумажную волокиту. Меняются реквизиты, штампы, названия документов. Проверяется вся финансовая отчетность. Конечно, эти события не могут обойти и отдел кадров, в котором должна быть проведена широкомасштабная работа по внесению изменений в записи о переименовании организации.

При изменении организацией своего названия соответствующая запись в обязательном порядке должна быть сделана в трудовой книжке. В случае невыполнения этого условия возникнет неприятная, запоминающаяся на долгие годы ситуация. Получается, что человек был принят на одно предприятие, а уволился или вышел на пенсию с другого. Отсутствуют промежуточные звенья: «уволен» с одного места работы и «принят» на другое. Работнику, оказавшемуся в такой ситуации, грозит опасность остаться без стажа и, следовательно, без пенсии и льгот. Государственные органы могут очень сильно усомниться в правомерности таких выплат. Проблему решить можно, но для этого понадобятся время и силы, чтобы взять необходимые справки с бывшего места работы, «заглянуть» в государственный архив.

В целях предотвращения таких событий сотрудники отдела кадров должны позаботиться о правильном внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку каждого сотрудника, числящегося в штате. Причем делать это можно как в рукописном, так и в штампованном формате. В целях экономии времени, особенно на крупных предприятиях, этот процесс протекает с помощью новых штампов, оттиски которых проставляются в разделе «Сведения о работе».

Предварительно руководство предприятия должно выполнить следующие этапы:

1. документальное оформление решения уполномоченного органа о переименовании юридического лица;
2. внесение изменений о наименовании предприятия в учредительные документы;
3. оплата госпошлины, взимаемой за внесение изменений в наименование организации;
4. оформление заявления о государственной регистрации изменений, которые вносятся в учредительные документы предприятия;
5. в течение 3-х рабочих дней предоставление службе государственной регистрации документов с измененным наименованием юридического лица для дальнейшей регистрации;
6. получение свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
7. издание приказа о внесении изменений в наименование организации и назначении группы людей, ответственных за внесение изменений в записи трудовых книжек и договоров – основание для внесения в трудовую книжку записи об изменении названия организации.

Порядок внесения изменений в записи трудовых книжек

В разделе «Сведения о работе» сотрудники отдела кадров вносят изменения в записи о переименовании организации следующим образом:

1. в 3-ю графу записывается предложение: «Организация N с числа дд. мм. гг. переименована в организацию M», (буквы N и М подразумевают старое и новое название соответственно);
2. в 4-ю графу вписывается название документа, на основании которого были внесены изменения (приказ, распоряжение, постановление).

Внесение изменений в записи трудовой книжки о переименовании организации никоим образом не может повлиять на трудоустройство сотрудников. Эти изменения не могут повлечь за собой сокращение штата работников или преждевременное завершение срочного трудового договора.

Довольно часто кадровики интересуются, ставится ли номер записи в трудовой книжке при изменении названия организации. Обычно в графе №4 порядке проставляется порядковый номер и дата записи, но внесение изменений в записи трудовой книжки о переименовании юридического лица стало исключением. Ответ: нет, не ставится.

Стоит обратить внимание на то, что эта запись должна четко вмещаться в границы 3-й графы и «не ущемлять» 2-ю и 4-ю. Неважно, каким методом это будет сделано: от руки или при помощи штампа. Если запись «вылезет», то она будет считаться некорректной.

Что это значит для сотрудников?

Согласно п. 66 Трудового Кодекса РФ, трудовая книжка – один из главных документов любого трудящегося. Трудовая книжка важна тем, что она, как счетчик, фиксирует весь трудовой стаж. Если после смены организацией своего наименования были неправильно сделаны связанные с этим событием записи или они вообще были упущены, то это приведет к неразберихе и урезанию стажа. Эту проблему придется решать с помощью справок и архивных документов, подтверждающих «мнимый» стаж.

Любую ошибку в трудовой книжке необходимо немедленно исправлять на текущем или новом месте работы. Если ошибка была допущена в период существования организации до реорганизации, то нужно требовать ее исправления от правопреемников компании. Если юридическое лицо было подвержено ликвидации, то исправление ошибок должны производить уполномоченные лица уже на новом месте работы.