Как вносить записи в дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка гражданина является основным документом, отражающим его трудовую деятельность и карьерный рост. На руках у работника трудовая книжка бывает только в периоды, когда он не работает. В случае утраты или прихода в негодность трудовой книжки надлежит оформить дубликат. Сотрудники кадровой службы знают, как вносятся записи в дубликат трудовой книжки.

В каких случаях оформляется дубликат трудовой

Нормативными документами, регулирующими ведение, хранение и учет трудовых книжек, предусмотрены случаи, когда надлежит выписать дубликат трудовой книжки:

• утрата работником;
• утрата работодателем;
• наличие в трудовой порочащей записи, официально признанной недействительной;
• непригодное для использования состояние документа.

Утрата документа работником

Если потерял трудовую книжку сам владелец, ему следует обратиться к работодателю с последнего рабочего места и составить в письменной форме заявление на получение дубликата трудовой книжки. Иногда возникает вопрос о том, кто может получить дубликат трудовой книжки. Его выдадут по письменному заявлению с обязательным указанием причины, по которой потребовался дубликат, только лично работнику, поскольку на титульном листе должна в обязательном порядке стоять его подпись. В заявлении обязательно должны быть указаны причины необходимости получения дубликата.

Работодатель законодательно обязан оказывать содействие своему бывшему работнику в получении дубликата трудового документа. Правила ведения и хранения трудовых книжек регламентируют конкретный период времени, не позднее которого дубликат должен быть выдан. Все расходы, связанные с получением дубликата трудовой, ложатся полностью на работника, потерявшего свою книжку.

Сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками в организации, заполняет бланк нового документа и на титульном листе, над словами «Трудовая книжка», делает запись «Дубликат». Надпись может быть выполнена от руки чернилами допустимого цвета или проставлена штампом.

На титульном листе указываются все сведения о работнике. При выдаче дубликата в него заносятся сведения о владельце на момент выдачи дубликата, а не те, которые были в предыдущей трудовой книжке. Если старая трудовая есть в наличии, в нее вносят запись «взамен выдан дубликат», указывают дату выдачи, серию и номер нового документа и отдают ее владельцу.

В разделе книжки о работе вносится информация об общем (либо непрерывном) рабочем стаже сотрудника до того, как он поступил на работу в организацию. Все вносимые сведения должны быть подтверждены документально.

Трудовой стаж подтверждают:

• приказы;
• трудовые договоры;
• выписка из личной карточки;
• выписка из лицевых счетов.

Копии всех документов должны быть в обязательном порядке заверены. Для этого в нижней части каждого листа делается надпись «Копия верна» или проставляется соответствующий штамп, далее указывается занимаемая должность сотрудника, заверяющего документ, его фамилия и подпись (чаще всего это работники кадровой службы или руководители). После чего в обязательном порядке ставится дата и печать организации.

В случае невозможности получения копий подтверждающих документов и отсутствии необходимой информации в архивах гражданин имеет право отправить запрос непосредственно в Пенсионный фонд.

Записывая общий рабочий стаж, кадровик вносит информацию в виде общего количества отработанных лет, месяцев и дней. Запись заносится в 3 графу раздела о работе трудовой книжки. Далее сотрудник кадровой службы записывает информацию по отдельным периодам, на которые имеются подтверждающие документы.

В графе 3 пишут название организации. Далее в графе 1 идет порядковая нумерация, в графу 2 заносят дату поступления на работу, в графе 3 указывают структурное подразделение и занимаемую должность. В графе 4 прописывается название, номер и дата документа, который послужил основанием для записи в трудовой книжке. Аналогично делается запись об увольнении работника.

Затем кадровый работник заносит информацию о работе и награждениях работника за период времени, когда человек работал в данной организации. Эти записи должны быть подтверждены печатью организации и подписями ответственных лиц.

Факт выдачи дубликата должен быть отражен в специальном журнале, где ведется учет трудовых книжек и вкладышей к ним.

