Warning: call_user_func_array() expects parameter 1 to be a valid callback, no array or string given in /var/www/valeriy/data/www/opersonale.ru/wp-includes/class-wp-hook.php on line 298
Главная » Кадровый учет » Трудовая книжка » Как правильно заполнить должность работника в трудовой книжке

Как правильно заполнить должность работника в трудовой книжке

Работодатель обязан всем работникам, которые трудятся у него больше пяти дней, оформить трудовые книжки. Ведутся они по основному месту работы. Как заполнить должность в трудовой книжке, должен знать кадровик. Физические лица-предприниматели трудовые книжки на работников не заводят.

Как заполнить должность в трудовой книжкеВ обязанности кадровика также входит проверка подлинности трудовых книжек и оформления вкладышей, если они есть. Личную информацию о работнике нужно вписывать согласно данным паспорта, вычитывая их очень внимательно, побуквенно. Если будет выявлена ошибка, то запись производить нельзя. Без подписи и печати трудовая книжка считается недействительной. Прежде чем делать запись о приеме, нужно убедиться, что предыдущая запись (с прежнего места работы) закрыта.

Общие правила заполнения трудовых книжек

К общепринятым правилам относятся:

  • Любой кадровик или работник, уполномоченный работодателем заполнять трудовые книжки, обязан знать, что все цифры должны быть арабскими. Число и месяц указываются двухзначным числом, год – четырехзначным. Любые сокращения в данном документе запрещены. Все записи необходимо делать аккуратным и разборчивым почерком. Перечеркивать и записывать неподтвержденную информацию запрещено.
  • Если возникла необходимость исправить данные, то делать это нужно следующим образом. В первом столбце указывается номер по порядку, во второй графе – дата, когда вносится запись. В третьем столбце необходимо указать «Запись под таким-то номером является недействительной». Далее следуют правильные данные. В четвертом столбце записываются реквизиты и название документа, который подтверждает правомерность исправления.
  • По требованию работника ему должны предоставить дубликат трудовой, который не должен содержать неправильной записи. На новом документе обязательно в правом верхнем углу должна быть пометка «Дубликат». В трудовой книжке на титульной странице нужно отметить, что документ имеет дубликат, указать его серию и номер.

Как правильно заполнять данные о работнике

Фамилию, имя и отчество нужно писать полностью, внимательно переписывая из паспорта или другого документа, который подтверждает личность работника. Дата рождения пишется арабскими цифрами.

Образование указывается на основании документов, которые его подтверждают, например, диплом или аттестат. В том случае, если у работника неоконченное высшее образование, то ему необходимо предоставить подтверждающие документы. Специальность, квалификация и профессия заполняются точно так, как указано в подтверждающем документе.

После того, как все данные внесены, работник должен лично ознакомиться с ними и проверить их правильность. Подтверждением того, что все заполнено точно, будет подпись работника.

Первую страницу трудовой заполняет кадровик или лицо, которое имеет полномочия вносить данные. Если трудовая книжка заполняется первый раз, то печать организации подтверждает достоверность внесенной информации.

Если фамилия или другие личные данные меняются, то все изменения необходимо осуществлять только на основании подтверждающих документов. Обязательно нужно указывать реквизиты этих документов.

Устаревшие данные зачеркиваются одной сплошной линией, рядом вписываются новые. На обратной стороне нужно указать серию и номер документов, которые подтверждают правомерность исправлений. Все изменения работник должен заверить своей подписью, а затем организация ставит свою печать.

Как правильно делать запись о работе

Кадровикам необходимо знать, как заполняются записи в трудовой книжке. Всю информацию о работе необходимо вносить в раздел «Сведения о работе», столбец номер три. Наименование организации пишется в качестве заголовка. Следующей строкой в первом столбце проставляется порядковый номер, во второй графе – дата приема на работу. В третью графу записывается вся информация о работе:

  • должность,
  • структурное подразделение,
  • разряд или квалификация, если они есть.

В том случае, когда компания очень большая, целесообразнее более подробно указать отдел или цех, куда устроен работник. Это поможет избежать путаницы в будущем. В четвертом столбце указываются реквизиты документа, согласно которому осуществляется прием, а также его название. Важным нюансом является тот факт, что название должности должно полностью соответствовать штатному расписанию компании.

