Как правильно заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка – главный документ, содержащий сведения о рабочей деятельности человека. При ее заполнении часто возникают различные вопросы, поэтому актуальна информация о том, как правильно заполнить трудовую книжку.

Порядок этой процедуры регламентирован законодательством, а именно Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 года, и Инструкцией по их заполнению. Однако эти документы устанавливают только общие правила, часто не относящиеся к конкретному случаю.

Заполняем трудовую книжку

Законодательством предусмотрено несколько обязательных требований, предъявляемых к внесению сведений в подобные документы:

• все даты следует проставлять строго арабскими цифрами в виде дд.мм.гггг;
• зачеркивание внесенных ранее записей допускается только в строках, содержащих данные об имени, отчестве, фамилии и дате рождения сотрудника;
• записи можно делать любой ручкой с водостойкими синими, фиолетовыми или черными чернилами;
• запрещены сокращения: слова «распоряжение», «приказ» и другие следует писать полностью;
• сведения о расторжении трудового договора должны полностью соответствовать данным, содержащимся в статье закона, являющейся основанием для увольнения сотрудника;
• вкладыш нужно оформлять при отсутствии места для записей в каком-либо разделе документа.

Правильное заполнение трудовых книжек предполагает внесение сведений во все разделы в соответствии с законодательством.

Первым разделом трудовой книжки является титульный лист. Он содержит данные об имени, отчестве, фамилии, рождения, образовании и специализации (профессии) сотрудника. Часто возникают проблемы с внесением записей о профессии, образовании и специальности.

Записи об образовании следует производить на основании предоставленного работником документа (например, аттестата или диплома). Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривает несколько типов образования:

• среднее;
• основное общее;
• начальное профессиональное;
• среднее профессиональное;
• высшее;
• послевузовское.

Обязательному отражению подлежат только сведения о законченном образовании, однако о незаконченном также можно сделать отметку по желанию сотрудника.

Кроме этого, ответ на вопрос, как правильно заполнять трудовую книжку, также предполагает информацию о внесении данных о профессии или специальности. При этом следует обращать внимание на то, что профессия является конкретным видом деятельности, а специальность – ее направлением, сферой. Например, лаборант – профессия, а ядерная физика – специальность. Вначале нужно писать профессию, а далее – специальность.

После этих данных нужно проставить дату их внесения, а также подпись владельца документа.

Сведения о работе

Чтобы правильно заполнить трудовую книжку, особенно раздел о работе, нужно вписать в нее необходимую информацию, касающуюся не только трудовой деятельности сотрудника, но и других обстоятельств.

Оформляя документ впервые, перед указанием наименования организации следует внести данные о предшествующем периоде, если он должен быть включен в трудовой стаж работника. В частности, обязательному отражению подлежат сведения о службе в:

• армии,
• органах внутренних дел,
• противопожарной службе,
• налоговой полиции,
• заведениях уголовно-исполнительной системы,
• таможенных органах.

Данные записи производятся на основании соответствующих документов. Отвечая на вопрос о том, как правильно заполняется трудовая книжка, нужно обращать внимание на отсутствие необходимости внесения сведений о периоде обучения при ее оформлении непосредственно после окончания работником учебного заведения. В случае прохождения сотрудником курсов по повышению квалификации или переквалификации нужно внести данные об их периоде.

В этот раздел необходимо вписать название организации и ее структурного подразделения, а также наименование должности, на которую принят новый сотрудник.

Название организации следует указывать не только полное, но и сокращенное (при его наличии). Его замену или изменение правовой формы компании также необходимо отражать в трудовой книжке работника, однако этой записи не присваивается порядковый номер.

Определение структурного подразделения имеет существенное значение во многих случаях, в особенности при его расположении в другой местности. В данной ситуации необходимо указать его местонахождение.

Название должности следует вносить в соответствии со штатным расписанием фирмы. В случае права на льготы его следует указывать также в соответствии с квалификационными справочниками. При его изменении обязательно нужно сделать соответствующую запись.

Актуальные вопросы

При заполнении этого документа у многих работодателей возникает вопрос о том, необходимо ли делать соответствующую запись при переводе работника в иное структурное подразделение без изменения должности. Это нужно сделать, однако не следует вторично указывать наименование должности.

При переводе работника внутри компании на другую должность без указания подразделения следует сделать отметку только о переводе. В другую организацию сотрудника следует переводить путем увольнения и последующего приема на работу.

Также часто возникают сложности при изменении должности и подразделения. В данном случае необходимо четко указать первоначальное и последующее место работы сотрудника, сделав отметку о переводе.

Еще одним актуальным вопросом является то, все ли работодатели должны оформлять работников по трудовым книжкам. В особенности это касается индивидуальных предпринимателей. Заполнить трудовую книжку по Трудовому кодексу обязаны не только организации, но и индивидуальные предприниматели, нанимающие работников.