Оформление заявления на выдачу трудовой книжки за умершего сотрудника

Случается, что кадровики сталкиваются с ситуацией, когда необходимо прекратить трудовые отношения в связи со смертью работника или же признания его безвестно пропавшим и отсутствующим. В этом случае существует такой же порядок оформления документации, как и при увольнении. Чтобы иметь возможность выдать трудовую книжку родственникам, им необходимо подать заявление на выдачу трудовой книжки за умершего.

Как поступить правильно? Как правомерно оформить прекращение работы умершего сотрудника, кому выдавать компенсацию и невыплаченную заработную плату, как должно быть оформлено заявление от родственника на выдачу трудовой книжки умершего или на какие моменты еще необходимо обратить внимание?

Как происходит признание работника умершим или пропавшим без вести?

Если случилось, что сотрудник не подает о себе знать, не появляется на рабочем месте и не отвечает на звонки, то первое, что может подумать работодатель, – это прогул. В таком случае он вправе уволить сотрудника за нарушение им установленных правил трудового договора и распорядка работы.

Но если человек не прогуливает, а с ним произошло самое страшное, и он умер? Пролить свет на ситуацию и разъяснить могут помочь родные этого человека. Что делать, если и они не смогли помочь найти вашего работника, и никто не может ответить на вопрос о его местонахождении или же о его состоянии?

Руководителю придется ждать. По истечению года, если человек не появился, то руководитель предприятия имеет право подать заявление в судебные органы с просьбой признать человека безвестно отсутствующим.

Происходит это согласно статье ГПК Российской Федерации, где указано, что заинтересованное лицо подает соответствующее заявление по месту жительства или нахождения. Предприятие, где работал пропавший человек таковым и является, так как оно заинтересовано в этом действии материально.

Когда суд признает человека умершим:

• если по истечении пяти лет человек не появился по месту жительства, и о его местонахождении нет никаких сведений,
• может быть признан погибшим после шести месяцев, если стало известно, что пропал этот человек при обстоятельствах, угрожающих его жизни, или предполагается гибель его в результате несчастного происшествия.

Источниками получения информации о смерти работника могут быть:

• родные и близкие этого человека,
• морги и больницы,
• полиция.

Для подтверждения этого факта обязательно необходима его государственная регистрация и выдача соответствующего документа – свидетельства о смерти. Оно и является основанием увольнения сотрудника по этой причине. Без данного свидетельства руководитель не вправе увольнять человека и расторгать договор.

Дата, признанная датой смерти работника, послужит днем его увольнения с предприятия. При этом неважно, рабочий этот день, выходной или праздничный.

Прекращаем действующие трудовые отношения и разрываем трудовой договор в связи со смертью сотрудника

Разобравшись с причинами отсутствия работника, руководить должен произвести расторжение трудового договора следующим образом:

1. Отдел по работе с персоналом готовит соответствующий приказ, который должен подписать руководитель предприятия. По общим требованиям этот документ должен быть представлен на ознакомление работнику и подписан им, но по известной причине этот пункт опускается.
2. На основании приказа вносят в трудовую книжку запись о прекращении трудовых отношений между сторонами.
3. Вносится соответствующая запись в личное дело этого сотрудника.

В приказе указывают причину прекращения действия трудового договора – в связи с признанием человека умершим или же отсутствующим безвестно. В случае со смертью работника упоминается и номер свидетельства о смерти.

Случается, что все необходимые документы работодатель получает с некоторым опозданием, но все же датой прекращения трудового договора будет считаться именно та, когда кадровик получил свидетельство о смерти или судебное решение о признании человека безвестно пропавшим.

Данное действие разрешает определиться с конечной датой прекращения трудовых отношений и расчета заработной платы, а уже впоследствии – начать поиски нового кандидата на эту должность.

Выплата заработной платы и денежной помощи на погребение

Получить заработную плату, если ее не получил умерший, может один из родственников этого человека. Руководитель обязан сделать это не позже 7 дней с момента получения всех необходимых документов от родственников работника.

Еще одна выплата денежных средств подразумевает получение социальной помощи на погребение. Производится за счет Фонда социального страхования граждан Российской Федерации. Для его получения родственникам умершего необходимо обратиться в организацию не позднее 6 месяцев со дня, указанного в свидетельстве как дата смерти.

Необходимые обязательные выплаты родственникам умершего работника:

• заработная плата – вознаграждение за трудовую деятельность в соответствии с квалификацией, дополнительные компенсационные и стимулирующие доплаты или премии,
• компенсация за неиспользованный отпуск,
• при болезни человека – доплата до уровня среднего заработка,
• плата за возмещение стоимости погребения.

Выдача трудовой книжки умершего сотрудника

После заполнения всех документов, внесения записей об увольнении в трудовой книжке ее необходимо выдать на руки. Возникает вопрос – кому?

Получить трудовую книжку умершего работника могут его родные, подав работодателю заявление о выдаче трудовой книжки родственникам.

Родственниками, которые вправе потребовать трудовую книжку сотрудника, считаются:

• супруги,
• дети (в том числе и приемные),
• родители,
• бабушки или дедушки,
• сестры или братья,
• внуки.

Для подтверждения родства представляется необходимый документ. Для супругов – свидетельство о браке и паспорт, в иных случаях – свидетельство о рождении и паспорт.

Если есть возможность выдать трудовую книжку на руки родственнику умершего человека, делается это обязательно под его роспись о получении. Все копии удостоверяющих документов, которые были предоставлены для этого, подписываются работником кадрового отдела и подшиваются в личное дело сотрудника.

В книге учета трудовых книжек вносится запись о том, что трудовую книжку выдали и соответственно получили, и обязательно указывается, на основании каких именно документов произвели данное действие. При этом целесообразно будет попросить расписку у родственника в получении трудовой книжки и отказа от каких-либо претензий.

Но в ином случае трудовая книжка может быть выслана и по почте, после письменного заявления с просьбой получить трудовую книжку родственниками умершего.

Если после смерти работника заявление на выдачу трудовой книжки от его родственников не поступило, работодатель будет обязан хранить его трудовую книжку у себя до востребования. Так как этот документ относится к подлинно личному документу человека, то хранить его необходимо на протяжении 75 лет.

Что произойдет с обязательствами сотрудника, который умер или признан безвестно отсутствующим

Как быть в ситуации, если при работе на предприятии сотрудник нанес ущерб, а впоследствии скончался? Работодателя может заинтересовать вопрос в возмещении этого ущерба посредством удержания определенной суммы с его невыплаченной заработной платы или другим способом, например, взыскать с родственников умершего.

Если опираться на трудовое законодательство, то обязательства сотрудника могут быть связаны только лишь с его личностью. Соответственно, работодатель не имеет права что-либо требовать от родственников умершего. То есть его обязанности перед работодателем оговариваются на основании трудового договора, в соответствии с которым только лично работник отвечает за свои обязанности. Следовательно, родственники не будут разделять его возможные обязательства перед работодателем. В этом и существенное отличие гражданско-правовых отношений и отношений, связанных с трудовым законодательством.