Когда необходимо исправить ошибки в трудовой книжке работника

Очень часто в силу своей невнимательности или неопытности кадровый работник допускает опечатки или ошибки в процессе заполнения трудовых книжек сотрудников организации. Внесенные некорректные данные могут впоследствии поспособствовать возникновению проблем с процедурой оформления пенсии по трудовому стажу. Поэтому исправление ошибок в трудовой книжке обязано происходить вовремя и правильно.

Кто может исправить трудовую книжку?

Еще в 2008 году Правительство РФ установило правила по ведению трудовых книжек, которыми указывается два возможных решения данного вопроса. Ошибка должна быть обнаружена владельцем или его новым работодателем при поступлении в другую компанию, если неверные данные были внесены именно на прежнем месте работы.

Если организация – прошлый работодатель функционирует и по сей день, то только он может исправлять внесенные собственноручно некорректные данные в трудовой книжке. Когда бывший наниматель к моменту обнаружения ошибок уже прекратил свою деятельность, неважно по каким причинам, то верные записи вводятся новым работодателем. Основанием для возможности исправления информации в трудовой нынешним предпринимателем служит документ об исключении прошлого нанимателя из государственного реестра.

Правила исправления ошибок в трудовой книжке

Если обстоятельства сложились так, что работник/работодатель/бухгалтер обнаружил неверную запись в трудовой книжке, тогда для ее исправления необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. При заполнении документа следует уничтожить старый бланк и завести новый, в который будут внесены корректные данные.
2. Если ошибка была совершена прошлым работодателем, то верная запись должна быть произведена нынешним работодателем. Чтобы внести новую информацию в трудовую, потребуется ее документальное подтверждение, которое обязан предоставить владелец книжки.
3. Ошибки, сделанные в основных разделах, не подлежат зачеркиванию. Чтобы исправить некорректные сведения, нужно сначала сделать запись: «Сведения № … недействительны», а затем ниже добавить (уже под другим номером) новую, правильную информацию о работнике.
4. В случае, если был испорчен титульный лист трудовой книжки, вносимые изменения должны располагаться на нем же. Данная процедура проходит путем зачеркивания (с помощью одной черты) неверной записи и введением новых данных на основе официальных документов (паспорт, дипломы, свидетельство о заключении брака). Исправленные сведения должны быть заверены работодателем и оттиском печати компании.
5. Новые данные (впрочем, как и старые) вписываются аккуратно и с использованием шариковой, гелевой или перьевой ручки, содержащей световодостойкие чернила. Цвет ручки – синий, фиолетовый или черный.
6. Каждое слово должно быть внесено полностью, то есть запрещено делать какие-либо сокращения.

Какими документами следует руководствоваться при изменении записей?

Трудовая книжка является таким же официальном документом, как паспорт или водительские права, поэтому ни в коем случае нельзя вносить данные, придуманные самим работником или работодателем. Прежде всего, нужно опираться на Трудовой кодекс, который предусматривает правильные формулировки сведений о работниках. Помимо этого, существует специальная инструкция по заполнению документа о стаже.

Ни одна запись не сможет быть изменена, если не будет существовать основание для этой процедуры. Это может быть приказ начальника либо другой документ. Для рассмотрения просьбы работника об исправлении данных в его трудовой, от него обязательно потребуется письменное заявление на имя руководителя.

Как поменять личные данные работника?

Сведения о работнике вводятся на титульный лист документа о занятости. Чтобы знать, как исправить дату в трудовой книжке или имя, фамилию и отчество, необходимо учитывать следующую последовательность в действиях:

1. Сначала перечеркиваются одной линией ошибочные сведения.
2. Вносится корректная информация (на основании паспорта, свидетельства о браке или других документов).
3. Внутри обложки трудовой записываются ссылки на те источники, которые подтверждают правильность введенных сведений.
4. Происходит заверка новых записей, проставляется печать организации и подпись того лица, которое занимается этим вопросом.

Если ошибка допущена в отчестве или имени работника, то при решении данной проблемы нужно руководствоваться тем, когда именно она была выявлена. При обнаружении факта внесения неправильной записи в процессе первичного заполнения документа, необходимо уничтожить старый бланк и ввести новые, корректные данные, в новую трудовую книжку. Если произойдет такой случай, что ошибку заметит второй или последующий работодатель, таким способом воспользоваться не получится.

