Оформление записи в трудовую книжку о переводе сотрудника на том же месте работы

В зависимости от вида осуществляемого перемещения трудовая книжка может содержать запись о переводе на том же месте, в другую местность вместе с работодателем либо к другому работодателю.

Как следует и норм ТК РФ под переводом на другую работу следует понимать временное или постоянное изменение трудовых функций сотрудника (структурного подразделения), указанных в рабочем соглашении при оформлении принятия на работу.

Основные требования Закона

Осуществление любого постоянного изменения рабочей функции допустимо только при наличии согласия сотрудника. Добровольное согласие оформляется в форме заявления, либо другим законным способом, например, возможно оформление соответствующего соглашения. В случае если изменение рабочей функции носит постоянный характер, работодатель должен заключить с сотрудником новый контракт. И только после этого может быть издан соответствующий приказ. С приказом на протяжении трех дней необходимо ознакомить сотрудника.

Перед тем как в трудовой книжке оформить перевод в другую местность вместе с нанимателем, следует учесть, что фактически происходит существенное изменение условий труда, указанных в первоначальном договоре. Поскольку в таком случае работодатель всегда является инициатором, он должен предупредить работника о предстоящем переезде не позднее чем за два месяца. В случае отказа работника продолжать сотрудничество в другой местности, наниматель будет обязан оформить увольнение на основании девятого пункта части 1 ст. 77 ТК РФ и выплатить выходное пособие (ст. 178 ТК РФ).

Оформление постоянного перевода на другую работу у одного нанимателя

Для изменения определенных сторонами условий договора в любом случае необходимо в первую очередь получить письменное согласие сотрудника. Поскольку данная операция подразумевает изменение трудовых функций работника, несмотря на неизменность нанимателя, с ним заключается новый рабочий контракт (соглашение. По сути, само по себе подписание сотрудником нового контракта, можно рассматривать как получение письменного согласия на изменение рабочих функций.

Довольно часто у неопытных нанимателей возникает вопрос о том, как оформить запись в трудовую книжку о переводе работника на другую должность в пределах одного работодателя. Поскольку фактически оформляется новый трудовой контракт, делается запись, аналогичная той, которая оформляется при приеме на работу.  Отличие состоит в том, что при изменении трудовой функции в пределах одного работодателя не происходит увольнения и принятия на работу.

Возможные сложности при внесении записи о переводе

На практике могут встретится следующие нестандартные ситуации, которые прямо не предусмотрены в регламентирующих документах.

Трансформация временного перевода в постоянный

Проблемы с порядком внесения записи в трудовую книжку про перевод работника на другую должность могут возникнуть в случае если первоначально планировалось временное изменение условий труда, которое впоследствии стало постоянным. В соответствии с частью 1 статьи 72.2 ТК РФ, если по окончании срока перевода предыдущее место работнику не предоставлено, и он продолжает работать, то перевод не сохраняет временный характер и считается постоянным.

В указанной ситуации проблема состоит в том, что в соответствии с частью 4 статьи 66 ТК РФ сведения о временных переводах в трудовую книжку сотрудников не вносятся. Следовательно указанный факт может быть зафиксирован только после того как условие о временном характере утратит силу.

При возникновении подобной ситуации, дата внесения информации и осуществления самого перевода не будет совпадать с первоначальной, причем разница может быть весьма существенной.  В таком случае необходимо фиксировать обе даты: временного перемещения и дату признания перемещения постоянным. Такая запись будет несколько отличаться от традиционной при перемещении на другую постоянную работу.

Поскольку официального разъяснения как действовать в подобном случае не существует, можно порекомендовать следующую примерную последовательность шагов для нанимателя:

1. Издание приказа (распоряжения) о временном изменении рабочей функции.
2. Оформление дополнительного соглашения к рабочему контракту.
3. Издание приказа о признании изменения постоянным, с указанием причин и оснований.
4. Внесение соответствующей информации в книжку, следующим образом:

• В графу 2 проставляется дата внесения сведений.
• Вносится запись в трудовую книжку при переводе на другую должность в графу 3 с дополнительным указанием фактической даты первоначального временного изменения;
• В графу 4 вносятся реквизиты двух приказов: о временном переводе и о признании его постоянным.

Внесение ошибочно пропущенной записи

Поскольку ситуация, когда запись в трудовой книжке о переводе на другую должность, например в том же отделе ошибочно пропущена, не отражена в Инструкции, ее следует также разобрать. В принципе пропущенной может оказаться любая информация об изменении рабочей функции работника. Несмотря на то, что работник может не придать значения подобному пропуску, кадровая служба должна исправить допущенную ошибку.

Тем более исправление должно иметь место, когда сотрудник настаивает на обязательном внесении пропущенных сведений. Существует мнение, что в данном случае необходимо отменить запись об увольнении, после чего внести пропущенные сведения и вновь сделать запись об увольнении. Однако данную рекомендацию нельзя признать правильной, поскольку в соответствии с пунктом 30 Правил, нет оснований для признания увольнения незаконным.

Как свидетельствует практика, пропущенная запись вносится дополнительно, после сведений об увольнении. При этом обязательно повторное указание наименования организации и всех соответствующих реквизитов.

Алгоритм действий кадровой службы при переводе сотрудника без смены работодателя

При оформлении кадровых перестановок на предприятии, а в частности перевода, необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

•  В письменном виде зафиксировать инициативу нанимателя или пожелание сотрудника.

Изменение трудовых функций может быть оформлено как по инициативе нанимателя, так и в связи с волеизъявлением работника. Законодательством не установлена обязательная форма документов, посредством которых должно быть выражено желание или предложение подобного изменения. Можно порекомендовать, чтобы работник подал заявление, а работодатель направил письменное предложение.

Для исключения возникновения неприятных ситуаций, предложение о переводе на другую должность должно содержать:

— период, в течение которого он должно быть рассмотрено и получен положительный или отрицательный ответ;

— указание на недействительность данного предложения, в случае отсутствия принятого решения в положенный срок.

• Заключить новое рабочее соглашение.
• Издать приказ.
• Ознакомить с приказом работника.
• Ознакомить сотрудника с новыми обязанностями.
• Внести соответствующие изменения в книжку.
• Внести изменения в личную карточку.
• Ознакомить сотрудника с внесенными изменениями путем проставления подписи в личной карточке.