Как правильно заполнить трудовую книжку

Очень часто начинающему кадровому работнику довольно сложно сориентироваться в большом количестве  разнообразной документации,  которая регламентирует его деятельность. Особенной внимательности требует решение вопроса о том, как заполнить трудовую книжку  и другие документы,  с которым связано исчисление трудового стажа.

Основные правила внесение записей

Если внимательно прочитать регламентирующие порядок заполнения трудовых книжек  нормативные документы (Инструкция № 69 от 10.10.2003 и Правила № 225 от 16.04.2003), можно выделить несколько основных правил,  которых следует придерживаться в любом случае:

• трудовые книжки обязаны вести на каждого работника как организации, так и индивидуальные предприниматели;
• трудовая книжка должна быть заведена на каждого работника, который проработал в компании свыше пяти дней, как на основном месте работы;
• заполнение должно производиться аккуратно,  чернилами синего,  черного или фиолетового цвета;
• при внесении записей запрещено делать какие-либо сокращения;
• даты должны отображаться при помощи арабских цифр.

 Данные, которые должны быть внесены в трудовую книжку

В обязательном порядке трудовая книжка должна содержать анкетные данные работника.  Только после заполнения титульного листа может быть внесена следующая информация относительно сотрудника:

• выполняемая работа;
• постоянные переводы;
• период прохождения  военной службы;
• периоды прохождения обучения на курсах повышения квалификации;
• увольнение;
• награждения;
• другие сведения, внесение которых предусмотрено законодательством.

Пошаговое  разъяснение правильного заполнения

Заполнение титульной страницы

Внесение анкетных данных сотрудника должно происходить строго в  соответствии с документом,  который удостоверяет личность.  Как правило, в качестве подобного документа выступает паспорт. Правильное заполнение трудовой книжки не должно осуществляться «на слух».

Даже в случае,  если в паспорте допущена орфографическая ошибка в написании имени, кадровый работник не вправе изменять сведения, указанные в паспорте.

Например, если у нового сотрудника в паспорте указано отчество «Олександрович», вместо «Александрович», то в трудовой книжке должно быть отражено «Олександрович», несмотря на явную ошибку паспортиста.

Дата рождения сотрудника вносится арабскими цифрами: число (две цифры), месяц (две цифры),  год (четыре цифры).

Образование должно быть указано в соответствующей строке прописью,  в полном объёме и полностью. Например: среднее профессиональное, полное высшее

Дата заполнения трудовой книжки должна быть в пределах пяти дней с момента приема на работу.

В соответствующих строчках проставляется подпись работника отдела кадров и подпись владельца трудовой книжки. Принятый   сотрудник своей подписью заверяет правильность внесенных записей.

Следует обратить внимание на то, что в качестве подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек должна быть указана фамилия.  Причем фамилия должна быть указана разборчиво, что следует из указания под соответствующей строчкой в бланке трудовой книжки.

Титульный лист заверяется печатью предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка. Печать должна быть поставлена на месте, которое отмечено на бланке — (М. П.), и не должна перекрывать подписи владельца и лица, ответственного за кадровый учет.

Внесение записи в раздел, содержащий сведения о работе

Для того что бы заполнение трудовой книжки было произведено правильно,  перед внесением  записи о приеме на работу обязательно нужно убедиться в наличии соответствующего приказа и делать запись в соответствии с его текстом.

Порядок внесения записи следующий:

• В качестве заголовка,  без указания порядкового номера и даты внесения записи, в третью графу вносится полное название предприятия  в соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного названия,  оно должно быть указано строчкой ниже.
• Ниже, без пропуска строки, в первую графу вносится порядковый номер записи. Тут очень важно не ошибиться, так как ошибка в определении порядкового номера может повлечь в последующем сложности во время внесения исправлений.
• Во второй графе ставится дата приема на работу сотрудника. Следует обратить внимание, что дата приема должна быть указана в соответствии с датой, указанной в  приказе, и ни в коем случае не может быть датой внесения записи (за исключением случаев, когда они совпадают).
•  Далее в третью графу должны быть внесены непосредственно сведения о приеме (переводе, увольнении) сотрудника.  Следует отметить, что запись должна быть сделана в строгом соответствии с текстом приказа, однако, без отображения лишних данных. Так, например, некоторые кадровики ошибочно вносят в данную графу информацию об установлении испытательного срока при принятии на работу.

Структурное подразделение должно быть отражено только в случае, если оно упоминается  в трудовом соглашении.

• В графу четвертую вносятся реквизиты документа, который послужил основанием для внесения записи.

Необходимо обратить внимание, что печать в разделе «Сведения о работе» должна ставиться только после оформления увольнения.

Ознакомление  работника с внесенной записью,  непосредственно в трудовой книжке проводить не следует. Соответствующую подпись об ознакомлении, работник должен поставить в личной карточке, которая также должна вестись на каждого сотрудника.

 Внесение в трудовую книжку сведений о награждении

В данный раздел должны быть внесены записи в случае награждения сотрудников государственными  наградами, почетными грамотами, присвоении званий и награждение нагрудным знаками, значками, дипломами. В данный раздел, также может быть внесена информация о других видах поощрения, предусмотренных действующим законодательством РФ.

При отображении соответствующих данных должно быть указано кем, когда и за какие заслуги награжден данный сотрудник.

Порядок внесения сведений о награждениях:

• в графе 3 отображается в виде заголовка полное и сокращенное наименование работодателя;
• в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, начинается с начала указанного раздела и не связана с разделом, содержащим сведения о работе);
• в графе 2 отображается дата награждения;
• в графе 3 указывается, кем и за какие достижения награжден работник, какой наградой;
• в графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Вкладыш

Когда все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, в нее должен быть вшит специальный вкладыш. Возможность проведения подобного действия регулируется пунктом 38 Правил. После выдачи каждого такого вкладыша должен быть проставлен соответствующий штамп, отметка о том, что выдан вкладыш и указаны его серия и номер.

Заполнение вкладыша должно происходить по правилам, которые предусмотрены для оформления  трудовых книжек.

Следует помнить, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Дубликат

В случае утраты трудовой книжки, лицо должно обратиться по последнему месту своей работы с заявление о выдаче дубликата.  В соответствии пунктом 31 Правил работодатель не позднее 15 дневного срока, со дня обращения работника, должен выдать дубликат трудовой книжки. Указанный ниже порядок также должен быть соблюден, если дубликат выдается по причине порчи трудовой книжки (обгорание, затопление и т.п.).

В правом верхнем углу на  титульном листе дубликата  делается надпись: «Дубликат».  Перед тем как заполнять трудовую книжку на титульном листе прежней трудовой делается отметка: «Взамен выдан дубликат» и указывается его серия и номер (кроме случаев утери трудовой книжки).

При оформлении дубликата в него должны быть внесены следующие сведения:

• общий и при необходимости непрерывный стаж работы до поступления к данному работодателю на основании соответствующих документов. В соответствии с пунктом 32 Правил общий стаж должен быть записан суммарно, т.е. указано общее количество лет и  месяцев без уточнения работодателей и  периодов работы на определенных должностях в прошлом.
• сведения о работе и награждениях, которые вносились по последнему месту трудоустройства.

В соответствии с пунктом 33 Правил, если причиной выдачи дубликата является наличие в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана недействительной,  в выдаваемый дубликат  должны быть перенесены все произведенные записи кроме той, которая признана недействительной.  Оформление происходит в установленном законом порядке, после чего трудовая книжка возвращается ее владельцу.