Warning: call_user_func_array() expects parameter 1 to be a valid callback, no array or string given in /var/www/valeriy/data/www/opersonale.ru/wp-includes/class-wp-hook.php on line 298
Главная » Кадровый учет » Трудовая книжка » Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?

Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?

Необходимость ведения трудовой книжки и ее статус предусмотрены законодательством РФ. В некоторых случаях требуется сделать дубликат документа, который является повторным экземпляром и имеет такую же юридическую силу, как и оригинал. Поэтому прежде, чем приступать к восстановлению документа, нужно узнать, кто оформляет дубликат трудовой книжки, так как все поля в нем должны заполняться правильно.

Кто оформляет дубликат трудовой книжкиДубликат должен полностью соответствовать подлинному документу по всем параметрам и содержанию – это является обязательным условием. Исключение представляют неверно занесенные в оригинал записи, которые не подлежат восстановлению по причине того, что нет документального подтверждения.

Повторный экземпляр трудовой книжки заполняется соответственно нормам и требованиям, которые предусматриваются постановлениями Правительства и соответствующей инструкцией Минтруда.

Заполнение дубликата

В дубликате, заменяющем трудовую книжку, должны быть оговорены следующие моменты:

  • информация о работнике на титульном листе;
  • данные как о непрерывном стаже сотрудника, так и об общем, до того момента, когда он пришел в компанию, подтвержденные документально;
  • записи о награждениях и поощрениях с последнего места работы.

Так как оформлением дубликата трудовой книжки занимается работодатель, то у него всегда должен быть определенный запас бланков, на титульном листе которых имеется печать со словом «Дубликат».


Трудовая книжка входит в число документов строгого учета, поэтому оформляем дубликат трудовой книжки правильно и оставляем отметку в специальном журнале о том, что был выдан такой документ, и зарегистрированная ранее книжка снята с учета.

В раздел о награждениях вносится информация именно о награждениях, а в графу о работе – сведения непосредственно о работе. Основанием для заполнения являются бумаги, подтверждающие эти данные.

Титульный лист – важная часть дубликата трудовой книжки, поэтому нужно проследить, чтобы информация о работнике, записанная с предоставленных им документов, была верна. Имя, фамилия и отчество пишутся полностью без инициалов и сокращений. То же самое касается и сведений о дате рождения – пишется число, месяц и год арабскими цифрами. Данные должны быть занесены из паспорта или документа, который удостоверяет личность. К таким документам относят военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др.

Полученное образование и присвоенная профессия выясняется в документах об образовании. Пометки об образовании – общем, начальном и среднем профессиональном, среднем общем, послевузовском и высшем профессиональном, а также о квалификации совершаются только при наличии диплома, сертификата, аттестата и прочих удостоверений. Даже если образование не было получено и является незаконченным, то сведения вносятся на основании заверенных по образцу документов – студенческий билет, справки образовательного учреждения, зачетная книжка и т.п.

В каких случаях делается дубликат?

На сегодняшний день предусмотрено несколько вариантов, когда выдается дубликат:

  • документ был утерян работником;
  • непригодность документа – обгорел, испачкался, порвался;
  • если в оригинале имеются пометки о переводе или увольнении, которые впоследствии стали недействительными;
  • запись об отстранении от должности по причине осуждения, если обвинения были сняты и человек оправдан;
  • массовая потеря трудовых книжек работодателем.

В каждом из вышеперечисленных случаев имеются свои нюансы.

Утрата документа

Если работник имел неосторожность потерять трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил, ему нужно сообщить о данном обстоятельстве работодателю по последнему месту работы. После этого сотрудник пишет соответствующее заявление, где просит выдать ему дубликат.

Дубликат должен быть выдан не позднее 15 суток после того, как было написано заявление. При оформлении документа в него вносятся сведения о непрерывном и общем стаже работника, который подтверждается документацией, информация о трудовой деятельности и о награждениях, вносившихся по последнему месту работы.

Негодность документа

Трудовая книжка, имеющая ветхое состояние, должна быть заменена работодателем на дубликат. На титульном листе в правом верхнем углу пишется, что документ выдан взамен другого, его серия и номер. При этом в повторном документе должны присутствовать все сведения из подлинника.

После этого оформление документации протекает строго по правилам: титульный лист штампуется, вносится запись о выдаче дубликата, затем документ снимают с учета и отдают владельцу. Чтобы трудовой стаж был подтвержден, трудовая книжка отправляется в органы социального обеспечения. Одновременно должны быть возвращены и оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Все записи переносятся при оформлении дубликата с точностью из подлинного документа.