Чтобы разрешить подобную неприятность, владелец трудовой книжки будет вынужден обратиться в суд, в котором на основании предоставленных документов, подтверждающих его личность, будет признана/не признана ее принадлежность данному лицу. Уполномоченное лицо, помимо стандартных записей (по алгоритму), добавляет следующую фразу: «Исправленному Иванова на Иванкова верить».

Исправление сведений об образовании работника

При поступлении на самое первое место работы сотрудник может не иметь оконченного образования. В такой случае целесообразней будет оставить данную строку в трудовой книжке пустой. Но и неправильным считается, когда работодатели не указывают даже неоконченное образование.

В подобной ситуации нельзя обойтись теми же методами, что и при внесении изменений в Ф.И.О. или же дату рождения работника. Здесь необходимо не исправить запись, а дополнить (изменить) ее. При этом основываться следует на полученных от работника документах об образовании. Запись также заверяется, проставляется печать предприятия.

Исправление неправильных сведений о трудовом стаже

Ошибки, связанные с неправильным введением данных в раздел «Сведения о работе», являются наиболее частыми. Так как трудовая книжка является главным документом гражданина РФ, в которой прописана его занятость за весь период существования данного документа, то относиться к правильному внесению информации нужно с особой внимательностью. Поэтому в случае возникновения некорректных записей их в срочном порядке нужно исправлять.

Ситуация 1. Неверные данные о приеме на работу

В этом случае некорректной информацией может являться либо неправильное написание структурного подразделения компании, в которое был принят работник, либо указание неверной должности. Проще всего будет исправить такие данные, если их обнаружили до внесения новых данных о трудовой деятельности. Ошибочные записи ни в коем случае не нужно перечеркивать.

Порядок внесения исправлений:

1. В разделе «Сведения о работе» необходимо после неправильной записи поставить следующий порядковый номер, потом дату корректировки, а третья графа должна содержать следующее: «Запись под № … считать недействительной».
2. В четвертой графе указывают правильные данные: сначала номер документа – основания к исправлениям, затем саму верную информацию.

Такой порядок действий может иметь место лишь тогда, когда ошибки были обнаружены спустя небольшой промежуток времени. Тогда с решением подобной проблемы не возникнет особых проблем. Все последующие записи в трудовой книжке должны будут сопровождаться печатью организации и заверкой с помощью подписи уполномоченного лица. При обнаружении ошибки в документе уже после поступления работника в новую компанию, необходимо будет проделать все те же действия с единственным отличием, что верная запись будет вноситься после всех уже существующих в нем данных.

Ситуация 2. Исправления об увольнении или переводе работника

Ошибки, связанные с недействительностью данных о переводе или увольнении работника, признаются либо трудовой инспекцией, либо самим работодателем. В некоторых случаях возможны даже судебные разбирательства по поводу такой некорректно введенной информации. Примерами могут служить оспаривание работником причины увольнения или незаконного освобождения от ранее занимаемой должности.

В случае исправления ошибки, связанной с неправильной формулировкой основания к увольнению, ставится следующая запись: «Запись под №… считать недействительной, работник был уволен … (вписывается верная причина). Если же некорректными данными являются сведения по поводу незаконного увольнения, и по решению суда этот факт был установлен и доказан, то когда работника вновь восстановят на прежнее место, уполномоченное лицо должно будет ввести следующую запись: «Запись под №… считать недействительной, работника восстанавливают на прежнем месте работы».

Кроме того, четвертая графа должна содержать ссылки на те важные документы, на основании которых работодатель решил повторно принять (восстановить) работника либо о внести изменения в формулировку мотива увольнения.

Если же работник и вовсе пожелает избавиться от незаконно внесенных сведений о его трудовой деятельности, то тогда он может в письменном виде принести заявление своему нанимателю о предоставлении дубликата трудовой книжки. В нем не должны содержаться эти недействительные записи.

Трудовая книжка – это основной и очень важный документ гражданина, в котором представлены все данные о трудовой деятельности работника. Неверно внесенные записи должны быть в срочном порядке исправлены. Такая спешка связана с тем, что в процессе обращения работника в Пенсионный фонд за тем, чтобы ему назначили трудовую пенсию, могут быть выявлены данные ошибки, и некорректную запись могут не учесть в общий стаж гражданина.