Частным случаем является выдача дубликата трудовой книжки вновь прибывшему работнику. Сотрудник проработал в организации, затем уволился (например, забрали в армию), после чего он возвращается в родную организацию, но трудовая где-то потерялась. Это самый простой для кадровика случай, так как никаких документов собирать не надо – работник трудился только в этой организации. Ему необходимо лишь написать заявление с просьбой о получении дубликата трудовой книжки, обязательно указав причины отсутствия ранее выданного документа.

Если работник спустя время находит свою ранее потерянную трудовую и фактически имеет теперь два документа, сотрудник отдела кадров должен на найденной трудовой сделать надпись «Взамен выдан дубликат», указать дату выдачи дубликата, поставить подпись и печать.

Утрата документа работодателем

Законом предусматривается возможность потери работодателем находящихся у него на хранении трудовых книжек его сотрудников. Речь идет именно о массовой утрате, так как, согласно Правилам, все трудовые книжки должны храниться в сейфе или специальном металлическом ящике.

Таким образом, речь идет об утрате книжек по причине возникновения чрезвычайных ситуаций, к которым относятся:

• стихийные бедствия;
• экологические катастрофы;
• техногенные катастрофы;
• военные действия;
• массовые беспорядки;
• иные чрезвычайные события.

При возникновении подобной ситуации законодательно предусмотрен механизм установления трудового стажа потерпевших работников.

Исполнительными органами власти Российской Федерации формируется специальная комиссия по определению трудового стажа. В состав комиссии обязательно включают представителей работодателя и профсоюзных организаций (при их наличии).

Установление сведений о периодах работы, профессии и занимаемой должности работника у данного работодателя комиссия осуществляет, основываясь на документах, которые остались у работника. Это могут быть всевозможные справки, профсоюзный билет или расчетная книжка.

Если у работника отсутствуют документы, на которые комиссия может опираться, факт и стаж работы определяются ею на основании свидетельских показаний более двух человек, подтверждающих совместную работу у одного работодателя. Если для работника эта работа не первая, и у него уже имелся трудовой стаж, сбор документов, подтверждающих этот факт, комиссия берет на себя.

По итогам своей работы комиссия составляет акт, где указаны размер общего стажа, периоды работы, а также профессия и занимаемая должность работника. Именно акт комиссии является основанием для выдачи работникам дубликатов трудовых книжек взамен утраченных по вине работодателя.

Правила ведения трудовых книжек предусматривают именно массовую потерю трудовых работодателем. Но если по какой-либо причине работодатель потерял доверенную ему трудовую книжку одного работающего у него человека, его обязанностью станет выдать дубликат документа по схеме, предусматривающей потерю книжки самим работником, при этом все расходы по восстановлению документа полностью ложатся на работодателя.

Точно так же будет происходить сдача дубликата при порче трудовой книжки работника работодателем или его сотрудниками.

Другие основания получить дубликат

При наличии в трудовой книжке записей об увольнении или каких-либо порочащих записей, признания этих записей недействительными работник имеет все основания потребовать оформление дубликата трудовой книжки.

По письменному заявлению работника кадровая служба с последнего места работы предоставляет дубликат документа, куда была перенесена вся информация с трудовой книжки. Не вносится только та, которая признана недействительной и послужила основанием для получения дубликата. Расходы по оформлению дубликата несет организация, допустившая недействительную запись в документе.

Если трудовая книжка пришла в состояние, не позволяющее ее дальнейшее использование, дубликат документа выписывается по той же схеме, что и с неверной записью. Разница заключается лишь в том, что расходы, связанные с оформлением нового документа, оплачивает сам работник.

Довольно часто работник, потеряв свою трудовую, просит не выписывать ему дубликат документа, а просто сделать новый.

Данная практика является нарушением правил замены трудовой книжки и может создать своему владельцу проблемы в будущем. Так, при оформлении загранпаспорта копия такой трудовой может послужить причиной для отказа. Не говоря о том, что работники Пенсионного фонда досконально проверяют трудовые книжки.

Дело в том, что многие не различают понятия «дубликат» и «копия». Если копия является лишь подтверждением наличия документа и не имеет никакой юридической силы, то дубликат является полноценной заменой утраченного оригинала.