Запись о переводе или увольнении оказалась недействительной

Выдача документа происходит, если упоминание о переводе на другое место работы или увольнение было признано ошибочным. Такое случается при увольнении работника или когда требуется копия трудовой книжки. В этом случае пишется заявление работодателю с просьбой выдать дубликат документа без недействительной записи. Если руководитель идет навстречу в решении данного вопроса, то кадровая служба приступает к оформлению документа. Все происходит в том же порядке, что и в первых случаях, но без внесения недействительной пометки.

Наличие пометки об освобождении от работы или должности по причине незаконного осуждения

Оформляем дубликат трудовой книжкиЕсли работник был осужден, но суд признал его невиновным и непричастным к совершенному деянию и имеется соответствующее постановление, то работодатель обязан выдать дубликат без записи, которая признана недействительной. Так же, как и в предыдущих случаях, сотрудник пишет заявление, оформление ведется в том же порядке, запись не вносится в дубликат, на титульном листе которого оставляется запись, что это дубликат. На оригинале же пишется, что взамен выдан соответствующий документ, указывается его серия и номер.

Массовая утеря работодателем документов о стаже работников

Причинами подобного инцидента являются ситуации чрезвычайного характера, к примеру, пожар, наводнение, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы. Работодатель должен сделать дубликат трудовой книжки для каждого сотрудника. Стаж работников компании, оказавшейся в подобного рода ситуации, определяется комиссией, которую создают органы власти Российской Федерации. В группу входят люди, являющихся прямыми представителями работодателя, профсоюза и прочих, заинтересованных в решении проблемы, организаций.

Установления факта работы и стажа сотрудника производится по имеющимся у него документам – расчетная книжка, профсоюзный билет, справки, трудовой договор и прочее. Для того, чтобы стаж был установлен, работник может предъявить и другую документацию, оформленную надлежащим образом. Если такой не имеется, то можно принести копии или выписки из документов.

При отсутствии документов, которые могут подтвердить, что человек работал, опрашиваются несколько сотрудников, которые являлись ему коллегами. Устанавливаются временные рамки, и отправляется запрос на предыдущее место работы, в котором просит документального подтверждения о работе сотрудника. Период трудовой активности работника устанавливается комиссией на основании полученной информации, как от свидетелей, так и из сохранившейся документации. Они включают в себя общий стаж и специальный, дающий право на льготы и пенсию.

Результат проведенной работы комиссии – это акт, содержащий в себе сведения о временных границах работы, о должности и о продолжительности стажа каждого отдельного сотрудника. На основании получившегося акта работодатель выдает дублированную трудовую книжку, оформленный по всем вышеупомянутым требованиям.

Редкий случай

Иногда работник пишет заявление, просит выдать дубликат, получает его и потом находит пропажу. В таком случае рекомендуется оставить оригинал себе, ведь дубликат является одним из основных документом, так как зафиксирован в журнале по учету движения трудовых книжек, и это прямое подтверждение его официального статуса. Трудовая книжка нужна будет для органов социального обеспечения, которые зачтут ее в качестве свидетельства о трудовом стаже.

Порой работник требует от работодателя оформления не дубликата, а новой трудовой книжки. Это возможно лишь в случае полной утраты прежнего документа, но стоит обратить внимание, что в новой трудовой будет содержаться информации о стаже лишь со дня приема на должность.

Какую информацию необходимо предоставить, чтобы были внесены записи о трудовом стаже

Документами – основаниями для подтверждения трудового стажа являются:

  • выписки из приказов,
  • справки,
  • выписки из личных дел,
  • информация из приказов,
  • документация со счетов сотрудника,
  • ведомости о выдаче заработной платы,
  • прочие документы, в которых имеется подтверждение трудового стажа.

Стаж в свою очередь может быть подтвержден характеристиками с мест работы, удостоверениями, трудовыми договорами в письменной форме и соглашениями с пометкой об исполнении, формулярными, послужными и трудовыми списками и другими документами, в которых есть информации о стаже и периодах работы.

Документы, подаваемые на подтверждение трудовой деятельности, должны иметь подпись руководителя организации и печать. Работники отдела кадров снимают с предоставленных оригиналов копии, заверяют их и оставляют у себя на хранение. Оригиналы возвращаются в руки к владельцу.

Итак, если документ по каким-либо причинам перестал существовать, то дубликат выдает работодатель на основании поданного заявления работника. При этом берется во внимание, что некоторые записи могут быть недействительны и должны отсутствовать в новом документе, который регистрируется в журнале по учету трудовых книжек.

Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

Ваш комментарий:

*

*