Как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника на должность начальника отдела

Каждый работодатель должен следить за тем, чтобы у всех работников была правильно заполненная трудовая книжка. Как правило, это входит в обязанности отдела по работе с кадрами. Это касается не только больших компаний и предприятий, но и физических лиц-предпринимателей. Как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу на должность начальника отдела, если человек устраивается к физическому лицу-предпринимателю, и у него нет этого документа? Согласно законодательству, физическое лицо-предприниматель не имеет права заводить работнику трудовую книжку. Поэтому необходимо будет просто заключить трудовой договор.

Важные моменты

В трудовой книжке должны быть отображены все данные, касающиеся трудового стажа работника, включая увольнение. Если у работника не будет трудовой книжки, то это станет грубейшим нарушением, за которое предусмотрены штрафные санкции. Для работника такая халатность обернется тем, что его общий стаж будет меньше, чем есть в действительности. Первый раз трудовая книжка должна заполняться в присутствии работника и не позднее семи дней от его первого рабочего дня. В ней обязательно должны быть данные, которые касаются работника, его образование и название курсов, которые он окончил, а также все данные относительно мест работы, должностей, поощрений и прочее.

1. Трудовая книжка отображает всю трудовую деятельность работника, когда он работал с официальным оформлением. Также именно по книжке считается общий стаж.
2. Абсолютно вся информация вносится в трудовую книжку без сокращений. Все данные побуквенно переписываются с документов работника. Студентам и аспирантам, у которых есть трудовая книжка, соответственное высшее учреждение делает запись об учебе. Служба в армии и в органах внутренних дел и охране также отображается в трудовой книжке.
3. Недопустимы в этом документе зачеркивания. Все исправления делаются новой строкой с обязательной ссылкой на документ, который подтверждает достоверность.
4. Если трудовая книжка была утеряна, работник должен в срочном порядке сообщить об этом руководству или отделу по кадрам последнего места работы. В течение двух недель работник должен получить новую книжку, на которой обязательно будет написано слово «Дубликат».
5. В случае, когда трудовая книжка полностью заполнена, нельзя дописывать на других страницах, не предназначенных для этого. Нужно сделать специальный вкладыш, на котором будет фиксироваться вся информация. На главный лист вкладыша по аналогии вписываются все данные работника. Если личная информация менялась, то необходимо указывать только последние данные.

Уполномоченный сотрудник прежде, чем приступить к заполнению трудовой книжки, должен убедиться, что она настоящая. Необходимо сверить личные данные работника и проверить наличие печати органов, которые ее выдали.

Трудовая книжка должна обязательно содержать:

• обложку,
• титульный лист,
• основную часть, куда будут фиксироваться все изменения в рабочей деятельности сотрудника

Трудовая книжка заполняется на русском языке.

Правила заполнения данных о приеме на должность начальника отдела

Запись в трудовую книжку о приеме на работу на должность начальника отдела, если она есть у работника, физическое лицо-предприниматель или уполномоченный сотрудник делают согласно общим правилам, но печать не ставится.

В трудовой книжке есть графа «Сведения о работе». В качестве заголовка пишется наименование фирмы или предприятия. Обязательно указать и полное название, и аббревиатуру. В первом столбце ставится порядковый номер. Все цифры, которые проставляются в этом документе, должны быть арабскими, год сокращать нельзя. Во второй графе указывается дата первого рабочего дня.

В колонке «Сведения о работе» необходимо указать название предприятия, наименование структурного подразделения и точное название должности. Запись будет иметь такой вид: «Принят на работу в должности начальник отдела» или «Назначен на должность начальник отдела». В четвертой колонке необходимо указать название документа, который подтверждает прием на работу в данной должности, его дату и регистрационный номер.

Основные правила заполнения дубликата документа

Запись в дубликат трудовой книжки на должность начальника отдела делается по аналогии с основной трудовой книжкой.

Если раньше человек уже где-то работал официально, то заполняя графу «Сведения о работе», в третьей колонке обязательно нужно сделать заметку про общий стаж. Все данные должны подтверждаться соответственными документами. Стаж прописывается общим количеством лет, месяцев и дней, названия организаций не указываются. После должно быть расписано по периодам, должностям и компаниям в общем порядке. Если сохранились документы о переводах или совмещениях, тогда на их основании можно сделать запись в дубликат трудовой книжки.

Обязательно должно быть отображено увольнение с предыдущего места работы. Эта запись дает право официально трудоустраиваться. Во второй графе должна стоять дата увольнения, а в третьем столбце – запись об увольнении и его причина. В четвертой колонке должно быть отображено название документа, который подтверждает увольнение, с указанием причин и обстоятельств. В обязательном порядке нужно указать дату и регистрационный номер этого документа.