Warning: call_user_func_array() expects parameter 1 to be a valid callback, no array or string given in /var/www/valeriy/data/www/opersonale.ru/wp-includes/class-wp-hook.php on line 298
Главная » Кадровый учет » Трудовая книжка » Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией.

Как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжекНеобходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы.

Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги. Как правило, учетные книги могут быть в свободной форме, обязательным условием является лишь наличие полной информации о регистрируемом документе. Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши. Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник.

В 2003 году была утверждена новая форма этого документа. Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну.

Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие. Заменяется старая книга новой тоже по определенным правилам. Книгу закрывают с объяснением причин, по которым прекращают ее ведение, и указывают общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек. Старая книга ни в коем случае не ликвидируется, она хранится по общепринятым правилам.

В книгу учета движения необходимо вносить:

  • переданные работником трудовые книжки при оформлении на работу;
  • трудовые книжки, которые впервые оформлены этой организацией;
  • вкладыши, которые выданы в период работы на этом предприятии.

Если при приеме на работу человек принес трудовую книжку с вкладышем, его не регистрируют. Учету подлежит только трудовая книжка.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?


Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе. Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать. Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней.

В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.

В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков. В старых образцах может не быть серии и номера. В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.

При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.

В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.

В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.

Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.

Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.

Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.

Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки. В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

В книге учета движения трудовых книжек Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника. В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так:

  1. Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
  2. Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.

В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.

Порядок внесения изменений в книгу учета

В связи с тем, что книга учета движения трудовых книжек ведется вручную, то человеческий фактор может сыграть свою роль. Никто не застрахован от ошибок, поэтому такое может случиться и с сотрудником кадровой службы, который уполномочен вести данную книгу.

Порядок исправления ошибок не является строго регламентированным. Есть общепринятые негласные правила, которых старается придерживаться каждая организация.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек? Ошибки можно исправить следующим способом. Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.

Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию.

Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

  1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками. Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.
  2. Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
  3. Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
  4. Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
  5. Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.
  6. Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера. Старую книгу не нужно сдавать в архив, так как она еще будет использоваться при увольнении сотрудников, запись о трудовых книжках которых находится там. В ней будут ставиться подписи работников.

Когда книга учета движения трудовых книжек будет полностью заполнена, ее необходимо передать в архив. Там она будет храниться 50 лет.



Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

1 комментарий к записи Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек
  1. Оксана 19.08.2015 16:48

    К сожалению, отсутствует информация о сроке внесения записи трудовой книжки в книгу учета трудовых книжек и ссылка на нормативный акт( по этому моменту.

Ваш комментарий:

*

*