Если должность, на которую принимали работника по трудовому договору, была переименована, то необходимо внести изменения в штатную сетку. В первой графе указывается порядковый номер, во второй – дата изменения должности. В третьем столбце запись имеет приблизительно такой вид: «Должность … переименована в должность …». В четвертой графе указываются название и реквизиты документа, который подтверждает переименование.

Все изменения штатного расписания, если они есть, должны доводиться до сведения работника и вноситься в трудовую книжку. Также нужно указывать документ, который подтверждает правомерность исправлений. Все дополнения, которые касаются категории или разряда, также вносятся в трудовую.

Делать ли отметку в трудовой книжке о временном переводе на другую должность?

Сотрудники кадровой службы должны четко понимать, что является переводом: работник выполняет обязанности на другой должности и согласно другой профессии. Если работник переходит в другую организацию на такую же должность – это тоже считается переводом.

С любым переводом необходимо ознакомить работника и получить его согласие. Оно не требуется только в том случае, когда условия труда не меняются, работа не несет угрозу жизни и не вредит здоровью.

Запись в трудовую книжку о временном переводе на другую должность не делается, отображаются переводы только на постоянной основе. Если организация нуждается в работнике на определенный период времени, заключается гражданско-правовой договор или срочный контракт.

Все работы по совместительству, которые выполняет сотрудник, могут быть зафиксированы в трудовой книжке по его желанию. Запись осуществляется по основному месту работы, необходимо предъявить подтверждающий документ.

В первом столбце ставится номер по порядку, во втором – дата первого рабочего дня в роли совместителя. В третье графе нужно указать название должности по совместительству, указать, где проводились данные работы, при необходимости – обозначить разряд или квалификацию. В четвертом столбце нужно написать, на основании какого документа проводились работы по совместительству, указать его номер и дату.

В том случае, когда переименовывается название организации, запись в трудовой книжке должна иметь такой вид: «С такого-то числа организация … переименована в …». В следующей графе обязательно указываются название и реквизиты документа, который это подтверждает.

Информация о награждениях

Kak-vshit'-vkladysh-v-trudovuju-knizhkuВсе данные о награждениях работника фиксируются в трудовой книжке. В разделе «Сведения о награждениях» в третьем столбце пишется полное название организации в виде заголовка. В первом столбце указывается номер по порядку, во втором – дата награждения. В третьем столбце необходимо описать, за что, кем и как награжден работник, обязательно указать, какая награда была вручена. В четвертом столбце указать название, номер и дату документов, которые подтверждают награждение.

Сведения об увольнении

Факт увольнения работника должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Производится он по аналогии с приемом на работу. В первом столбце ставится порядковый номер, во втором – дата увольнения. В третьем столбце описываются причины увольнения. В четвертом указывается вся информация о документе, на основании которого делается запись.

Если дополнительным соглашением или законом не предусмотрена иная ситуация, то датой расторжения трудового контракта является последний день, когда сотрудник выполнял свои обязанности.

Как правильно заполнить дубликат

Если сотрудник работал в разных организациях, то в дубликате указывается его общий стаж. Это делается в разделе «Сведения о работе» в третьей графе. Вся информация должна быть подтверждена документально. Стаж указывается без названий организаций и должностей.

Самое важное требование к ведению трудовых книжек, которое должен знать и соблюдать каждый кадровик, – это тщательная проверка всех данных и наличие документов, которые подтверждают истинность сведений.

В четвертом столбце необходимо указать название документа, на основании которого сделаны все записи в дубликате. Работодатели, у которых трудился работник, обязаны способствовать восстановлению всех записей и предоставлять документы, которые подтверждают работу в конкретной организации. Все оригиналы после создания дубликата возвращаются владельцу.

Если трудовая книжка полностью заполнена, информацию о работе нельзя вписывать в раздел «Сведения о награждениях». В этом случае нужно завести вкладыш. Делает это лицо, ответственное за заполнение и ведение трудовых книжек. Оформляется вкладыш по аналогии с трудовой. Вкладыш действителен только тогда, когда есть в наличии трудовая книжка. При выдаче вкладыша в трудовой книжке в обязательном порядке указывается сверху на титульном листе его серия и номер. Нумерацию во вкладыше не нужно начинать с единицы, она продолжается в том же порядке, как указано в трудовой книжке.

Правильное оформление записей в трудовой книжке по ТК РФ имеет очень большое значение, так как этот документ необходим работнику на протяжении всей жизни.

Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

Ваш комментарий:

*

*